IT-06 Relaciones Laborales_V.2

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IT – 06 Instructivo de RRLL Dirección de Personas. Abril 2020 Versión 2

COMUNICACIONES, MANTENCIÓN DE DOCUMENTOS QUE DERIVAN DE LA RELACION CONTRACTUAL Y ENTREGA DOCUMENTAL AL CIERRE DE PROYECTOS

IT-06

Preparado por: Nombre

Revisado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Mario Rojas.

Marcela Oñate

Romina Espinoza A.

Víctor Espinoza P.

Cargo

Jefe de Dirección de Personas

Encargado de Dirección de Personas

Jefe de SGI

Gerente General

Fecha

Abril 2020

Abril 2020

Abril 2020

Abril 2020

Sistema de Gestión Integrado de SIITEC Ingenieros S.A.

IT – 06 Instructivo de Relaciones Laborales Departamento de Dirección de Personas. Diciembre 2019 Versión 1

CONTENIDO 1.

OBJETIVO .................................................................................................................................. 3

2.

ALCANCE ................................................................................................................................... 3

4.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ................................................................................................ 4

4.1.

GENERACIÓN DE DOCUMENTOS ....................................................................................... 4

4.2.

MANTENCIÓN DE DOCUMENTOS EN TERRENO .............................................................. 5

4.3.

DEL REGISTRO DE ASISTENCIA......................................................................................... 7

4.4.

DE LAS HORAS EXTRAORDINARIAS ................................................................................. 8

4.5.

ENTREGA HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN ............................................................. 8

4.6.

TAREAS ESPECÍFICAS ......................................................................................................... 9

4.7.

DESMOVILIZACIÓN ............................................................................................................. 10

4.8.

ENTREGA EN OFICINA CENTRAL DE DOCUMENTOS.................................................... 10

5.

DATOS DE AYUDA ANTES DE COMENZAR ......................................................................... 11

6.

REGISTROS ............................................................................................................................. 11

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1. OBJETIVO Establecer un instructivo sobre funciones, comunicaciones, mantención y entrega al cierre del contrato, de toda la documentación que derive de la relación laboral de todos los trabajadores que participen en la ejecución de los trabajos del proyecto, cumpliendo estrictamente la normativa legal, políticas de SIITEC y la de los clientes.

2. ALCANCE Este instructivo aplicará sobre toda la documentación que reciba el Encargado de Dirección de Personas en terreno desde el encargado en oficina central que, deberá mantener a resguardo de manera privada y a disposición de organismos fiscalizadores, del cliente y de auditorías internas de SIITEC. 3. RESPONSABILIDADES CARGO Gerente General Jefe de Dirección de Personas Asistente Administrativo de Faena:

Psicóloga:

Asistente Administrativo: Encargado de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional:

DESCRIPCION Revisa y Controla el proceso de contratación. Responsables del cumplimiento del presente instructivo, a través de los administrativos en terreno. Coordinar, controlar y ejecutar todas los requerimientos relacionadas al área de Dirección de Personas, siguiendo las directrices de su jefatura y en consecuencia con la normativa legal vigente. Responsable de realizar Evaluación Psicolaboral en el proceso de reclutamiento y selección de personal para nuevos contratos a línea de mando o solicitud excepcional de gerencia, realizar informes pertinentes a jefatura del área y/o entrega a Gerencia; hacer seguimiento al cumplimiento de pruebas de conocimiento a postulantes; además debe mantener las fuentes de reclutamiento actualizadas. Apoyar en el Departamento de Dirección de Personas, según directrices de su Jefatura directa. Revisará todos los exámenes de salud pre-ocupacional y ocupacional, para visto bueno previo a la integración a SIITEC, en conjunto con Experto de Prevención del Contrato. Una vez que los postulantes estén aprobados, se encargará de solicitar los cursos de capacitación, según especialidad a Jefe de Dirección de Personas, quien realizará coordinación respectiva.

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4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO SIITEC tiene implementado un sistema de reclutamiento y selección de personal, que asegura la idoneidad y capacidad de los que participarán en la ejecución de los trabajos y servicios. La documentación original que recibirá el encargado en terreno, corresponde a personas que han cumplido con todos los requisitos para acreditar, por lo tanto, en el calidad de trabajadores de la empresa pasaran a tener las condiciones del pago de sueldo pactado y todas las obligaciones legales que conlleva. En cuanto al control efectivo del cumplimiento de las obligaciones y de asistencia, corresponde al Jefe o Encargado de Dirección de Personas en SIITEC Ingenieros S.A Cabe señalar que en el proceso de optimizar recursos y evitar duplicidad en documentos, al emitir contratos de trabajo y documentos anexos se generan sólo en dos ejemplares, distribuidos de la siguiente manera:   

1er Ejemplar, Trabajador, y 2do Ejemplar, Empleador. Para acreditar se utilizará documentación digital.

Por lo tanto, único ejemplar empresa es el que mantendrá el encargado en terreno, transformando su resguardo de vital importancia legal. En cuanto a la documentación de casa matriz, estará en formato digital por las jefaturas. 4.1. GENERACIÓN DE DOCUMENTOS Toda documentación laboral será generada por el Jefe o Encargado de Dirección de Personas en oficina central y firmada por el gerente general o quien designe el representante legal para estos efectos, lo mismo aplica en el caso de finiquitos. 4.1.1. Firma de Contratos y Finiquitos en centros alejados de casa matriz (terreno). Respecto específicamente de quién firmará cada Contrato de Trabajo y Finiquito de Trabajador en terreno, existirá Poder Notarial Vigente del Representante Legal de SIITEC (Original o Fotocopia Legalizada), que dará cuenta de la facultad de representar al empleador, respecto de la persona que concurre a la firma de estos instrumentos. Esto por cuanto la persona jurídica que tiene la calidad de empleador se encuentra obligada a consignar en los instrumentos referidos, la individualización del representante legal de la empresa respectiva, según lo prescrito en ORD 2017/022 de fecha 2 de mayo de 2012, emitido por la Dirección del Trabajo. 4.1.2. Documentos posteriores al ingreso Cualquier requerimiento documental posterior al ingreso del trabajador, debe ser solicitado por el Administrador de Contrato, si la solicitud contempla la modificación contractual como cargos u otra acción que involucre un mayor costo, deberá contar además con V°B° de la Gerencia.

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4.1.3. De Requerir un nuevo ingreso de personas Durante la ejecución del proyecto, al igual que en el proceso inicial de contratación, como primera acción: el Encargado de Dirección de Personas en terreno debe enviar datos del o los postulantes para programar exámenes médicos necesarios con organismo administrador con la anticipación que permita no incurrir en costo mayor en la realización de éstos; Una vez obtenidos, recibirán de regreso los resultados junto a listado de documentos que postulante debe presentar al momento de contratar. En este momento, Administrativas(o) de terreno debe generar registro “solicitud de contratación” con todos los datos requeridos para obtener autorizaciones de los distintos departamentos y la dirección, comenzando proceso formal de ingreso. Cuando se trate de movimiento de personas desde proyecto que se administra a otro de la misma empresa, independiente si se realiza con anexo de mutuo acuerdo en el traslado, siempre debe salir con el respectivo registro de “evaluación al desempeño”, documento que forma parte de la huella laboral. 4.2. MANTENCIÓN DE DOCUMENTOS EN TERRENO Sobre la obligación de mantener la documentación que deriva de las relaciones de trabajo De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 31, inciso 2° del D.F.L. N°2 de 1967 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, procederá mantener la documentación laboral de los trabajadores para su fiscalización en los lugares donde prestan servicios. Por lo tanto, cada proyecto contará con un lugar apropiado para mantener en ORIGINAL esta documentación, facilitando además la realización de auditorías laborales del cliente e internas de la empresa; Junto a ésta se mantendrá siempre disponible un ejemplar del Reglamento Interno de la empresa.

La Documentación se mantendrá en carpetas de lomo ancho, debidamente identificada según formatos adjuntos, respetando el siguiente orden: Carpeta (1) : “Documentación General de Personas / Vigentes”. (Carpeta tamaño oficio de lomo ancho, con separador oficio alfabético, con hojas de oficio se separarán los antecedentes entre trabajadores cuyo apellido sea la misma letra inicial del alfabeto).  Anexos Modificando Cargos, Jornadas, Otros.  Pacto de Horas Extras, Trimestral,  Anexos de Actualización de Remuneraciones, cada vez o Anualmente, Posterior al Ingreso y sobre esta documentación, se archivan documentos que se van generando (siempre quedará encima el último generado).  Fotocopia Credencial Ingreso al Proyecto  Fotocopia de Licencia Interna de Conducción, Operación de Equipos y Municipal  REGISTRO : Solicitud de Contratación  Evaluación al Desempeño, si se trata de ex trabajador en proyecto reciente.  Si es Conductor u Operador / Hoja de Vida del Conductor, certificados que acrediten la operación y registro departamento Taller  REGISTRO : Ficha de Contratación  Contrato de Trabajo, Obligaciones y Prohibiciones,  Pacto de Horas Extras  Mandato Pago de Remuneraciones Sistema de Gestión Integrado de SIITEC Ingenieros S.A 5 de 11

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Entrega del Reglamento Interno REGISTRO : Descripción del Cargo REGISTRO : ODI – Obligación de informar, Derecho a Saber REGISTRO : Inducción Específica a Trabajador Nuevo Entrega EPP Ingreso a La AFC Certificado de Antecedentes Para Fines Especiales Fotocopia Simple de Cédula de Identidad Vigente por ambos lados Certificado de Residencia, puede ser emitido por la AFP Certificado de Afiliación AFP y 12 últimas Cotizaciones Certificado de Afiliación Salud (Fonasa o Isapre) Currículum con Certificados de Estudios, Títulos que acrediten competencia Finiquito Último Empleador Examen Médico Mutualidad : Altura Física Examen Médico Mutualidad : Altura Geográfica Examen Médico Mutualidad : Alcohol y Drogas Inducción Hombre Nuevo DAND

Carpeta (2) : “Certificados F30 / Libro de Remuneraciones / Cotizaciones Previsionales / Liquidaciones de Sueldos. (Carpeta tamaño oficio de lomo ancho, con separador carta de 6 posiciones señalando los meses correlativos desde el inicio).    

Certificados F30 y F30-1, emitidos por la Dirección del Trabajo e Inspección respectivamente, Libro de Remuneraciones, Foliado y con Timbre del SII según normativa vigente, Cotizaciones Previsionales (No imprimir archivo que envía Dirección de Personas, desde oficina central, debe crear carpeta digital, en donde estará disponible para su fiscalización), Liquidaciones de Sueldos Mensuales, que se archivarán alfabéticamente según secuencia del libro de remuneraciones.

Atrás de cada Liquidación de Sueldo Mensual, siempre se adjuntará Copia del Registro de Asistencia (en el primer mes de pago deberá figurar la fecha de ingreso efectivo a labores, que será la misma que figura en el contrato de trabajo), además se adjuntará hacia abajo de cada liquidación en la misma secuencia de días calendario, todos los comprobantes que justificarán el No pago de la base de cálculo de 30 días según corresponda, tales como: a. b. c. d.

Licencia Médica, Justificativo Médico, Permisos sin goce de sueldo, debidamente autorizados por la administración, Comprobante de Vacaciones en caso de existir, Otros.

Carpeta (3): “Documentación General de Personas / Finiquitos”. Se traslada toda la documentación de carpeta “Personas / Vigente” y se archiva en ésta, adjuntando finiquito y otros documentos asociados al término.   

Evaluación al Desempeño Finiquito de Trabajador (imprimir copia digital enviada desde oficina central) Informe de Cese a la AFC Sistema de Gestión Integrado de SIITEC Ingenieros S.A 6 de 11

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Informe a la Dirección del Trabajo, vía web Notificación de Término Registro Entrega de EPP

Carpeta (4) : Otros Documentos Varios.   

Resoluciones que autorizan jornadas excepcionales, Contratos, convenios colectivos si los hubiere, Poder del representante legal autorizando la firma de contratos.

4.3. DEL REGISTRO DE ASISTENCIA El empleador es el responsable que el registro de asistencia se encuentre al día y cumpla con todas las exigencias que la ley laboral contempla. El objetivo principal del registro es determinar el total del tiempo laborado por el trabajador, sea este ordinario y/o extraordinario, información fundamental para realizar el cálculo de la remuneración mensual. Para efectos de controlar las horas de trabajo, pagar las horas extraordinarias y registrar las novedades, tales como: Permisos, Vacaciones, Inasistencias sin justificar, Licencias médicas, ausentismo en general; la empresa dispondrá de un LIBRO DE ASISTENCIA. En atención a lo anterior, el Encargado de Dirección de Personas en terreno será el responsable de llevar este registro y control, debiendo cumplir con lo siguiente: a. Velar que los trabajadores registren la hora de ingreso y salida, firmando cada vez que se efectúe la acción. b. Sumar las horas ordinarias y extraordinarias trabajadas, semanal y mensualmente para que el trabajador firme dichas sumatorias en señal de conformidad. c. Cuando un trabajador ingresa a prestar sus servicios, se debe inutilizar con un raya oblicua el espacio en blanco, e indicar en la parte superior de la hoja la “FECHA DE INGRESO” antes de su primer registro de asistencia. d. Señalar en forma destacada con la palabra DESCANSO el día que corresponda descansar al trabajador, el cual debe firmarlo una vez que hizo uso de él. e. Las ausencias del trabajador a sus labores deben registrarse claramente: 

PERMISOS SIN GOCE DE SUELDO, deben ser solicitados por el trabajador, autorizados por la administración del contrato y estar debidamente respaldados en registros pre-establecidos, al menos un día al producirse la ausencia. Formato contenido en ANEXOS adjuntos a este instructivo.



FERIADO ANUAL O PARCIAL, procede las mismas consideraciones de los permisos sin goce de sueldo, Los días por este concepto Nunca deben ser utilizados para reemplazar una inasistencia sin justificar.



INASISTENCIA SIN JUSTIFICAR, de No existir justificativo formal alguno, previo al ausentismo, el Encargado de Dirección de Personas es responsable de estampar en el libro como “Inasistencia sin justificar”. La única forma de modificar esta condición será Sistema de Gestión Integrado de SIITEC Ingenieros S.A 7 de 11

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adjuntando una “licencia médica” o “justificativo médico”, recibido por el encargado de oficina central y comunicada a terreno, adjuntando los documentos respectivos. 

LICENCIA MEDICA / JUSTIFICATIVO MEDICO, cada vez que en oficina central se reciba cualquier documento de este tipo, el Encargado de Dirección de Personas notificará de inmediato a través de correo electrónico con las siguientes características en el asunto para su mejor búsqueda. De: Encargado en Oficina Central Para: Administrativa (o) de Dirección de Personas del Proyecto CC: Administrador del Contrato, Oficina Laboral Asunto: LM Sr(a). SOTO PEREZ JUAN C.Costo: 253 DESDE : 19-MAY-2018 HASTA : 22-MAY-2018 TOTAL : 04 DÍAS.

Para informar otras condiciones del ausentismo, se utilizará las siguientes nomenclaturas: JM Sr(a). “JUSTIFICATIVO MEDICO” / PSG Sr(a). “PERMISO SIN GOCE DE SUELDO” Misma acción y formatos se utilizarán en comunicaciones desde terreno hacia oficina central. En el registro de asistencia, además de señalar el hecho que se funda la inasistencia, se debe bloquear todos y cada uno de los días involucrados del reposo justificado. 4.4. DE LAS HORAS EXTRAORDINARIAS Conforme a las modificaciones a la Ley Laboral, a contar del 1 de diciembre del 2001, “Las horas extraordinarias no se deberán pactar en el contrato de trabajo”, éstas sólo podrán pactarse para atender necesidades o situaciones temporales de la empresa. Dichos pactos deberán constar por escrito y tener una vigencia transitoria no superior a tres meses. El encargado de terreno debe Tener presente: del vencimiento del pacto y Avisar al encargado de oficina central de generar oportunamente nuevo periodo de tres meses. De acuerdo con la legislación vigente, serán horas extraordinarias las que se trabajen en exceso de la jornada ordinaria pactada en los contratos individuales de trabajo; Por lo tanto, se pagarán con el recargo legal del 50%. De existir algún instrumento colectivo o individual que se señale condiciones especiales para el tratamiento sobre el pago de horas extraordinarias, aplicará esta norma mientras se encuentre vigente y para el grupo de trabajadores que estén suscritos a éste. Las Horas extras además de tener el respaldo legal del Pacto de Horas Trimestral, deben contar con el consentimiento del Administrador y ser visadas por la gerencia de la empresa, acción respaldada por cualquier medio formal de comunicación, como un correo electrónico.

4.5. ENTREGA HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN El Administrativo de Dirección de Personas de terreno recibirá en oficina central, herramientas de comunicación, tanto físicas como digitales. 

Creación de correo empresa, Sistema de Gestión Integrado de SIITEC Ingenieros S.A 8 de 11

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  

Planillas en formato Excel con datos personales de todo el personal, Formato informe de asistencia diaria, Teléfonos y correos de contactos con quien debe relacionarse.

4.6. TAREAS ESPECÍFICAS 4.6.1. Sobre la recepción de documentos y del ingreso posterior de personas a. Verificar que la documentación recibida en original sea igual a la del archivo que contiene a todo el personal contratado para el proyecto. b. Confeccionar un archivo en Excel con lista de verificación de documentos físicos en cada carpeta, la idea es visualizar de manera rápida la inconsistencia de algún documento faltante y que pueda ser motivo de una falta grave en la mantención de documentos (guiarse con listado de documentos señalados en carpeta “N° 1”). No se aceptará reclamo posterior a la recepción sobre la carencia de cualquier documento. c. En mismo archivo Excel, verificar con documentos la condición contractual de cada trabajador para levantar alertas sobre vencimientos, en el caso de ser a plazo fijo, e informar del término de hitos en los casos de ser contratos por faena determinada; en esta última condición, la información del encargado en terreno es muy relevante para efectos de notificar o generar nuevos documentos modificando la nueva faena específica. d. Ya en terreno, cuando se produzca un nuevo ingreso de personas, el encargado de oficina central informará de este hecho a través de correo electrónico señalando la fecha del ingreso y el posterior envío de documentos en original en sobre cerrado dirigido al encargado en terreno.

4.6.2.

Sobre el envío desde terreno la asistencia diaria

Cabe señalar que el Administrativa(o) de dirección de personas de terreno o depende funcionalmente en su desempeño del Encargado de Dirección de Personas oficina central, aunque dependa jerárquicamente del Administrador del Contrato. Cargo con autonomía en especial consideración en la labor de controlar la asistencia efectiva, dicha acción asegura el fiel cumplimiento de la normativa legal, la veracidad de la información que sirve para otros departamentos como programación y control, estadísticos de prevención y no menor el efectivo resguardo de los activos de la empresa. a. La asistencia debe ser enviada todos los días en planilla SIITEC al administrador del contrato y al Encargado de Dirección de Personas de oficina central. Independiente de los informes y formatos que cada proyecto tenga en sus protocolos. b. El reporte diario de asistencia No podrá ser modificado posteriormente, menos cambiar una condición de una “Inasistencia sin justificar por un permiso”, de existir una acción con estas características, quedaría de manifiesto de una mala gestión en el control efectivo de la asistencia, la posible influencia de jefaturas del involucrado, finalmente un incumplimiento a las disposiciones legales y políticas de la empresa. Sistema de Gestión Integrado de SIITEC Ingenieros S.A 9 de 11

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4.7. DESMOVILIZACIÓN 4.7.1. Desvinculación Parcial: Cada vez que se produzca la separación contractual de uno o más trabajadores, SIITEC informará a la empresa principal a través del área laboral de esta acción; utilizando los mecanismos formales de comunicación con el cliente y de acuerdo a protocolos internos del sistema de gestión de la empresa. La acción finalizará con la entrega de la credencial de ingreso para el desempeño de funciones o rebaja en control que tenga el cliente, lo anterior con el fin de mantener la información fidedigna y actualizada de la dotación vigente en el proyecto. 4.7.2. Desvinculación Programada: Al aproximarse el termino normal de un proyecto o servicio, SIITEC realizará un “Programa de Desvinculación” que, tendrá como finalidad una eficiente salida del activo desde la empresa y el fiel cumplimiento de los plazos legales para el pago de finiquitos. Se enviará desde el terreno a casa matriz, con la debida antelación, de la necesidad de separar a trabajadores planilla con la siguiente información: a. b. c. d. e.

Cantidad de trabajadores involucrados, Fecha de término de relación laboral, Causal en que se funda el hecho del término, Fecha, hora y lugar en donde se firmarán y pagarán los finiquitos respectivos, Nómina incluye también los traslados que se produzcan, entendiéndose por aquellos trabajadores que continúan ligados a la empresa en otra faena y por tanto no serán finiquitados.

Junto con la programación de desmovilización, SIITEC contemplará el envío al área laboral del cliente un pre-finiquito para su conocimiento y revisión de los cálculos realizados. 4.7.3. Notificación del Término de la Relación Contractual: La acción de Notificar a trabajadores será realizada en terreno por el Administrativa (o) del área de Dirección de Personas con la debida antelación al término de la jornada diaria (coordinada previamente con el Administrador de Contrato) para asegurar la entrega de cargos en pañol de terreno (herramientas, equipos y dejar operativos los casilleros). El administrativa (o) de terreno indicará a trabajadores que la mañana del día siguiente deberán entregar en oficina central Todo el cargo entregado en bodega oficina central (vestimenta, credencial y licencias al Encargado de Dirección de Personas en Los Andes), en caso de equipos notebook, celulares y otros serán devueltos al encargado respectivo.

4.8. ENTREGA EN OFICINA CENTRAL DE DOCUMENTOS Al término del proyecto, el Administrativa (o) de Dirección de Personas de terreno deberá hacer entrega en correcto orden al encargado de oficina central de toda la documentación según se indica: Sistema de Gestión Integrado de SIITEC Ingenieros S.A 10 de 11

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En “caja de archivo americana, tipo Menphis” debidamente rotulada en cara lateral,  Caja N° : “1 de _X_ C.Costo: _X_ Dirección de Personas”  Contenido: “Certificado F30 / Libro Remumeneraciones / Liquidaciones”  Fecha: “Desde-Hasta / Mes-Año” de meses que contiene al interior. Mismo formato para  Contenido : “Documentación General de Personas” En esta carpeta No utilizar acco-clip, se debe corchetear en extremo superior izquierdo toda la documentación de cada ex trabajador contenida en carpeta “Documentación General de Personas / Finiquitos”. 5. DATOS DE AYUDA ANTES DE COMENZAR Se sugiere realizar como primera acción una solicitud de materiales que le ayudarán a comenzar:  Libros de Asistencia 25 hojas tapa blanda, 5 c/u  Archivador tamaño oficio lomo ancho, 6 c/u  Juego de Separadores alfabético tamaño oficio, 10 c/u  Resma hoja carta y hoja oficio, 1 c/u  Lápiz pasta punta gruesa (Azúl, Rojo), 5 c/u  Solicitar creación de correo empresa  Un ejemplar del RIOHS de la empresa, para tener en terreno disponible  Teléfonos de contacto, correos con quienes debe interactuar. 6. REGISTROS Los siguientes documentos forman parte del presente instructivo:

IDENTIFICACIÓN

ACCESO

RE-28 Lista de Verificación de Documentación Laboral RE-31 Solicitud de Permisos (con o sin goce de sueldo), Feriado Legal.

GG/JSGI/JFR/JRL /AA/AC GG/JSGI/JFR/JRL /AA/AC

MANTENCIÓN

DISPOSICIÓN

3 Años

Digital

3 Años

Digital

Donde; GG: Gerente General; JSGI: Jefe de Sistema de Gestión Integrado; AC: Administrador de Contrato; JDP: Jefe de Dirección de Personas; AA: Asistente Administrativo.

6

HISTORIAL DE MODIFICACIONES

Mod. N°

Identificación de la Modificación

Fecha

0

Edición Inicial

09.18

1

Actualización de marca corporativa.

12.19

2

Actualización logotipo, debido a la transformación societaria, de Empresa Responsabilidad Ltda., pasa a ser Sociedad Anónima.

04.20

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