GUIA RAE -10 Aplicar procesos administrativos al desarrollo del evento

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GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR GUÍA DE APRENDIZAJE 1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

GUIA 10 RAE 13

Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia Administrativa • •

Código del Programa de Formación: 122121 Versión: 2 Nombre del Proyecto (si es formación Titulada) IMPLEMENTACIÓN DEL USO DE HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y DE GESTIÓN DOCUMENTAL SEGÚN LA NORMATIVIDAD VIGENTE, EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LAS MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS COMERCIALES DEL MUNICIPIO DE VILLANUEVA

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Fase del Proyecto ( si es formación Titulada) EVALUACION Actividad de Proyecto (si es formación Titulada): Organizar eventos en la unidad administrativa, teniendo en cuenta el tipo de evento, el propósito, objetivo, plan protocolo, normas y políticas de la organización. Competencia: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa. Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento, de acuerdo con el propósito, objetivo, plan, protocolo, los medios de divulgación y las políticas de la organización. Duración de la Guía: 32 Horas

2. PRESENTACION Con la evolución de los mercados y expectativas de los clientes cada vez se hace más frecuente en el mundo empresarial la realización de diferentes eventos que buscan sensibilizar a clientes sobre productos, beneficios, diferenciación que ofrece una organización en particular, como es el caso de participación en ferias, convenciones, lanzamiento de productos, charlas, conferencias. De igual forma se busca un cambio y fortalecimiento de la mentalidad emprendedora de los clientes internos para lo cual se utilizan diferentes eventos como son las charlas, simposios, asambleas generales, conferencias, congresos, debates. No solo el mundo empresarial se ve obligado a realizar diferentes eventos para el cumplimiento de sus objetivos, también es el caso de la sociedad, las administraciones locales, instituciones educativas, entre otras que efectúan actividades culturales, sociales, deportivas. Para alcanzar su efectividad es indispensable que estos se han debidamente planeados, organizados para que su ejecución sea exitosa, esto para evitar las improvisaciones que se observan en diferentes actividades y que por lo tanto contribuyen a la formación de los técnicos en asistencia Administrativa. Teniendo en cuenta lo anterior es necesario que el aprendiz adquiera los conocimientos y destrezas en la organización de eventos aplicando los diferentes comités y el proceso administrativo, por lo tanto invito a los aprendices a realizar trabajo autónomo sistemático del

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Procedimiento de Desarrollo Curricular GUÍA DE APRENDIZAJE programa Técnico en Asistencia Administrativa a que realicen las diferentes actividades propuestas. A continuación se relacionan conocimientos previos sobre las normas y etiquetas que tienen un sentido y una razón de ser lo cual nos sirve para mejorar las relaciones con otras personas; ampliación sobre los conocimientos del Proceso administrativo, protocolo y el conjunto de reglas a seguir, vinculación de tradiciones y costumbres. Relacionar los diferentes tipos de eventos y las fases relacionadas con los eventos . Es muy importante tener en cuenta el trabajo colaborativo para de ésta manera integrar los diferentes conceptos que nos permiten ampliar y potenciar el proceso de aprendizaje. 3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE .-Querido aprendiz, en éste momento lo invito a observar el video relacionado con “el proceso administrativo” en el cual se observarán las diferentes labores y luego se efectuará una plenaria con las siguientes preguntas: a) ¿Cuáles son las funciones que realiza la hormiga líder para cumplir con su objetivo? b) ¿Cuáles son las características principales de cada participante en el video? ¿Cuáles son las fases que se presentan en el video y cuáles son sus principales elementos? .- El instructor solicita a los aprendices que se organicen por parejas, luego les entrega una serie de palabras para que se contextualice y construyan una sopa de letras con los términos propuestos: Invitados, Protocolo, Puntualidad, Planeación, Dirección, Control, Cronograma de trabajo, Registros, Revisión, Montaje, Reuniones, Actividades, Apertura, Clausura, Logística, Presupuesto, Salon(es), Credenciales, Escarapela, equipo de trabajo, Conferencias, Seminarios, Ingresos, Gastos, Folleto, Agenda, Entrevista, Folder de trabajo, Cartas, Tarjetas, Decoración, participantes, Expositores, Inscripciones, Stands, Cotizaciones, Recinto, estrategia, Filmación, grabación, Memorias. Los aprendices deberán buscar términos relacionados con la organización de eventos y con sus palabras socializa las definiciones. .- Inicialmente el instructor realizará una introducción sobre concepto de eventos y sus características, Comités y las Fases de un evento; socializará con los aprendices la ruta a seguir para explorar cada uno de los temas propuestos: FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO: Inicialmente el instructor organiza un juego de palabras donde cada aprendiz selecciona una frase y la asigna a la fase del proceso administrativo que corresponde, explicando con sus palabras a que se refiere, luego el instructor socializa DESARROLLO DE FUNCIONES DE LOS DIFERENTES COMITES :El instructor invita a los aprendices a escger un papel para el evento (integración final de etapa lectiva), donde entrega a cada aprendiz su papel a desarrollar, se invita a los aprendices a realizar la consulta sobre su rol

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Procedimiento de Desarrollo Curricular GUÍA DE APRENDIZAJE y plasmar de la forma más creativa sus funciones a desempeñar respecto al evento propuesto, esto se desarrolla con la asesoría del instructor. REGLAS DEL JUEGO: En el juego de roles se debe tener en cuenta que todos deben participar de la actividad. Cada aprendiz se hace responsable de su papel. Entre los papeles que se entrega están: Se Asigna Las Diferentes Cargos De Los Comités, Coordinador General ( 1 ) Comité De Logística: ( 5 ) Comité Financiero ( 4 ) Comité De Recepción ( 3) Comité De Registro ( 4 ) Comité De Seguridad ( 3 ) Comité De Promoción Y Relaciones Publicas ( 1 ) Evaluadores Del Evento = todos Al finalizar esta actividad se efectúa una plenaria para evaluación general, sacar conclusiones y retroalimentar y complementar la información. TIPOS DE EVENTOS: Individualmente los aprendices consultarán y darán a conocer a sus compañeros el tipo de evento asignado por el instructor, dando a conocer el protocolo a desempeñar en cada uno de ellos. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Panel Lanzamiento De Un Producto. Conferencia Foro Seminario Congreso Asamblea De Socios

Se debe desarrollar un trabajo en hojas blancas (plegable) donde se muestre los diferentes Ambientes y materiales requeridos para las simulación de los diferentes tipos de eventos. En este espacio teniendo en cuenta los conocimientos anteriores, los aprendices aplican el proceso administrativo: PLANEACION, ORGANIZACIÓN, DIRECCION Y CONTROL al desarrollo de un evento general donde se aplicara los diferentes tipos de comité con sus respectivas funciones e informe. 4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN Tome como referencia las técnicas e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

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Criterios de Evaluación

Evidencias de Aprendizaje •

Evidencias de Conocimiento : Preguntas sobre generalidades eventos, etapas, organigrama,

de

proceso administrativo, comité •

Evidencias de Desempeño Organiza evento aplicando normas de etiqueta y protocolo.

• las

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• Evidencias de Producto: Elaboración de Portafolio del evento:

Panel Lanzamiento de un producto Evento deportivo Personas

•

Estructura eventos menores aplicando los las etapas, los conceptos básicos y las directrices de la organización. Selecciona los recursos humanos, técnicos y tecnológicos requeridos para la planeación, coordinación y ejecución del evento. Selecciona las propuestas de los proveedores, teniendo en cuenta los requerimientos para el evento y cumpliendo con el presupuesto asignado. Determina las medidas de seguridad necesarias para la realización del evento. Dispone cuidadosamente los equipos, medios audiovisuales y demás elementos requeridos por los ponentes o conferencistas y por la audiencia, para el desarrollo del evento. Presenta de manera oportuna la propuesta de

Técnicas e Instrumentos de Evaluación TECNICA DE EVALUACION Respuesta a preguntas INSTRUMENTO EVALUACION Cuestionario

DE

TECNICA DE EVALUACION Observación sistemática INSTRUMENTO EVALUACION de chequeo

DE Lista

TECNICA DE EVALUACION valoración de productos INSTRUMENTO EVALUACION de verificación.

DE Lista

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Procedimiento de Desarrollo Curricular GUÍA DE APRENDIZAJE Conferencia Foro Simposio Seminario Congreso Asamblea de socios •

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servicios y costos de acuerdo con el tipo de evento, el protocolo, el presupuesto asignado y los requerimientos del cliente, aplicando las normas técnicas vigentes para su elaboración. Presenta oportunamente diferentes alternativas con respecto a los medios de divulgación, a través de los cuales se dará a conocer el evento. Realiza oportunamente los trámites para la divulgación del evento. Calcula cuidadosamente el costo del evento y lo contrasta con el presupuesto inicial para su ajuste, teniendo en cuenta la cuantía real para el desarrollo del evento. Establece objetivamente las posibles alianzas estratégicas, y realiza los contactos para la concertación de convenios institucionales y la divulgación del evento.

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Orienta el montaje del auditorio, aplicando las normas de protocolo, de acuerdo con el tipo de evento. Desarrolla de manera responsable las actividades inherentes a las funciones correspondientes a la fase de ejecución del evento, verificando el cumplimiento del programa establecido en la agenda

5. GLOSARIO DE TERMINOS Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización. Manual de funciones: Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas y normas que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas. Evento: Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas y normas que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva. Procesador de texto: Es una aplicación informática destinada a la creación o modificación de documentos escritos por medio de una computadora. Representa una alternativa moderna a la antigua máquina de escribir, siendo mucho más potente y versátil que ésta.

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6. REFERENTES BIBLIOGRAFICOS • • • • • • • • • •

http://mediosdedivulgacionevento.blogspot.com/ Material suministrado por el instructor Fleitman, Jack. Eventos Y Exposiciones Una Organización Exitosa. Primera Edición. Mc Graw Hill. México, 1997. Pag. 270 Lafuente Fuente, Carlos. Protocolo Para Eventos. Ediciones Protocolo. Segunda Edición. España, 2007. Pag. 461 Ramírez Salazar, María Del Pilar. Innovación En Gestión De Eventos Organizacionales. Ecoe Ediciones. Primera Edición. Bogotá, 2011. Pag. 99 Cómo Organizar Eventos Con Éxito Jimena Sánchez, Rosario Eventos Red Actualidad Contable Faces Desarrollo De Eventos Empresariales Gaitán Fonseca, Carolina Protocolo Y Organización De Eventos Otero Alvarado, María Teresa Protocolo Y Empresa: El Ceremonial Corporativo, Otero Alvarado, María Teresa.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre

Cargo

Dependencia

Fecha

Autor (es) Lissy Bernarda Instructora Rodríguez C

Abril de 2017

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre

Cargo

Dependencia Fecha Razón Cambio

del

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HECTOR MAURICIO INSTRUCTOR SENA CAT PARADA RODRIGUEZ

24-09- Actualización y 2018 corrección guía.

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