regi-es-009 especificaciones del servicio de matricular academicamente v70

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ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO DE MATRICULAR ACADÉMICAMENTE

MACROPROCESO: Registro Académico

COD: REGI-ES-009 VERSIÓN 7

1. Descripción del Servicio. Asegura la matricula de los estudiantes que han cumplido con su matrícula financiera, dentro de los plazos establecidos, de acuerdo con las especificaciones del servicio, mediante la planificación, verificación, ejecución y control de los recursos físicos, humanos y técnicos necesarios en las áreas administrativas y académicas, facilitando a la Institución disponer de informes y reportes necesarios para el desarrollo de la actividad académica.

2. Prioridad para atender el servicio. Las prioridades de este servicio son en su orden: 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8.

2.9. 2.10. 2.11. 2.12. 2.13.

Coordinar logística del proceso de matrícula Generar y enviar instrucciones para el personal involucrado en el proceso. Configurar parámetros en Banner y prueba del funcionamiento. Solicitar creación de prioridad o turno para matrícula. Crear selección de población para prueba de matrícula. Asignar prioridad o turno de matrícula Realizar pruebas de matrícula. Matricular:  Matricular pregrado  Matricular postgrado  Matricular periodo de gracia.  Matricular educación continua.  Matricular intersemestrales. Ajustar matrícula Realizar informe estadístico de resultados de matrícula Generar información del proceso Matricular Académicamente Migrar datos de matrícula al SNIES Local. Evaluación el proceso

3. Alcance del Servicio La matrícula académica a todas las personas que se encuentren admitidos en los diferentes programas regulares de pregrado y postgrado y en los programas de extensión, que hayan cumplido con todos los requisitos exigidos para cursar asignaturas en los respectivos programas.

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El proceso de matrícula académica se realiza de acuerdo con los siguientes tipos de estudiantes: •

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Estudiantes de primer semestre: Es realizada por el Dpto. de Registro antes del inicio de clases y permite la consulta del registro académico del estudiante en Web. Estudiantes con modalidad de admisión por Transferencia externa, Reingreso, Cambio de Programa y en Recuperación o Readmisión: Es responsabilidad del estudiante realizar su matrícula según instrucciones suministradas por el Dpto. de Admisiones y definidas en común acuerdo con el Dpto. de Registro. Estudiantes antiguos regulares de pregrado: Es responsabilidad del estudiante realizar su matrícula académica en el turno (fecha y hora) asignado, el cual puede ser consultado en la Web. Estudiantes de postgrados: Es realizada por el Departamento de Registro, en un periodo máximo de ocho (8) días hábiles contado a partir de la matrícula financiera y condicionada por la disponibilidad información de los horarios de las asignaturas que ingresan en el sistema los respectivos programas académicos. Estudiantes en extensión: el estudiante no regular se rige por las normas que contemple el respectivo programa, instituto o unidad académica de carácter especial para este caso, y por lo establecido en los convenios interinstitucionales suscritos. Clases de matrícula académica: o Ordinaria: La que se efectúa dentro de las fechas fijadas por la Universidad. o Extraordinaria: La que se realiza después de vencido el plazo para el proceso de la matrícula ordinaria, por razones imputables al estudiante. Deberá hacerse dentro de los términos señalados y, en todo caso, antes del inicio de clases, con los recargos económicos establecidos por la Universidad. o Extemporánea: La que se puede realizar únicamente durante la primera semana de clases, por razones imputables al estudiante, previa autorización de la Vicerrectoría Académica. Esta matrícula no justifica las fallas de asistencia causadas, que serán contabilizadas conforme al Reglamento de Estudiantes, y tendrá los recargos económicos establecidos por la Universidad. o Ajuste de matrícula: El estudiante que desee efectuar ajustes, adiciones y retiros, entre otros, a su matrícula, deberá hacerlos en las fechas fijadas por la Universidad, antes del cierre del proceso de matrícula ordinaria, en el caso de no disponibilidad de cupo en

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un grupo de un curso deseado, el estudiante podrá inscribirse en lista de espera para estudio del caso, estos ajustes se someterán a la disponibilidad de cupos y horarios. Retiros: Corresponde a un ajuste de matrícula, al cual puede acceder el estudiante hasta la 14ª semana de clases. En los programas de postgrado, podrá realizarse el retiro de una o varias asignaturas de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos en cada programa.

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Matrícula de actividades extracurriculares: Los estudiantes pueden participar voluntariamente, cada período académico, en las actividades extracurriculares programadas. Esta matrícula se realiza a través de las dependencias que lideran estas actividades, bajo su directa coordinación, con el apoyo del Dpto. de Registro. Estas dependencias pueden ser entre otras, Bienestar Universitario, CREE, Departamentos o Coordinaciones Académicas, Dirección de Investigaciones y Proyectos, etc. Matrícula en Periodo Intersemestral: La Universidad ofrece cursos en los periodos intersemestrales de junio y diciembre. Para matricularse en un curso intersemestral, el estudiante regular debe inscribir la asignatura correspondiente vía Web, generándose el volante de pago, con el cual se efectuará la matrícula financiera, para posteriormente realizar la matrícula académica directamente por Web.

La persona que no cumpla con los requisitos de matrícula (financiera y académica) no ostentará la calidad de estudiante por lo cual no podrá asistir a clases, presentar exámenes, recibir notas o disfrutar otros beneficios y servicios de la Universidad, cualquiera sea su naturaleza. 3.1. Responsable del servicio: El Asistente de Matrícula y Certificados del Departamento de Registro es el responsable en la Institución del servicio de matricular académicamente. 3.2. Solicitud del servicio: Semestralmente, dentro de las fechas establecidas en el calendario institucional, el Departamento de Registro, gestiona y organiza toda la infraestructura física y técnica, coordinando cada una de las acciones necesarias para que el estudiante o el funcionario responsable puede ingresar al sistema Aurora y registrar los cursos que desea realizar, previo

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cumplimiento de todos los requisitos exigidos, los cuales son validados y controlados por el sistema. 3.3. Respuesta a la solicitud: El registro de la matrícula se produce de forma automática y el estudiante puede verificarlo directamente en el sistema, mediante consulta vía Web e imprimir su horario de clases con sus respectivos salones y profesores. 3.4. Disposiciones que rigen la prestación del servicio: Es requisito indispensable para la prestación de este servicio el compromiso y cumplimiento de las actividades asignadas a las distintas instancias que intervienen en el proceso. Así: •

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Los programas, deben realizar las revisiones de los cumplimientos de sus estudiantes, analizar la situación de los estudiantes críticos en idiomas y con proyecciones nulas, definir y reportar, al Dpto. de Admisiones, los resultados de los estudios de las solicitudes de cambios de programa, transferencias externas, readmisiones, opciones de grado, reportar las homologaciones pendientes, registrar las excepciones autorizadas en las proyecciones y los respectivos sobrepasos, dentro de los plazos establecidos. Los departamentos deben haber reportado las notas pendientes, disponer de cupos suficientes para atender la demanda, monitorear el comportamiento de la demanda de cupos, contemplar alternativas para el manejo de lista de espera, definir oportunamente las cancelaciones de cursos por baja demanda para la reubicación de los estudiantes afectados, evitar los cambios de horarios y ampliaciones de cupos por encima de la capacidad del salón. El Dpto. de Admisiones y la Oficina de Cooperación Internacional deben definir la situación de estudiantes en intercambios nacionales e internacionales, en especial en lo relacionado con las matrículas de los uninorteños que salen y las notas de los que regresan. La Oficina de Financiamiento Estudiantil y el programa Icetex realizará las acciones necesarias para lograr que los estudiantes hayan definido su pago antes del inicio de las matrículas. La Oficina de Contabilidad reportará oportunamente los pagos recibidos para facilitar la asignación de turnos. Las dependencias prestadoras de servicios administrativos, logísticos e informáticos, darán cumplimiento a los requerimientos especificados en el plan logístico, generando las correspondientes órdenes de servicio y /o contratos del caso.

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Los procesos de matrícula se llevarán a cabo en las fechas señaladas, de acuerdo con las disposiciones oficiales de matrícula establecidas por el Departamento de Registro y los procedimientos particulares de cada programa. El estudiante de la Universidad del Norte podrá oficializar su matrícula, en las fechas asignadas por la Universidad, siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos:  

Cumplir con los trámites y pagos de los derechos de matrícula en los plazos establecidos por la Universidad. Haber obtenido un estado académico diferente a “Fuera de Programa”. En caso de estado académico “Fuera de Programa”, debe contar con la aprobación de la readmisión respectiva y tener registrado en el sistema el correspondiente sobrepaso.

No presentar ningún tipo de retención por sanciones disciplinarias o incumplimiento de procesos o documentos pendientes, entre ellos el diploma de bachiller pregrado o el diploma profesional para postgrado. El estudiante puede consultar su matrícula en el portal de estudiantes, pestaña de “Mis Servicios”, “Servicios Aurora”, “Información Académica”, “Matrícula”. Sólo el estudiante está facultado para realizar matrícula Web, mediante su ID y su NIP. Para que el estudiante pueda tener acceso matricular cursos debe cumplir las siguientes condiciones:      

Tener estado que permita su matrícula (Estado académico diferente a Fuera de programa o Insuficiente en el caso de postgrado) No tener retenciones de matrícula por deudas de documentos Tener proyectadas las asignaturas a matricular Haber cancelado los derechos de matrícula Estar en el rango de fecha y hora para realizar su matrícula El curso a matricular debe estar ofertado, tener cupo disponible y no debe presentar incompatibilidad horaria.

Las matrículas extraordinarias y extemporáneas sólo aplican a la renovación de matrícula, sometiéndose a los cupos, grupos y horarios disponibles de las asignaturas programadas en el periodo académico, al momento de efectuar el registro de sus cursos.

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Controles de la matrícula académica La matrícula de pregrado se hará conforme a las siguientes disposiciones: a. Primero las asignaturas reprobadas y luego las más atrasadas de acuerdo con el orden previsto en el plan de estudios. b. No se pueden matricular asignaturas con incompatibilidad horaria salvo cuando la Universidad las ofrezca y sean tomadas por el estudiante en modalidad virtual. c. El número máximo de créditos permitido corresponde a la carga académica normal del programa respectivo, según lo establecido en este reglamento y a los 6 créditos adicionales correspondientes al Doble Programa según lo definido en los procedimientos curriculares de pregrado. d. Únicamente se permite matricular las asignaturas de tres (3) semestres consecutivos. En el programa de Derecho se permiten asignaturas de dos (2) semestres consecutivos, siempre y cuando el estudiante no haya reprobado más de dos (2), en cuyo caso, sólo podrá matricular las asignaturas reprobadas. En el programa de Medicina sólo podrá hacerlo con asignaturas de un mismo semestre e. Cumplir con las exigencias definidas para cursar cada asignatura, teniendo en cuenta los pre-requisitos establecidos en el Plan de Estudio.

En cada Programa, excepto en Medicina y Derecho, habrá un asesor curricular designado por el decano, el cual tendrá a su cargo asesorar y autorizar a los estudiantes para que puedan tomar hasta 4 créditos adicionales a los permitidos en el literal e) anterior y/o matricular asignaturas de un número mayor de semestres consecutivos a los previstos en el literal d), teniendo en cuenta los siguientes criterios:   

El estudiante tiene un estado académico normal o distinguido. No se afectan los prerrequisitos establecidos en el plan de estudios. El estudiante ha cumplido plenamente con el requisito de idiomas de acuerdo con la reglamentación expedida para el efecto.

Solo los decanos podrán autorizar excepciones a los requisitos de control de matrícula previstos en los artículos 48 y 49, siempre que se trate de una circunstancia de fuerza mayor, el estudiante haya cumplido cabalmente los compromisos acordados, no se afecten los pre requisitos y tal decisión no haga más gravoso su estado académico.

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Sólo el decano respectivo podrá autorizar excepciones a las anteriores disposiciones, previa solicitud del estudiante, tramitada ante el Departamento de Registro, siempre y cuando se trate únicamente de lo indicado en los literales, c y d del artículo anterior y responda a los siguientes criterios: a. Cuando la materia que se autoriza vía excepción sea ofrecida por la Universidad en la modalidad virtual y pueda ser cursada por el estudiante en dicha modalidad. b. Cuando se trate de un estudiante de último semestre, que ha cumplido cabalmente con el requisito de idiomas de acuerdo con la reglamentación expedida para el efecto, y sea académicamente posible autorizarle el sobrepaso hasta cuatro (4) créditos, con el fin de evitar que deba cursar un nuevo semestre por los créditos que restan de su plan de estudios. c. Cuando el estudiante de cualquier semestre ha cumplido plenamente con su plan de estudios y con el requisito de idiomas de acuerdo con la reglamentación expedida para el efecto, teniendo un estado académico normal o distinguido y solicita la excepción con el único fin de adelantar créditos de su plan de estudios. d. No obstante, el decano conserva la capacidad de autorizar la excepción en caso de demostrarse una circunstancia de fuerza mayor que justifique debidamente tal acción, para lo cual tendrá en cuenta el cabal cumplimiento por parte del estudiante de los compromisos académicos acordados previamente. e. En estos casos, el decano podrá negar la excepción atendiendo a tales incumplimientos así como en aquellos casos en los que, a juicio del decano, autorizar la excepción haría más gravoso el estado académico del estudiante, teniendo en cuenta su historial de cumplimiento y proyección.

Toda excepción al proceso de matrícula de un programa de postgrado debe ser autorizada por el decano respectivo o por quien haga sus veces.

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Al estudiante no regular que no cumpla con el respectivo pago de los derechos de matrícula financiera en el plazo determinado, le serán eliminados los cursos registrados en el sistema de información académica y perderá la calidad de estudiante no regular.

Ajustes a la matrícula. El estudiante de pregrado que desee efectuar a su matrícula ajustes, adiciones o retiros, entre otros ítems, deberá hacerlos en las fechas fijadas y, en todo caso, antes del cierre del proceso de matrícula ordinaria. Estos ajustes se someterán a la disponibilidad de cupos y horarios. En el caso de no disponibilidad de cupos, podrá hacerlo inscribiéndose en lista de espera para cursos con cupo lleno. Los estudiantes de programas de postgrado no podrán hacer ajustes de matrícula, por lo cual deben matricular totalmente las que corresponden al semestre o año respectivo. La lista de espera no obliga a la Universidad del Norte a conceder el cupo solicitado Retiros. El retiro de una o varias asignaturas en los programas de pregrado sólo podrá hacerse hasta la decimocuarta semana de clases, directamente por la página web. Sin embargo, para el programa de Medicina no aplica el retiro parcial; únicamente el total. En los programas de postgrado, podrá realizarse el retiro de una o varias asignaturas, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos en cada programa, mediante la solicitud de incompleto. En el caso de retiro de una asignatura que es co-requisito de otra, el sistema le retirará automáticamente el co-requisito o prerrequisito concurrente, según la restricción que tenga en el catálogo del curso. Las asignaturas retiradas se considerarán como “no cursadas” y deberán ser matriculadas por el estudiante en los períodos académicos posteriores. No habrá devolución parcial del valor de la matrícula por reducción de créditos debida al retiro de asignaturas. Quienes formalicen su retiro de la Universidad ante el Departamento de Registro durante los diez (10) primeros días hábiles de clases, tendrán derecho al reembolso parcial del valor de la matrícula, según las disposiciones financieras vigentes. Esta disposición no aplica a estudiantes de primer ingreso

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ni a los estudiantes de postgrado, para quienes no habrá devolución de matrícula por concepto de retiro, cualquiera que sea la causa. Los derechos de matrícula por retiro voluntario no son reembolsables pasados los diez (10) días primeros hábiles de clases, cualquiera que sea su causa. Las asignaturas no aprobadas o retiradas por el estudiante de postgrado sólo podrán cursarse cuando la Universidad las ofrezca nuevamente. El decano de división, previo estudio del caso, podrá autorizar un curso de postgrado en forma tutorial, con la misma intensidad horaria que el curso regular, cumplida la correspondiente evaluación del caso y el pago de los derechos establecidos para el curso, definidos por la Coordinación Administrativa de Postgrado. Sin embargo, en la División de Ingenierías y en la División de Ciencias Administrativas, no aplican los cursos en forma tutorial. Matrícula de actividades extracurriculares La matrícula de actividades extracurriculares se realiza a través de las dependencias correspondientes bajo su directa coordinación, con el apoyo del Departamento de Registro y dentro del proceso ordinario de matrícula. La Cátedra Barranquilla se matricula solo en el segundo semestre del año en curso, debido a que inicia clases a finales de abril o inicio de mayo para finalizar en noviembre. Vigencia de la matrícula La matrícula tiene vigencia durante el período académico correspondiente y deberá renovarse para períodos posteriores dentro de los términos y los plazos determinados. Sin embargo, la Universidad podrá establecer el sistema de matrículas para períodos académicos de diferente duración (anual, semestral o trimestral, entre otras modalidades)

La Carga Académica La carga académica normal del estudiante de pregrado fluctuará entre ocho (8) y diecinueve (19) créditos matriculados. Se considera carga académica normal el número de créditos correspondientes a un mismo semestre del plan de estudios vigente. Sin embargo, si el estudiante cursa asignaturas de dos (2) semestres consecutivos o más, su carga académica normal será de un máximo de diecinueve (19) créditos matriculados. Para los estudiantes que ingresan por primera vez a pregrado,

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su carga normal corresponde a los créditos del primer semestre de su programa. Para los estudiantes de los programas de la División de Ciencias de la Salud, la carga académica normal corresponderá a los créditos del semestre completo en el programa respectivo. En exceso de la carga académica normal de cada semestre, será posible el pago de créditos adicionales. La media matrícula académica se realizará con un número menor o igual a diez (10) créditos. Para los estudiantes de los programas de la División de Ingenierías que iniciaron sus estudios a partir del primer semestre del año 2010 (2010-10), la carga académica normal será mínimo de siete (7) créditos y máximo de diecisiete (17) créditos o en su defecto el número de créditos correspondientes al semestre completo en el programa respectivo. La carga académica normal para estudiantes que cursan asignaturas de dos (2) o más semestres en el mismo período académico será de diecisiete (17) créditos. En exceso de la carga académica normal de cada semestre, es decir por encima de (17) créditos o a partir de la carga completa del respectivo semestre, el estudiante deberá pagar créditos adicionales. La media matrícula académica para tales estudiantes se realizará con un número menor o igual a seis (6) créditos. La carga académica máxima para un estudiante de postgrado, con catálogo anterior al 201230, estará determinada por la totalidad de las asignaturas programadas en el plan de estudios vigente para el período académico respectivo. El coordinador de postgrado debe indicar al Departamento de Registro, las asignaturas y NRC que debe matricular cada estudiante. La carga académica máxima para un estudiante de postgrado con catálogo 201230 en adelante, queda establecida como se especifica en las siguientes tablas:

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Para la Maestría en Ingeniería Eléctrica con código SNIES 55111, se exime de esta norma dado que su duración de 3 semestres y un total de 50 créditos. De esta forma, el número máximo de créditos permitidos es de 18.

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Periodo intersemestral Las asignaturas que se cursen en períodos intersemestrales o en otros períodos diferentes de los semestrales, deberán tener el mismo número de créditos, contenido y exigencias que tienen esas mismas asignaturas cuando son cursadas en los períodos académicos semestrales; en ningún caso podrán ser inferiores. Los cursos intersemestrales de pregrado sólo se ofrecen en el período intersemestral de junio. En el período intersemestral de diciembre sólo se ofrecen cursos de idiomas. La matrícula de cursos intersemestrales de pregrado se realiza únicamente por la página web en las fechas señaladas. La matrícula de intersemestrales del Instituto de Idiomas puede realizarse mediante un proceso de pre-inscripción de cursos, en forma presencial, con emisión inmediata de su correspondiente factura. Este proceso de preinscripción no constituye matrícula de los cursos consignados. El proceso de matrícula se configura con el ingreso del pago estipulado en la factura dentro de los plazos establecidos. Vencidos los plazos establecidos para tal efecto, se eliminan los cursos preinscritos sin pago. Para los cursos intersemestrales, en caso de retiro, no habrá devolución del valor de la matrícula, con excepción de los estudiantes que queden fuera de programa. Los requisitos para matricular un curso intersemestral son: 

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Estar matriculado durante el primer período académico del año con estado académico normal. Si el estado académico es período de prueba, y al finalizar el período académico resultare fuera de programa, será retirado del curso intersemestral. En caso de no estar matriculado durante el primer período académico del año, deberá tener definido su tipo de ingreso ante el Departamento de Admisiones.

El número máximo de cursos intersemestrales a matricular es de dos (2) por período intersemestral. Se podrán matricular cursos adicionales al máximo indicado, cuando se trate de laboratorios, o de cursos del Instituto de Idiomas.

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Listas de clase. El director de departamento debe suministrar a los docentes, el primer día de clases, las listas de asistencias. Cuando por un error u omisión en el proceso de registro no aparezca el nombre de un estudiante en la lista de una asignatura en la cual se encuentra debidamente matriculado, es su obligación advertirlo inmediatamente por escrito al Departamento de Registro para su inmediata corrección; de lo contrario, no se le reconocerá cursada la asignatura. Ninguna persona podrá asistir o participar en actividades académicas de un programa sin haber cumplido satisfactoriamente todos los requisitos y procesos académicos y administrativos que forman parte de la matrícula. A quien asista a grupos u horarios diferentes al matriculado no se le reconocerá la actividad académica desarrollada. Los estudiantes que no aparezcan en las listas de clases deben ser remitidos por el profesor ó en su defecto por el Director del departamento al Dpto. de Registro, siempre y cuando tenga en su poder el volante de pago debidamente cancelado. De ninguna forma, debe permitirse el ingreso a clases a personas que no aparezcan en la lista de clases. El Asistente de Matricula y Certificados controlará que todos los recursos necesarios para llevar a cabo el proceso de matrícula se encuentren disponibles y que los procesos previos se encuentren debidamente cumplidos. Al cierre del proceso de matrícula y dentro de las fechas establecidas, el responsable del proceso debe cargar al SNIES Local, la información de los matriculados de cada período.

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4. Puntos de contacto. Cualquier inquietud o información adicional sobre este documento se puede notificar siguiendo el siguiente nivel de escalamiento: Buzón de sugerencia y oportunidades de mejora, ubicado en el portal de la Universidad del Norte en la pestaña “Mis servicios” ó en los siguientes correos electrónicos: •

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Asistente de Matrícula y Certificados Nombre: Ariel Sáenz Teléfonos: extensión 4202 Correo electrónico: [email protected] Jefe de Programación y Registro Académico Nombre: Jorge Guzmán Teléfonos: extensión 3129 Correo electrónico: [email protected] Director de Registro Nombre: Martha Lucia González Robles Teléfonos: extensiones 3805 Correo electrónico: [email protected]