[APOSTILA] Aula 08 - Matriz de Planejamento.

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Planejamento Matriz de planejamento

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Matriz de Planejamento é o documento que organiza e sistematiza o planejamento do trabalho. Relaciona as diversas questões de auditoria e, para responder a cada uma, quais as informações requeridas, as fontes de informações, os procedimentos e os possíveis achados, além da indicação do membro da equipe responsável pela execução do procedimento, do período em que os procedimentos deverão ser aplicados e da estimativa de custo da fiscalização . 61

Características do trabalho recursos

Objetivo dos relatórios

Análise dos riscos

Avaliação do Controle interno

Materialidade

Seleção dos itens que serão examinados

Elaboração do programa de auditoria

Estratégia

p l a n e j a m e n t o

Global

A elaboração da Matriz de Planejamento é a etapa a ser realizada após o conhecimento do objeto da auditoria, com a finalidade de detalhar os objetivos do trabalho, as questões a serem investigadas e os procedimentos a serem desenvolvidos durante a execução da auditoria. É uma ferramenta de auditoria que torna o planejamento mais sistemático e dirigido, facilitando a comunicação de decisões sobre metodologia entre a equipe e os superiores hierárquicos e auxiliando na condução dos trabalhos de campo. 63

O propósito da Matriz de Planejamento é orientar a equipe na fase de execução. Portanto, quanto mais cuidado for dispensado no seu detalhamento, mais fácil será a execução do trabalho de auditoria. A matriz é também o principal instrumento de apoio à elaboração do projeto de auditoria, pois contém as informações essenciais que o definem. Daí a importância da discussão amadurecida da matriz antes de se iniciar a redação do projeto de auditoria. 64

Este instrumento presta-se para determinar uma área de atuação, definindo amostragens, a legislação aplicável, as técnicas para abordagem dos pontos a serem analisados, o local a ser visitado, o tempo necessário à execução, enfim, todos os passos e ferramentas necessários para realizar a auditoria.

A elaboração da matriz de planejamento é a última fase do planejamento da auditoria em programas governamentais. 65

Embora os elementos da matriz de planejamento sejam apresentados sequencialmente, a definição das questões de auditoria, a escolha das estratégias metodológicas apropriadas, assim como os resultados a que se quer chegar com a análise proposta (o que a análise vai permitir dizer) acontecem simultaneamente, confrontando-se essas informações de maneira a assegurar a consistência lógica do projeto de auditoria.

Na elaboração da matriz o primeiro passo é a própria delimitação do objetivo da auditoria. Nem sempre o objetivo está claramente definido na deliberação que originou a auditoria. A discussão orientada pela matriz possibilita uma equalização do entendimento do objetivo por toda a equipe.

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O próximo passo é o detalhamento do objetivo da auditoria em questões a serem respondidas (primeiro campo da matriz), ao mesmo tempo em que se discute aonde se quer chegar com os questionamentos ( campo “possíveis achados”). Em outras palavras é preciso definir onde se quer chegar para se determinar o caminho a ser seguido.

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Em seguida, procede-se à explicitação das informações necessárias, das fontes dessas informações, de que tarefas deverão ser realizadas para buscá-las (utilizando quais técnicas), por quem e quando.

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O preenchimento dessas colunas permitirá concluir se as questões de auditoria têm condição de serem respondidas, ou seja, se, a princípio, há informações suficientes e disponíveis, se a equipe domina as técnicas para coleta e tratamento dessas informações e se as limitações, que a abordagem adotada porventura se defronte, são contornáveis.

Finalmente, a equipe deve revisar toda a matriz, verificando se há coerência lógica entre o objetivo e as questões e entre as questões e as possíveis conclusões, levando em conta as limitações previstas.

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A matriz de planejamento é um instrumento flexível e o seu conteúdo pode ser atualizado ou modificado pela equipe à medida que o trabalho de auditoria progride.

A Matriz de Planejamento compõe-se de:  questões de auditoria;  informações requeridas;  fontes de informação;  estratégias metodológicas;  métodos de coleta de dados;  métodos de análise de dados;  limitações;  o que a análise permitirá dizer. 74

Questão de Auditoria: é o elemento central na determinação de direcionamento dos trabalhos de auditoria, das metodologias e técnicas a serem adotadas e dos resultados que se pretende atingir. Visa apresentar, em forma de perguntas, os diferentes aspectos que compõem o escopo da fiscalização e que devem ser investigados com vistas à satisfação do objetivo.

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Questão 1: Os controles internos sobre o auxílio-doença são adequados para garantir, com razoável segurança, o pagamento desses benefícios? Subquestão 1.1: Os controles internos sobre as atividades de concessão dos benefícios de auxílio-doença são adequados para garantir, com razoável segurança,o pagamento desses benefícios? Questão 2: Qual a cobertura de atendimento do serviço de reabilitação profissional e qual o seu impacto econômico nos gastos com o benefício? Subquestão 2.1: A estrutura física do serviço e o número de servidores alocados são suficientes para o atendimento da demanda por reabilitação profissional?

Informações Requeridas: Visa identificar as informações necessárias para responder a questão de auditoria. Para se determinar o tipo de informação necessária para responder à questão de auditoria, os termos chave empregados na questão devem ser definidos e suas dimensões ou variáveis identificadas.

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Fontes de Informação: Identificar as fontes de cada item de informação requerida. Estas fontes podem ser primárias ou secundarias. As fontes primárias são aquelas nas quais a equipe tem controle sobre a forma de coleta de dados. As fontes de informações secundárias são aquelas coletadas e sistematizadas por outros meios. 79

Exemplos de fontes de informação: a) documentação legal e institucional que dá suporte ao objeto de auditoria; b) legislação orçamentária (PPA, LDO e LOA); c) missão declarada, planos estratégicos e relatórios de gestão; d) pronunciamentos feitos e decisões tomadas pelas autoridades competentes; e) organogramas, diretrizes internas e manuais operacionais; f) atas de reuniões; g) sistemas de informações gerenciais; h) bases de dados informatizadas; i) sistemas de informações da administração pública (SIAFI, SIGPlan, SIDOR, SIASG); j) bibliografia especializada; k) gestores e especialistas; l) beneficiários de programas governamentais; m)relatórios e estudos produzidos por fonte credenciada; n) mídia especializada.

Estratégia Metodológicas É a forma geral do desenho investigativo que será adotado na auditoria e que deve ser especificado nas colunas de procedimentos de coleta e análise de dados. Deve-se registrar a abordagem e os métodos que serão empregados na investigação de cada questão e subquestão formulada. A estratégia metodológica está diretamente relacionada com a qualidade das evidências que podem ser obtidas, o que, por sua vez, influirá na confiabilidade das conclusões do trabalho. 81

As estratégias mais usualmente utilizadas são: pesquisa documental, estudo de caso, pesquisa, pesquisa experimental, pesquisa quase experimental.

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Métodos de Coleta de Dados: Uma vez definida a estratégia metodológica, deve-se detalhar na matriz de planejamento os procedimentos que serão empregados na coleta de dados, utilizando-se as técnicas apropriadas. As técnicas mais utilizadas são: questionário, entrevista, observação direta e utilização de dados existentes. Ao se optar por um método de coleta de dados deve-se considerar, primeiramente, a conveniência de que sejam utilizados instrumentos que obedeçam ou não a um padrão préelaborado (estruturado). 83

Métodos de Análise de Dados: Técnicas de análise de dados são ferramentas usadas para organizar os dados coletados e investigar as relações que se pretende estabelecer entre as variáveis selecionadas para responder às questões de auditoria. A especificação da técnica é parte fundamental do projeto de auditoria e essas ferramentas têm correspondência com as técnicas adotadas na coleta de dados.

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Geralmente, a análise de dados é um procedimento interativo, isto é, realizam-se análises iniciais na fase de planejamento e, à medida que a auditoria progride, as análises são refinadas. Uma ampla variedade de técnicas de análise pode ser usada em auditoria operacional, incluindo análise estatística multivariada, análise por envoltória de dados, análise de regressão.

Usa-se ainda a análise qualitativa, com base em julgamento profissional da equipe ou de especialistas consultados, das informações coletadas ou produzidas pela equipe, registradas em mapas de processo, indicadores de desempenho, documentos oficiais, avaliações realizadas por outros agentes. O tipo de análise depende do problema a ser investigado e dos recursos disponíveis para o trabalho.

Limitações: a equipe de auditoria deve especificar as limitações inerentes à estratégia metodológica adotada, às características das informações que se pretende coletar e às condições operacionais de realização dos trabalhos. Quanto à estratégia metodológica, deve-se considerar que não há uma estratégia ótima ou ideal, mas apenas aquela que, dadas as circunstâncias, melhor se adapta à questão que se pretende investigar. 87

Assim, ao se optar por uma estratégia metodológica, é indispensável apontar as limitações que lhe são inerentes, seja do ponto de vista do poder explicativo, seja em relação às possibilidades de generalização dos resultados do estudo

O que a análise vai permitir dizer: O propósito dessa informação é restabelecer o objeto inicial da questão de auditoria, ou seja, esclarecer precisamente quais conclusões ou resultados pretendese alcançar com a estratégia metodológica adotada. Esse elemento da matriz de planejamento está intrinsecamente relacionado com o anterior, pois o que se espera obter da análise está, naturalmente condicionado pelas limitações previamente identificadas. 89