M4 2 Herramientas de comunicación digital

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Herramientas de comunicación digital

En esta lectura nos abocaremos específicamente a estudiar distintas herramientas que son básicas para establecer comunicaciones digitales, sobre todo si nuestro interés es realizar trabajos colaborativos. Presentación del caso

Programas de correo electrónico

Programas de videoconferencia

Redes sociales

Referencias

LECCIÓN 1 de 5

Presentación del caso

Los alumnos de la carrera de Sociología suelen hacer muchas investigaciones desde el primer día que comienzan a cursar la carrera ya que ellos, como futuros profesionales, deben experimentar cómo se realiza un trabajo de campo. En este contexto, María Ángeles se ha unido a un grupo de compañeros para trabajar con ellos en una de las investigaciones propuestas por los docentes de la carrera. 

Como residen lejos entre sí y tienen horarios personales muy diferentes para realizar actividades e incluso trabajan, este equipo ha decidido que se reunirá en la universidad una vez a la semana y, además, utilizarán diversas herramientas de comunicación para llevar adelante el proyecto, mantenerse en contacto y trabajar en las entregas parciales. 

Ellos se intercambiaron las direcciones de correo electrónico para crear un grupo y recibir todos los archivos actualizados, además abrieron ese canal de comunicación para realizarse consultas específicas. También acordaron que habrá días especiales de la semana en la que harán videoconferencias para debatir y tomar decisiones sobre cómo avanzar en el proyecto.

Uno de los integrantes acordó enviar el enlace necesario para que todos se conecten y generen una reunión a través de Meet. María Ángeles se preocupó mucho al escuchar esto ya que ella únicamente ha utilizado Skype y desconocía otras herramientas.

¿Debería descargar una aplicación?  ¿Necesitará pagar algún servicio? 

LECCIÓN 2 de 5

Programas de correo electrónico

A pesar de que ya hemos dado un adelanto al respecto de este tema en lecturas anteriores, en esta instancia profundizaremos acerca de los componentes de los correos electrónicos. Esta es una herramienta fundamental para el trabajo colaborativo, ya sean en empresas o particulares, que permite mantener una comunicación asincrónica con una o varias personas a la vez. El beneficio de esta herramienta es la inmediatez respecto al envío del mensaje y la capacidad de administrar gran cantidad de información en el cuerpo del mismo. Además, posibilita adjuntar archivos de toda índole y generar cadenas de correos para no perder de vista el contexto en el cual se desarrolla la comunicación.

Por tal motivo es importante conocer la estructura fundamental de un correo electrónico y las funciones de las cuales disponemos para sacarle el máximo provecho posible. Esta estructura o presentación puede variar estéticamente según la empresa que brinda el servicio; sin embargo, todos los correos electrónicos comparten características y funciones básicas en común.

En general, las casillas de correo electrónico presentan los siguientes elementos:

1

Buzón de entrada o de elementos recibidos: aquí se anidan todos los correos que ingresan a la casilla.

2

Buzón de salida o de elementos enviados: contiene los correos que han sido enviados. 

3

Borradores: contiene correos guardados que no han sido enviados aún.

4

Papelera: contiene los correos que han sido borrados.

5

Carpetas creadas: el dueño de la casilla puede crear carpetas para organizar sus correos. Estas pueden variar en denominación y cantidad.

LECCIÓN 3 de 5

Programas de videoconferencia

La videoconferencia se ha convertido en poco tiempo en una herramienta de máxima utilidad tanto para realizar reuniones laborales o de otra índole como para impartir formación online a través de cursos, webinars o clases online. Las ventajas de la videoconferencia son innumerables, entre las más destacadas, el ahorro de tiempo y costes, la flexibilidad para la expansión de la comunicación y la facilidad de uso (Sánchez, 2015, https://www.classonlive.com/blog/20-programas-para-hacer-videoconferencia).

Si bien existen diversos programas para realizar videoconferencias, te aseguramos que son muy sencillos de utilizar y vale la pena aprender a hacerlo ya que a través de ellos podemos “vernos” con los demás, compartir pantalla, documentos, etc. 

Zoom

A continuación, veremos rápidamente los componentes y funciones de esta herramienta.

Programar una reunión

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Esta funcionalidad te permite crear una reunión y dejarla en stand by hasta que llegue el momento de celebrarla. Ponle un título, un día y una hora. Puedes crear un recordatorio y enviar el enlace al resto de participantes.

Grabar la reunión

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Puedes grabar la reunión por si luego quieres volver a visualizarla o enviársela a todas las personas que estén presentes o se hayan apuntado a la sesión. Por defecto, se guarda en tu ordenador. En los planes pagos, tienes la opción de almacenarla también en la nube.

Compartir pantalla

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Una funcionalidad realmente interesante. Permite mostrar al resto de participantes lo que aparece en tu pantalla. Además, puedes elegir qué programa se muestra de todos los que tienes abierto. Por ejemplo, el navegador. Puedes elegir si solo puede compartir una persona al mismo tiempo o varias y si solo puede compartir el anfitrión o todos.

Pizarra virtual

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Relacionada con lo anterior, puedes habilitar una pizarra en blanco para escribir o dibujar lo que estimes oportuno. Muy útil para reforzar una explicación. Sus funciones están disponibles también cuando compartes la pantalla.

Chat

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Elemento clave en cualquier reunión online entre varias personas, especialmente en los webinars o clases. En este tipo de videoconferencias, suele haber uno o varios ponentes, por lo que es bueno hacer partícipes a los oyentes y que puedan intervenir a través de un chat. Puedes elegir si quieres que los participantes chateen en privado o que todas sus intervenciones sean públicas.

Modo lado a lado

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Esta opción muestra al mismo tiempo la pantalla compartida y el vídeo de tu webcam. De este modo, puedes enseñar a hacer algo sin que te pierdan de vista.

Gestión de los participantes

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  Zoom cuenta con una gestión de los participantes bastante completa. Desde habilitar y deshabilitar el audio y el vídeo hasta hacer hospedador a alguno de ellos. También puedes hacer que se muestre su vídeo permanentemente para que intervenga, chatear con él o expulsarlo de la reunión.

Fondo virtual

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Curiosa utilidad que permite colocar una imagen digital detrás de ti. No es necesario que utilices un croma para ello, pero sí que es recomendable que lo que tengas detrás sea de un color uniforme, como una pared.   Esta funcionalidad es utilizada por algunos bloggers para realizar entrevistas, ya que aparece la pantalla dividida y en la parte superior e inferior puedes poner añadir una imagen previamente creada con tu nombre (o el de tu proyecto), el del entrevistado y tu URL.

Integración del calendario

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Puedes vincular Zoom con aplicaciones de calendario como Google Calendar, Outlook, Exchange. De esta forma, recibirás notificaciones de tus próximas reuniones y mejorarás tu organización y productividad.

Transmisión en directo por Facebook Live y YouTube

–

Esta es una funcionalidad premium sumamente interesante. Los directos en redes sociales están de moda. Y no es casualidad y es que queremos conocer a las personas que están detrás de cada proyecto (Moreno Acevedo, 2018, https://fueracodigos.com/zoom-webinarsvideoconferencias/#Programar_una_reunion).

Video 1. Zoom (videollamada)

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Figura 1. Ejemplo de una videoconferencia a través de Zoom

Fuente: Zoom (2020). AB InBev Customer Testimonial. Recuperado de https://zoom.us/

Cómo usarlo

Crear una cuenta

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El proceso de creación de una cuenta es el estándar. Entras en su página web, y te registras haciendo clic en el botón azul.    Te pedirá un correo electrónico y una contraseña. A continuación, te llegará un email de confirmación a tu bandeja de entrada. Haces clic en el enlace y ya tienes tu cuenta de Zoom creada y verificada.    Todo listo para empezar a funcionar.

Panel de control y configuración

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Una vez hecho esto, te redirige a una pantalla en la que puedes iniciar una reunión de prueba o ir a tu cuenta. Vamos a elegir esta segunda opción.   

En tu panel de control tienes un montón de ajustes que te explico en el vídeo que tienes un poco más abajo. Podrás configurar a tu gusto el funcionamiento de la herramienta. Es posible que al principio no sepas muy bien si marcar o no una casilla. Te recomiendo hacer una configuración inicial sencilla y conforme vayas aprendiendo a usar el programa, volver a los ajustes a ver si necesitas cambiar algo para mejorar tu experiencia y la de los participantes. Lo mismo ocurre con la configuración de la propia reunión.   (…)  

Comenzar una reunión

–

Ahora puedes comenzar la reunión de prueba para familiarizarte con la interfaz y comprender el funcionamiento de la Zoom.    Para iniciar una reunión, basta con loguearte en la web y hacer clic en “Ser anfitrión de una reunión”. Ahí puedes elegir si quieres encender o no la webcam o solo compartir la pantalla. Elijas lo que elijas, luego lo vas a poder cambiar, así que no te preocupes.    También puedes comenzar una reunión desde la aplicación de escritorio.

Interfaz y opciones de una reunión

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Cuando comiences una reunión en Zoom te encontrarás con su interfaz. Es bastante sencilla e intuitiva, pero, como todo, requiere un tiempo de aprendizaje. Voy a tratar de acelerar ese proceso contándote cuáles son los elementos que la componen.

1. Vista de galería: es el modo de visualización en el que ves a todos los participantes de la reunión. La pantalla se divide en un máximo de 49 (7 x 7) cuadros en los que se ve a cada persona si tiene la webcam encendida. Si no, se ve un recuadro gris con su nombre. 2. Vista del hablante: en este modo solo ves al hablante o su pantalla si ha hecho uso de la función “compartir pantalla”. En la parte superior ves a algunos participantes en unos recuadros bastante pequeños. 3. Micrófono: sirve para encender y apagar el audio, así como para elegir el micrófono que quieres utilizar y para configurarlo a tu gusto. 4. Vídeo: sirve para encender y apagar el vídeo, para elegir la webcam que prefieras y para establecer todos los ajustes que desees. 5. Invitar: puedes invitar a otras personas a participar en la reunión a través de la URL o de la ID de la reunión.

Participantes:

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puedes ver quiénes están dentro de la reunión y si tienen o no el audio y el vídeo activados. Si eres anfitrión podrás activarlos o desactivarlos a tu antojo.

Compartir pantalla:

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aquí es donde puedes compartir la pantalla de tu dispositivo. También viene incluida la posibilidad de activar una pizarra virtual con la que reforzar tus explicaciones.

Chatear:

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este elemento de permite acceder al chat para comunicarte a través del texto con el resto de participantes. El anfitrión puede elegir si los miembros pueden comunicarse entre ellos o si todas las conversaciones son visibles por el resto de usuarios.

–

Grabar:

activando este botón puedes grabar la sesión. Puedes pausarla y reanudarla cuando desees. También puedes pararla del todo.

Finalizar reunión:

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aquí puedes dar por finalizada la reunión.

Estas son las opciones que ofrece la interfaz de Zoom, la cual se simplifica aún más si haces clic en “Cambiar a pantalla completa”. La ventaja es que te centras más en el hablante, su pantalla o el resto de usuarios; la desventaja, que el resto de funciones (chat, participantes) se abren en una ventana emergente y no en un lateral.

Mi recomendación es que en las reuniones cara a cara habilites la pantalla completa y en las reuniones completas no lo hagas y maximices la ventana para que Zoom ocupe toda la pantalla de tu ordenador, pero sin perder de vista el chat ni los participantes.

Unirse a una reunión

Hemos visto cómo iniciar una reunión cuando tú eres el anfitrión. Ahora vamos a ver lo que tienes que hacer para unirte a una reunión que ha creado otra persona.

Para crear una reunión es necesario que tengas una cuenta en Zoom y que instales el programa o accedas a través de la plataforma online. Sin embargo, para unirte a una reunión, no es necesario que estés registrado ni logueado.

Esta es una gran ventaja, ya que te puedes poner en contacto con tus clientes sin necesidades de que tengan un perfil en Zoom.

Tienes cuatro formas de unirte a una reunión:

A través de un enlace sin descargar nada: normalmente te lo envían por email, aunque podrían ponerlo en redes sociales, webs o cualquier plataforma online.

A través de un enlace descargando el programa: igual que la opción anterior, pero descargando y ejecutando el programa en tu ordenador.

Insertando la ID de la reunión en la web: si te dicen la ID o te mandan el enlace, puedes poner este identificador en el apartado de la web de Zoom que pone “Entrar a una reunión” y listo.

Insertando la ID de la reunión en la aplicación de escritorio: si has instalado el programa en tu ordenador, tablet o smartphone, lo abres e introduces la ID de la reunión (Moreno Acevedo, 2018, https://fueracodigos.com/zoom-webinars-videoconferencias/#Programar_una_reunion).

Skype

Es otra de las herramientas más utilizadas para realizar videollamadas o videoconferencias. Tiene una interfaz muy sencilla de utilizar y, al igual que Zoom, nos permite compartir la pantalla, habilitar el video, el audio o inhabilitarlos. Además, podemos mantener una comunicación en tiempo real con más de una persona a la vez. “En el caso de que queramos incluir a más personas que no estén en Skype, podemos compartir la invitación para formar parte del grupo a través de un link” (Solvetic, 2019, https://www.solvetic.com/tutoriales/article/2058-conoce-todas-las-funciones-de-skype/).

Meet

Uno de los cambios más importantes durante los últimos años en el mundo profesional, es el aumento de la flexibilidad en el trabajo. Esto incluye desde empresas con empleados en distintos sitios del mundo que tienen que trabajar en equipo, hasta profesionales que trabajan desde casa. Es por este motivo que cada vez es más importante que los negocios cuenten con soluciones de videoconferencia, como Hangouts Meet o Skype (G Suite [usuario],

2019,

https://ucloudstore.com/blog/hangouts-meet-videoconferencias-5-

pasos/).

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Te invito a leer el artículo completo donde podrás observar cómo iniciar una videoconferencia en esta plataforma paso a paso:  

Hangouts Meet - Tus videoconferencias en 5 pasos.pdf 635.8 KB

LECCIÓN 4 de 5

Redes sociales

Como hemos mencionado en lecturas anteriores, las redes sociales son uno de los componentes del entorno personal de aprendizaje (PLE). Recordemos que este se estructura en función de tres ejes: búsqueda de información, procesamiento de información y relación o compartir con otros.

Podemos observar que las redes sociales cumplen una función trascendental ya que, a través de ellas, el usuario tiene un rol activo y pasa de consumir (buscar) información y procesarla, a compartir; claramente en un rol que se fundamenta en la acción.

Debido a la explosión de las redes sociales, en la actualidad, los PLE pueden considerarse como una alternativa para que los estudiantes aprendan a gestionar su propio aprendizaje y, de esa forma, desarrollen las habilidades de alfabetización necesarias para utilizar las nuevas tecnologías en una sociedad que cambia rápidamente.

A continuación, te invito a leer el siguiente artículo en el que podrás analizar los componentes y características más importantes de Facebook, Twitter e Instagram.

Principales características de Facebook, Twitter y Instagram.pdf 192.6 KB

LinkedIn

Esta red merece un apartado especial ya que no es una red social sencilla o común respecto a su uso. Si bien cualquiera que tenga conocimientos básicos de informática puede generarse un usuario aquí, la forma de establecer relaciones y sacarle realmente provecho es más complejo de lo que parece. Requiere de tener una participación activa, lograr objetivos, alcanzar presencia, etc. Sin embargo, las oportunidades y ventajas que ofrece hacen que valga la pena conocer acerca de esta red. 

Desde el inicio es muy diferente a las otras redes sociales ya que, básicamente, se centra en el ámbito laboral y profesional de los usuarios, a diferencia de Instagram, por ejemplo, que busca generar un impacto gráfico más que textual.

Figura 2. Ventajas y desventajas de LinkedIn

Fuente:  Carsi, A. (s. f.). Triunfa con LinkedIn. Recuperado https://triunfaconlinkedin.com/blog-linkedin/linkedin-ventajas-y-desventajas/

de

A continuación, te invito a leer el artículo completo de Ángeles Carso donde podrás profundizar acerca de la importancia de crearte una cuenta en esta red social y trabajarla.

LinkedIn ventajas y desventajas.pdf 856.1 KB

LECCIÓN 5 de 5

Referencias

Carsi, A. (s.f.). LinkedIn ventajas y desventajas ¿merece la pena usar esta red social? Recuperado de https://triunfaconlinkedin.com/blog-linkedin/linkedin-ventajas-y-desventajas/

G Suite [usuario] (2 de abril de 2019). Hangouts Meet: tus videoconferencias en 5 pasos. Recuperado de https://ucloudstore.com/blog/hangouts-meet-videoconferencias-5-pasos/

Moreno Acevedo, P. (2018). Zoom, tutorial de la herramienta para webinars y videoconferencias. Recuperado de https://fueracodigos.com/zoom-webinars-videoconferencias/#Programar_una_reunion

Sánchez, M. (26 de febrero de 2015). 11 programas de videoconferencia. Recuperado de https://www.classonlive.com/blog/20-programas-para-hacer-videoconferencia

Solvetic (7 de mayo de 2019). Funciones básicas y principales de Skype. Recuperado de https://www.solvetic.com/tutoriales/article/2058-conoce-todas-las-funciones-de-skype/

Zoom (2020). AB InBev Customer Testimonial. Recuperado de https://zoom.us/ Carsi, A. (s.f.). LinkedIn ventajas

y

desventajas

¿merece

la

pena

usar

esta

red

https://triunfaconlinkedin.com/blog-linkedin/linkedin-ventajas-y-desventajas/

social?

Recuperado

de