Guía de usuario de Alta de Proveedores en Supplier Portal

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GUÍA DE USUARIO ALTA DE PROVEEDORES EN SUPPLIER PORTAL DOCUMENTO PÚBLICO

Departamento: Socios de Negocio Salud

Fecha de publicación: 01/07/2019

El contenido de este documento es propiedad de Seguros Monterrey New York Life, por lo que está prohibida su reproducción parcial o total por cualquier medio para fines de divulgación, transmisión a terceras personas ajenas a la compañía o para uso personal con fines distintos a los establecidos por la misma.

ALTA DE PROVEEDORES EN SUPPLIER PORTAL

CONTENIDO CONTENIDO ......................................................................................................................................................1 1.

FIRMAS ELECTRÓNICAS ..........................................................................................................................2

2.

BITÁCORA DE CAMBIOS Y MEJORAS ......................................................................................................3

3.

OBJETIVO ................................................................................................................................................4

4.

ALCANCE .................................................................................................................................................4

5.

ÁREA RESPONSABLE ...............................................................................................................................4

6.

ENLACE CON DOCUMENTOS RELACIONADOS .....................................................................................4

7.

ENTRADA EN VIGOR ...............................................................................................................................4

8.

FRECUENCIA DE LA REVISIÓN.................................................................................................................4

9.

VOCABULARIO ........................................................................................................................................5

10.

ESPECIFICACIONES..................................................................................................................................6

I.

PRE-REGISTRO DE PROVEEDORES EN SUPPLIER PORTAL ......................................................................6

CONTENIDO

I.1 INGRESO A LA LIGA........................................................................................................................................ 6 I.2 DETALLES DE COMPAÑÍA ............................................................................................................................. 6 I.3 CONTACTOS ............................................................................................................................................... 13 I.4 DIRECCIONES .............................................................................................................................................. 17 I.5 CUENTAS BANCARIAS................................................................................................................................. 19 I.6 REVISAR ........................................................................................................................................................ 21 I.7 VALIDACIÓN DE DOCUMENTOS ................................................................................................................ 21

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FECHA: 01/07/2019

VERSIÓN: 4.0

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1.

FIRMAS ELECTRÓNICAS

Las personas mencionadas en el presente apartado constatan (mediante firma electrónica) que han leído y entendido los preceptos establecidos en este Documento Corporativo, por lo que asumen la responsabilidad de dar cumplimiento a los lineamientos, fechas, especificaciones, actividades y cronología que en él están descritas y en lo que a sus responsabilidades corresponde.

Iván Villafuerte Martínez Gerente Socios de negocio (Aprobador)

Edna Eloisa Castillo Palomino Subdirector Socios de negocio (Aprobador)

FIRMAS ELECTRÓNICAS

Raúl Rafael Melgar Méndez Gerente de Políticas y Procedimientos (Aprobador)

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2. BITÁCORA DE CAMBIOS Y MEJORAS versión

Fecha

Área Responsable

1

1.0

01/07/2019

Socios de Negocio Salud

Descripción del cambio Creación de Guía y/o Instructivo de registro de proveedores Médicos, Hospitalarios y SAUX en Supplier Portal

BITÁCORA DE CAMBIOS Y MEJORAS

No.

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3. OBJETIVO Presentar el instructivo seguido por el Área de Socios de Negocio Salud para el correcto registro, control y administración de los proveedores que venden bienes o servicios necesarios para la operación de Seguros Monterrey New York Life, S.A. de C.V. con el fin de asegurar la correcta ejecución de las operaciones de la Compañía.

4. ALCANCE Este documento es obligatorio y aplica a todo el personal que tiene relación con la elaboración, modificación, derogación y publicación de documentos controlados de Seguros Monterrey New York Life.

5. ÁREA RESPONSABLE La Gerencia de Socios de Negocio Salud es responsable de la elaboración, revisión, modificación y derogación de este documento.

6. ENLACE CON DOCUMENTOS RELACIONADOS Código 00-00-00-00-000-0

Tipo Procedimiento

Nombre del documento controlado Registro de Proveedores Médicos, Hospitalarios y SAUX en Supplier Portal

7. ENTRADA EN VIGOR La entrada en vigor del presente documento será a partir del 01 de Julio del 2019.

8. FRECUENCIA DE LA REVISIÓN Este documento debe ser revisado y, en caso necesario, actualizado a más tardar el 03 de enero de todos los años subsecuentes a su entrada en vigor.

OBJETIVO

Cualquier modificación extemporánea podrá solicitarse previo a la fecha de revisión bajo los lineamientos establecidos en el procedimiento corporativo: “Creación, modificación y derogación de documentos controlados”.

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9. VOCABULARIO •

SMNYL: Seguros Monterrey New York Life.

•

Red: Listado de proveedores médicos, hospitalarios y servicios auxiliares que otorgan sus servicios a los asegurados de Seguros Monterrey New York Life

•

Proveedor de Red: Todo aquel que proporciona un bien y/o servicio (Médicos, Hospitales, Servicios) relacionado con la atención de asegurados de pólizas de Gastos Médicos Mayores.

•

SAUX: Servicios Auxiliares.

•

Socios de Negocio Salud: Personas Morales o Físicas contratadas directamente para fines de atención médica a clientes, generación de ventas y servicios financieros, dentro de los cuales se encuentran • Brokers y Fuerza de Ventas. (Promotores y Asesores) • Hospitales y Red Médica (Doctores). • Farmacias, Laboratorios, Servicios Médicos. • Instituciones Financieras. • Terceros no considerados Proveedores (TPA’s) Supplier Portal: Módulo de proveedores del sistema ORACLE Cloud.

•

ORACLE Cloud: Plataforma administrada por ORACLE en la nube.

VOCABULARIO

•

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10. ESPECIFICACIONES

I. PRE-REGISTRO DE PROVEEDORES I.1 INGRESO A LA LIGA El Proveedor Médico, Hospitalario y SAUX deberá ingresar a la liga proporcionada por Seguros Monterrey New York Life.

https://egqu.fa.us2.oraclecloud.com/fscmUI/faces/PrcPosRegisterSupplier?prcBuId=30 0000007586856&lang=es Se recomienda utilizar el navegador Firefox o Google Chrome. El pre-registro se divide en 5 secciones: Detalles de Compañía, Contactos, Direcciones, Cuentas Bancarias y Revisar.

I.2 DETALLES DE COMPAÑÍA El Proveedor Médico, Hospitalario y SAUX deberá ingresar la información general de su empresa y su información de contacto. Es importante registrar un correo electrónico válido, ya que a éste le llegarán todas las notificaciones de Supplier Portal y le dará acceso al mismo.

Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios, por lo que no se podrá continuar a la siguiente sección hasta que se llenen con la información requerida.

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ESPECIFICACIONES

Importante: Los correos electrónicos no podrán ser duplicados, en caso de Persona Física deberá registrarse el correo electrónico del médico.

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1.

Compañía:

Médicos: Deberán registrar nombre de Persona Física y/o nombre de Razón Social de la Sociedad Médica en su caso. Hospitales y SAUX: Deberán registrar nombre de la Razón Social.

No se puede repetir el mismo nombre en el sistema, y no diferencia entre mayúsculas y minúsculas. Ejemplo: Existe un Proveedor registrado en el Supplier Portal con razón social “LA ESPERANZA S.A DE C.V.” Si se desea registrar un proveedor con razón social “La Esperanza S.A. de C.V.” El sistema detectará que ya existe un Proveedor con esa razón social y no permitirá continuar con el registro. 2.

Tipo de Organización Fiscal:

Médicos: Deberán seleccionar siempre “Corporación”

PRE-REGISTRO DE PROVEEDORES

Hospitales y SAUX: Deberán seleccionar siempre “Corporación”

3.

Tipo de Proveedor:

Se deberá seleccionar el tipo de Proveedor que desea registrar. En Socios de Negocio Salud, pertenecen 4 tipos de Proveedores que deberán seleccionar según sea el caso.

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Importante: Dependiendo del Tipo de Proveedor que seleccionen, se determinará el tipo de documentación que se requerirá para el pre-registro.

PRE-REGISTRO DE PROVEEDORES

Médicos: En caso de Persona Física, deberán seleccionar MÉDICO-MÉDICO, en caso de pertenecer a una Sociedad Médica, deberán seleccionar MÉDICO-SOCIEDAD MÉDICA.

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Hospitales y SAUX: Deberán seleccionar según sea el caso, MÉDICO-HOSPITALARIO o MÉDICO-SERVICIOS AUXILIARES.

4.

Sitio web Corporativo:

PRE-REGISTRO DE PROVEEDORES

Médicos: Deberán ingresar en caso de Persona Física el correo electrónico del médico. Hospitales y SAUX: Opcionalmente pueden ingresar la URL del sitio web de la razón social.

5.

Anexos:

Médicos: Deberán indicar especialidad, cargar Cédula Profesional y Curriculum Vitae Hospitales y SAUX: Deberán cargar lista de precios y CV.

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7.

Número DUNS: Deberá dejarse en blanco

País de Impuestos:

Para seleccionar país México, deberán anotar dentro del campo “M” mayúscula y acento para que les despliegue el país que están buscando.

8.

ID de Contribuyente:

Deberán ingresar su RFC.

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PRE-REGISTRO DE PROVEEDORES

6.

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9.

Número de Registro Fiscal:

Deberán ingresar su RFC.

PRE-REGISTRO DE PROVEEDORES

10. Nota al aprobador: En este campo se puede capturar algún mensaje, en especial dirigido al aprobador de su pre-registro, con la finalidad de informarle o hacer alguna aclaración sobre su información.

11. Curp y Folio Mercantil: Son opcionales.

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12. Business Entity: Deberá seleccionar el Tipo de persona (Moral o Física).

13. Género: Médicos: Deberán seleccionar “FEMENINO” o “MASCULINO” según sea el caso.

PRE-REGISTRO DE PROVEEDORES

Hospitales y SAUX: Deberán seleccionar “Indefinido”

14. Fecha de nacimiento: Médicos: Se deberá ingresar la fecha cuando nació la Persona Física. Hospitales y SAUX: Se deberán ingresar la fecha en la que la Personal Mora fue constituida.

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15. Información de Contacto: En este campo deberán ingresar los datos del contacto a quien le llegarán las notificaciones de Supplier Portal Médicos: En caso de persona física se recomienda ingresar los datos del médico. Hospitales y SAUX: Se recomienda ingresar los datos del contacto del médico o en su caso la persona que estará encargada de administrar el sistema.

PRE-REGISTRO DE PROVEEDORES

Importante: Se deberá ingresar un correo electrónico válido y su confirmación. A este correo electrónico Supplier Portal enviará todas las notificaciones correspondientes; así como la confirmación de su registro y el nombre de usuario para poder ingresar al sistema.

Una vez llenados los campos requeridos, deberán dar clic en “Siguiente”.

I.3 CONTACTOS Los proveedores Médicos, Hospitalarios y SAUX deberán ingresar la información de los contactos de interés de su Compañía, así como los socios y accionistas. Por default aparecerá el usuario que se registró en la sección anterior. Para crear un contacto se debe dar clic en el botón de “Crear” con forma de cruz, si se desea editar un contacto se debe seleccionar y dar clic en el botón “Editar” con forma de lápiz y si se desea eliminar se debe seleccionar y dar clic en “Suprimir” con forma de equis.

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1.

se desplegará otra ventana donde se deberán llenar los campos requeridos.

Encabezamiento:

Se deberá seleccionar una poción de la lista desplegable.

2.

Nombre, Segundo Nombre y Apellido:

Se deberá registrar el nombre completo de la persona en estos campos, el campo nombre y apellido son obligatorios.

3.

Cargo:

Se deberá ingresar el cargo que tiene la persona en su Compañía

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PRE-REGISTRO DE PROVEEDORES

Al hacer clic en

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4.

Contacto Administrativo:

Al seleccionar esta opción, si el contacto tiene correo electrónico asignado, recibirá por correo electrónico notificaciones del sistema Supplier Portal.

5.

Teléfono, teléfono móvil:

En estos campos es posible ingresar los números telefónicos del contacto. En la primera sección se selecciona el número de lada internacional, en el segundo campo la lada nacional, en el tercero el número telefónico y en el cuarto campo el número de la extensión si aplica. 6.

Estado:

PRE-REGISTRO DE PROVEEDORES

Para que el sistema despliegue la lada, deberá seleccionar el estado.

7.

Socio:

Médicos: No aplica Hospitales y SAUX: Si el contacto es socio, deberá seleccionar el valor “Si”

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8.

RFC:

Médicos: Se deberá ingresar el RFC de la persona física. Hospitales y SAUX: Se deberá ingresar el RFC del socio. 9.

Fecha de nacimiento:

Médicos: Se deberá ingresar la fecha de nacimiento de la persona física

10. Tipo de Persona Médicos: No aplica Hospitales y SAUX: En este campo se deberá seleccionar si el socio es persona física o moral. 11. Género: Médicos: No aplica Hospitales y SAUX: En este campo se deberá seleccionar el género del socio. 12. Cuenta de usuario: Si se selecciona esta opción, el sistema creará una cuenta de usuario adicional para este contacto, que le permitirá ingresar al módulo de portal de proveedores. Si se crea una cuenta es obligatorio poner un correo electrónico, ya que este se convertirá en el nombre de usuario del proveedor. Una vez que se capturaron los datos necesarios se deberá dar clic en “Aceptar”.

Una vez ingresados los contactos requeridos se puede dar clic en “Siguiente”

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Hospitales y SAUX: Se deberá ingresar la fecha de constitución de la Compañía

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I.4 DIRECCIONES En este apartado deberá ingresar la información de las direcciones de su compañía. Para crear una dirección se debe dar clic en el botón de “Crear” con forma de cruz, si se desea editar una dirección se debe seleccionar y dar clic en el botón “Editar”

PRE-REGISTRO DE PROVEEDORES

Se deberán llenar los siguientes campos:

1.

Nombre de dirección:

Se deberá ingresar un nombre o un código por el cual se identifique a la dirección. Médicos: Puede ser nombre de Consultorio Hospitales y SAUX: Puede ser el nombre de la sucursal. Se creará un nombre de dirección por sucursal. 2.

País:

Se deberá seleccionar el país donde radica la dirección que se desea ingresar. 3.

Código Postal:

En caso de que el país sea México se deberá ingresar el código postal para que carguen en automático los campos de Estado, Ciudad y Municipio.

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4.

Calle, No. Ext. y No. Int.:

Se deberá ingresar los datos de la calle, numero exterior y numero interior de la dirección. 5.

Idioma:

Opcionalmente se deberá seleccionar el idioma que se habla en dicha dirección para futuras referencias. 6.

Objetivo de dirección:

En esta sección se debe seleccionar los usos que se le dará a esta dirección: Orden: Permite utilizar la dirección para las órdenes de compra. Pago: Permite utilizar la dirección para facturas y pagos Oferta o solicitud de oferta: Permite utilizar la dirección para negociaciones. 7.

Teléfono y correo electrónico:

En estos campos es posible ingresar los números telefónicos del contacto. En la primera sección se selecciona el número de lada internacional, en el segundo campo la lada nacional, en el tercero el número telefónico y en el cuarto campo el número de la extensión si aplica. 8.

Contactos de direcciones:

PRE-REGISTRO DE PROVEEDORES

En este apartado se deberá agregar al menos un contacto dando clic en “Seleccionar y agregar” con el símbolo de una hoja y una cruz.

Una vez que se capturaron los datos necesarios se deberá dar clic en “Aceptar”. Una vez ingresados los contactos requeridos se puede dar clic en “Siguiente”.

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I.5 CUENTAS BANCARIAS En este apartado se deberá ingresar la información de las cuentas bancarias de su compañía donde recibirá sus pagos. Para registrar una cuenta bancaria se debe dar clic en el botón de “Crear” con forma de cruz, si se desea editar una cuenta bancaria se debe seleccionar y dar clic en el botón “Editar” con forma de lápiz y si se desea eliminar se debe seleccionar y dar clic en “Suprimir” con forma de equis.

PRE-REGISTRO DE PROVEEDORES

Se deberán llenar los siguientes campos:

1

País:

En este campo se deberá seleccionar el nombre del país donde radica la cuenta. 2

Nombre del banco y sucursal:

En estos campos se ingresa el nombre del banco y la sucursal. Los bancos y sucursales ya deben de estar precargados en el sistema. 3

Número de cuenta:

En este campo se ingresa el número de cuenta.

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4

IBAN:

Aunque en México se usa la Clave Bancaria Estandarizada (CLABE) para identificar a las cuentas, el equivalente a nivel internacional para Europa y Asia es el número IBAN, un código de hasta 34 caracteres alfanuméricos que permiten determinar la cuenta concreta en la que deseas recibir la transferencia. En este campo se puede ingresar su código IBAN en caso de contar con él. El sistema lo valida con el país de la cuenta y el número de cuenta antes de guardarlo. 5

Moneda:

Al seleccionar una moneda se limita a que solo pueda recibir pagos de la moneda seleccionada. 6

Nombre de Cuenta:

Se le puede agregar un nombre a la cuenta para identificarla. 7

Tipo de cuenta:

Se debe seleccionar a qué tipo de cuenta pertenece y así el sistema validara si es correcta más adelante. La validación solo es para cuentas CLABE, para el resto solo verifica la longitud. 8

Comentarios

Una vez que se capturaron los datos necesarios se deberá dar clic en “Aceptar” Su información bancaria queda resguardada en el sistema, nadie de Seguros Monterrey puede acceder a la cuenta bancaria, solo se pueden ver los últimos cinco dígitos. Una vez ingresados los contactos requeridos se puede dar clic en “Siguiente”.

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PRE-REGISTRO DE PROVEEDORES

En esta sección se puede ingresar algún comentario o información adicional que corresponda a su cuenta bancaria.

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I.6 REVISAR La última sección es un resumen de la información que se está ingresando al sistema para su pre-registro. Esto sirve para revisar su información, en caso de tener algún dato erróneo puede regresar a la sección correspondiente dando clic en “Atrás”. A si mismo aparecerá los términos y condiciones a los que está sujeto por registrarse como proveedor.

En caso de que no quiera mandar su registro al momento puede dar clic en “Guardar para más adelante”, esto detonará un correo electrónico al email que proporcionó al principio con una URL que le permitirá regresar a estas pantallas. Si toda su información es correcta puede dar clic en “Registrar”. Después el equipo de Socios de Negocio Salud evaluará su información y en caso de ser correcta lo aprobará, en caso contrario se pondrá en contacto con usted para corregir su información.

PRE-REGISTRO DE PROVEEDORES

Una vez que su registro es aprobado, recibirá un correo electrónico de parte del Supplier Portal con la información necesaria para actualizar su contraseña y entrar en el sistema. Su compañía será registrada como proveedor prospecto.

I.7 VALIDACIÓN DE DOCUMENTOS Una vez que ya cuente con usuario y contraseña en Supplier Portal, deberá cargar la documentación requerida. Para la carga de sus archivos requeridos para su registro como proveedor de gasto autorizado es necesario que ingrese a la pantalla principal del sistema y seleccione el icono de “REGISTRO DE PROVEEDORES”.

A continuación, se abrirá otra pestaña en su navegador, al acceder a esta podrá ver del lado izquierdo un menú con la tarea “Supplier Attach”, deberá dar clic en ella para que se despliegue la tarea de “UPLOAD” donde podrá ingresar sus archivos.

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También aparecerá un estatus de su registro: • • • •

PRE-REGISTRO DE PROVEEDORES

En esta pantalla aparecerán sus datos básicos como nombre, RFC y cuenta bancaria.

Incompleto: Faltan cargar sus archivos Pendiente de evaluación: Sus archivos se han mandado y están pendientes de ser evaluados Pendiente de aprobación: Sus archivos están pendientes de aprobación para cargarlos al sistema. Rechazado: Uno o más de sus archivos fueron rechazados y debe volver a subirlos con la corrección indicada.

Los archivos marcados con un asterisco (*) son obligatorios, el resto son opcionales. Para subir sus archivos deberá dar clic en “Select files…”, esto abrirá su navegador donde podrá buscar el archivo que quiere subir.

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El sistema validará que el nombre del archivo sea igual que el que se solicita, sin discriminar entre mayúsculas y minúsculas, pero validando acentos. Ejemplo: Nombre del documento

“Identificación oficial” Correcto • • •

IDENTIFICACIÓN OFICIAL identificación oficial Identificación Oficial

Incorrecto • • • • •

Identificación oficial Identificación Ide Oficial Identificación oficial 2019 IMG990979

El sistema también valido que el peso de cada archivo no supere los 15 Mb. Por cada campo solo se puede subir un archivo a la vez, subir un archivo nuevo donde estaba uno ya cargado lo sustituirá.

PRE-REGISTRO DE PROVEEDORES

Una vez que todos los archivos obligatorios estén cargados se podrá dar clic en “Enviar”, en caso de que falte algún archivo obligatorio el sistema no enviará los archivos a evaluación.

En caso de que un archivo sea rechazado usted recibirá un correo electrónico notificándole que fue rechazado una parte de su documentación con un comentario especificando el problema. Para volver a subir el archivo corregido solo se debe ingresar a la pantalla de la misma manera y cargar el archivo que se le solicitó. Una vez que los archivos fueron cargados, no podrán alterarse sino hasta que hayan sido revisados por parte del autorizador de Seguros Monterrey New York Life. Hasta aquí termina el pre-registro del Proveedor. Cuando los documentos estén validados, recibirás un correo notificándote que tu registro ha sido completado y la validación de tus documentos es correcta.

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VERSIÓN: 4.0

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