Característica y función de los formularios

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Característica y función de los formularios Los formularios son documentos que contienen espacios en blanco donde se escribe la información que ahí se solicita. Hay formularios en papel y formularios electrónicos, pero ambos tienen la finalidad de recabar datos, información de las personas, de su forma de vida, de costumbres, preferencias, etc.

C a r a c t e r í s t i c a s d e l o s f o r m u la r i o s •

Están diseñados para un procedimiento específico

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Deben ser sencillos y solicitar la información en orden secuencial

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Deben tener espacio suficiente para llenar la información que solicitan

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Debe estar codificado bajo algún esquema

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Deben tener un diseño adecuado

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La redacción sobre la solicitud de datos debe estar diseñada para reducir las posibilidades de error.

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Organizan la información gráficamente

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Incluyen el logotipo o emblema de la organización que solicita la información.

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Si se recolectan datos personales se debe cumplir con los requisitos de la Ley Federal de Protección de Datos Personales.

Función de los formularios La función de los formularios es recabar los datos necesarios para llevar a cabo la actividad correspondiente que se solicita que puede ser: originar una acción, registrar una acción o informar los resultados de una acción.

Hay formularios simples que tienen pocas preguntas y se completan en una sola hoja como las solicitudes de empleo; y compuestos que tienen más de una hoja y un formato predefinido. Hay formularios en donde se pide anexar documentos probatorios de las respuestas ofrecidas. Estos documentos suelen ser aquellos que sirven para identificar a las personas como ciudadanos de un país, por ejemplo, el Acta de nacimiento o la Identificación oficial.

C a r a c t e r í s t i c a y f u n c i ó n d e l os f o r m a t o s y f o r m u l a r i o s electrónicos Los formularios y formatos electrónicos tienen la misma función de recabar datos, pero tienen varias ventajas sobre los formularios y formatos impresos como: *Técnicas de programación que generan un comportamiento inteligente durante la gestión de los datos. *Ofrecen pasos claros para el procesamiento de cada formulario como la selección del formulario, la verificación y el almacenamiento de datos. *Ahorran tiempo en el acceso a los datos *Pueden incluir sistemas de detección de errores así que cada formulario se puede adaptar al trámite en proceso y verificar en automático

la

validez

de

los

datos

cargados.

*No hay problemas por escritura ilegible o por errores en la información. *Son fáciles de actualizar

Una herramienta fácil, sencilla y gratuita para realizar formularios es Formularios de Google

Por ley se debe incluir un aviso de privacidad cuando se recopilan datos en el formato que sea, pues las personas deben saber para qué será usada su información personal y cómo se protegerá.

Modo, tiempo y voz de los verbos en los formularios Los formularios se escriben en modo indicativo porque así se expresa una acción real que ha sucedido o está por suceder y es cierta y objetiva. Se usan los tiempos: •

Pretérito cuando se plantea información sobre acciones que ya sucedieron por ejemplo «Cursó la primaria en»

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Futuro se usa para dar órdenes afirmativas, normalmente vinculadas a los requisitos para realizar el trámite como «incluirá registro de nacimiento»

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Presente atemporal que no vincula la acción a ningún momento cronológico concreto, sino que refleja hechos universalmente válidos. Ejemplo: Grado que cursa En los formularios se puede usar tanto la voz activa como la voz pasiva.