Ebook Boas práticas para o gerente de projetos de obras

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Guia de boas práticas para o

Gerente de Projetos de Obras

| Guia de boas práticas para o gerente de projetos de obras

Sumário Introdução .................................................................................................................... 1 - Planejamento do projeto: briefing de objetivo .................. 2 - A organização do projeto: visão geral ......................................... 3 - A organização do projeto: principais etapas ......................... 4 - Como escolher uma ferramenta para gerenciar projetos ........................................................................................................................... Conclusão ..................................................................................................................... A ferramenta que eu uso ...............................................................................

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Por: Luís Fernando Wagner Müller Junior Analista de Sistemas

Introdução

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e em 2016, as notícias sobre a indústria da construção não eram tão favoráveis, em 2017 tende a ser diferente. O fato é que, independentemente da data em que você esteja acessando esse material, uma premissa é certa: é preciso que as construtoras invistam cada vez mais em seu diferencial competitivo. É ele que irá garantir a superação de obstáculos em tempos menos favoráveis e, ao mesmo tempo, trarão oportunidades quando o cenário for revertido. Dentro dos diferenciais, é possível incluir uma série de fatores, mas, sem dúvidas, uma gestão eficiente de projetos aliada a uma ferramenta tecnológica adequada pode superar as expectativas do contratante e do contratado. E se antes era preciso estar à frente de um computador específico em que apenas o usuário daquela conta poderia obter as informações necessárias, atualmente, com as facilidades do cloud computing, ou computação em nuvem, tudo se tornou mais ágil e colaborativo. É nesse âmbito que se torna essencial a figura do gerente de projetos. Ele é quem realiza a gestão de todas as etapas da construção do empreendimento, desde sua concepção, organização dos pré-requisitos de trabalho: seleção da equipe de profissionais, controle dos processos, documentação legal, prazos, e durante a execução fornecer informações estratégicas que permitirão que a construção seja concluída no prazo e orçamento previstos. Para ajudar os profissionais na gestão desses projetos com qualidade técnica, criamos esse guia de boas práticas. Confira nossas dicas de organização, ferramentas e rotinas para otimizar seu trabalho.

Boa leitura!

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1. Planejamento do projeto: briefing de objetivo Fazer as perguntas certas na hora do planejamento evita retrabalho e torna todo o processo construtivo mais célere. Sendo assim, cabe ao gestor de projetos fazer essas perguntas, alinhar as preferências do cliente junto ao projeto arquitetônico e levantar todas as informações prévias necessárias para a concepção do projeto como um todo.

Para facilitar, montamos um checklist com 9 itens entre perguntas essenciais e informações prévias necessárias para evitar retrabalho na hora dos projetos. Faça o download aqui.

2. A organização do projeto: visão geral Esta é a etapa mais complexa e trabalhosa da gestão de projetos de um empreendimento. Ela consiste em definir a equipe que trabalhará nas diferentes disciplinas dos projetos complementares, determinar prazos, levantar documentação, escolher uma ferramenta para gerenciamento do andamento dos processos, escolher o meio de comunicação entre todos os envolvidos, verificação e busca de soluções para as interferências identificadas durante a compatibilização das diferentes disciplinas de projetos, manter contato com fornecedores e garantir que o profissional de execução sempre tenha a versão atualizada do projeto executivo. A seguir, compartilhamos um exemplo de fluxograma desses processos:

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Figura 1 - Fluxograma de processos da gestão de projetos

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3. A organização do projeto: principais etapas Dentro do planejamento efetivo de um empreendimento, existem etapas que são pontuais para o melhor andamento de um projeto. Listamos aqui as principais etapas do planejamento de um empreendimento, com comentários pertinentes para auxiliar nesse processo.

3.1 – Definição da equipe e gerenciamento das atividades Em empreendimentos de grande porte é comum dividir as disciplinas de um projeto entre diferentes profissionais, que muitas vezes estão em cidades ou até mesmo em estados diferentes. Cabe então, ao gestor de projetos distribuir as funções entre seus respectivos responsáveis e acompanhar o andamento de cada atividade para que o prazo previsto para o término seja respeitado. Como dica, mantenha organizada a lista de contatos com todos os responsáveis e suas respectivas tarefas, data de início e término de cada atividade. É desejável que esta lista seja de fácil e rápido acesso para facilitar sua visualização e controle.

3.2 – Meio de comunicação Você trabalhará com diferentes profissionais em diferentes disciplinas e eles irão centralizar em você todas as dúvidas e atualizações da versão de um determinado projeto. Uma obra de médio porte gera cerca de 30 contatos por dia referentes ao projeto, considerando todas as disciplinas envolvidas e meios de comunicação como email e telefone. Esses contatos tem o intuito de verificar e atualizar o andamento das tarefas e orientar os projetistas quanto às alterações e ajustes nos projetos. Nessa etapa, é fundamental um controle primoroso das revisões que os arquivos e desenhos sofrem. O uso de ferramentas como email trazem o risco de você acabar com uma versão desatualizada de algum desenho ou informação do projeto, que certamente gerará retrabalho e custos elevados para correção de interferências e adaptações na hora da execução. Para evitar essas situações, escolha uma ferramenta eficaz de comunicação e armazenamento dos arquivos. Existem soluções de gerenciamento na nuvem que centralizam todas as informações e permitem um rígido controle de todo o histórico das revisões. Uma ferramenta eficaz reduz o risco de trabalhar em uma versão desatualizada de um projeto e outros processos operacionais, otimizando seu tempo para trabalhar em outras frentes.

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3.3 – Nomenclatura padrão para organização e gerenciamento dos arquivos Após a definição dos responsáveis por cada disciplina, o meio de comunicação e o ambiente para armazenar os arquivos e suas atualizações, crie pastas para cada disciplina e uma nomenclatura padrão para todos os arquivos. Assim, você evita que cada profissional suba arquivos com nomes diferentes e você acabe perdendo alguma atualização. Um exemplo de padrão para nomenclatura é utilizar blocos de nomes descritivo, como: OBRA / DISCIPLINA / TIPO DE PROJETO / NUMERAÇÃO / CONTEÚDO / REVISÃO. Vamos tomar como exemplo o projeto arquitetônico executivo da obra SHOPPING1, então o nome do arquivo ficaria: SHO-ARQ-PE-01-PLTBAIXA-R02. Esse tipo de nomenclatura torna mais visível o progresso de cada disciplina.

3.4 - Administre a lista das revisões dos projetos Tão importante quanto criar uma lista com os as últimas revisões do projeto é administrá-la para que ela se mantenha atual, com as últimas revisões e atualizações para plotagem, para que na execução não existam custos e situações imprevistas. Existem diversas ferramentas que oferecem esse recurso também conhecido por lista mestra. Este recurso é muito útil para nos certificarmos que irão para plotagem os arquivos corretos.

3.5 - Checklist para garantir a qualidade da execução da tarefa Gerenciar um projeto vai além de organizar e controlar o progresso das atividades. É de responsabilidade do gestor de projetos manter a qualidade dos serviços prestados. Como o fluxo de trabalho e a quantidade de ações envolvidas pode ser muito grande, o ideal é criar um checklist padrão de verificação de qualidade da execução da tarefa. Esse checklist também é válido tanto para fase de desenhos quanto para execução da obra. Esse checklist deve ser criado para cada atividade e o responsável pela auditoria deverá assinalar se todos os requisitos foram atingidos. Abaixo, um exemplo de perguntas para um checklist de verificação da concretagem de uma laje:

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1 - Local 1.1 - As caixarias dos pilares e vigas foram checadas?

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1.2 - Há guarda-corpo no piso que está sendo concretado?

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1.3 - O local encontra-se totalmente desobstruído? 2 - Operários e equipamentos 2.1 - O pessoal foi orientado de como proceder durante a concretagem? 2.2 - O técnico/engenheiro civil e engenheiro de segurança acompanharão a concretagem? 2.3 - O procedimento foi confirmado com a fornecedora de concreto? 2.4 - Os equipamentos, como vibrador, foram verificados e estão prontos para o uso? Tabela 1 - Exemplo de perguntas para um checklist de verificação da concretagem de uma laje

4. Como escolher uma ferramenta para gerenciar projetos Para escolher uma ferramenta adequada, listamos 9 requisitos importantes: √√ Interface clara e amigável, de fácil compreensão e uso intuitivo das funcionalidades, minimizando o tempo de aprendizado dos diferentes usuários; √√ Hospedagem dos arquivos na nuvem, tornando possível o acesso remoto aos arquivos por todos os envolvidos; √√ Flexibilidade na definição dos papéis para os diferentes colaboradores do projeto; √√ Controle do histórico de revisões dos arquivos . √√ Listagem automatizada da última versão de cada arquivo e de cada disciplina (lista mestra); √√ Cadastro de atividades e recursos para acompanhamento de progresso; √√ Permitir a integração entre a equipe de execução da obra e a equipe de gerenciamento; √√ Permitir a rastreabilidade de todas as ações executadas em cada projeto e de cada colaborador; √√ Boa relação custo benefício, permitindo armazenar na nuvem todos os projetos, seja os em planejamento, aqueles em execução e os já executados, sem preocupação com espaço de armazenamento; Importante frisar que, quando investimos em uma ferramenta, não apenas compramos um produto, mas tornamos a empresa desenvolvedora em uma parceria de negócios. Por isso a importância de efetuar esse checklist com alguns pontos importantes sobre a empresa. Faça o download da planilha, que contém critérios de avaliação de serviços.

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Conclusão Um empreendimento contém uma infinidade de profissionais e atividades que precisam trabalhar simultaneamente em harmonia e dentro de um planejamento de orçamento e prazos, que são administrados pelo gerente de projetos de obras. Essa função exige não somente experiência e expertise, mas também uma grande capacidade de sincronização de atividades e muita organização para manter o controle de uma diversidade de atividades, disciplinas, documentos e suas atualizações. Não é uma tarefa simples. Por isso mesmo que, quando não há a tecnologia ou metodologia adequada, é comum deparar-se com os chamados “erros mais clássicos” de uma construção. No cenário atual de tecnologia, não possuir ou não fazer o uso de uma ferramenta adequada para auxiliar o gerente em todo o processo construtivo de um empreendimento implica diretamente no risco de não cumprimento de prazos e de orçamento da obra. Uma ferramenta que possibilite um melhor desempenho da gestão da obra resulta em eficiência e melhores resultados para todos. A tecnologia é uma aliada. Ela não descarta a experiência do gerente de projetos de obras, mas soma ao trazer recursos que levarão todo o conhecimento em gestão para um nível superior permitindo uma entrega ágil e de alta qualidade. Para saber mais sobre o assunto e acompanhar as novidades da indústria da construção, recomendamos acompanhar nosso blog “Mais Engenharia”. Participe também comentando nossos artigos e esclarecendo suas dúvidas.

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A ferramenta que eu uso: QiCloud

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Vimos nesse e-book dicas e ideias de como otimizar processos e a importância de possuir uma ferramenta adequada para aumentar o desempenho na gestão de projetos, um diferencial competitivo cada vez mais buscado pelas construtoras. Falamos também da valorização da figura do gerente de projetos nesse cenário e o quanto possuir uma ferramenta adequada pode auxiliar durante um planejamento de uma obra. Como forma de tornar esse e-book ainda mais inserido no mercado de trabalho, resolvi compartilhar com vocês a ferramenta de gestão de projetos que eu utilizo: o QiCloud, da AltoQi. A ideia principal desse compartilhamento é justamente dividir com você os motivos que me levaram a utilizar o QiCloud como ferramenta de gestão de projetos, sem cunho comercial ou obrigatoriedades. É uma troca simples de informação, com alguns recursos que facilitam meu trabalho como gestor de projetos. A interface do QiCloud é bastante amigável, com ícones intuitivos que facilitam a localização dos recursos. Entre suas funcionalidades eu destaco as ferramentas de acompanhamento de progresso das atividades, lista mestra e a facilidade para envio de arquivos. Visualizar facilmente todo o histórico de revisões, com rastreabilidade das operações feitas por cada usuário eliminou as interpretações e tempo investido na descoberta do que ocorreu com determinada revisão.Essa funcionalidade otimizou meu tempo com funções operacionais e me permitiu trabalhar com um gerenciamento mais efetivo. No entanto, talvez o maior diferencial seja a relação custo-benefício que é bastante vantajosa se comparada a outras ferramentas existentes no mercado. Independente da ferramenta escolhida, o fato é que o gerente de projetos precisa acompanhar a evolução da construção civil, aperfeiçoando seus métodos de gestão e principalmente sua ferramenta de gerenciamento. Não cabe mais na realidade do mercado atual utilizar serviço de e-mail para envio de projetos. Uma ferramenta convergente que possibilite um controle maior sobre todas as etapas do gerenciamento de processos de projetos, certamente é a melhor escolha quando se almeja produtividade e minimizar os riscos de custos imprevistos.

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Luís Fernando Wagner Müller Junior Analista de Sistemas

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