2.1.2.4 Procedimiento de Ingreso Escolar (DGAE-IE-PI-05)
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UNIVERSIDAD VERACRUZANA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR Proceso de Ingreso Procedimiento: Ingreso Escolar DGAE-IE-PI-05
CONTENIDO Participantes en la Elaboración
I.
Objetivo
II.
Alcance
III.
Definiciones y Terminología
IV.
Responsabilidades y Autoridad
V.
Políticas
VI.
Desarrollo
VII.
Referencias
VIII.
Formatos
IX.
Anexos
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Participantes en la Revisión del Procedimiento Como parte del proceso de mejora del Sistema de Gestión de Calidad del Proceso de Ingreso, fue revisado y actualizado este procedimiento por la Dirección General de Administración Escolar y la Coordinación de Ingreso Escolar con la participación de los Agentes del Cambio: Ma. Del Pilar Velasco Muñoz-Ledo Blanca Estela Sánchez Hernández Edgar Ollintonatiuh Gámez Peláez María Hilda Huesca Lagunes Ariel Rivera Torres Celia E. Loman García Miguel Sosa Ruiz Rosalía Castillejos Luís Arminda Hilda Zamora Cabrera Ma. De los Ángeles Guadalupe Domínguez Oliveros Ma. De la Cruz Natividad Domínguez Medina Vianey Olán Salazar
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 I. Objetivo Realizar el Proceso de Ingreso de los aspirantes a l nivel licenciatura y carreras del nivel técnico en la Universidad Veracruzana en todas las Regiones, de acuerdo a los requisitos establecidos por la Comisión Técnico-Académica de Ingreso y Escolaridad con base en la Legislación Universitaria.
II. Alcance Aplica al personal de las áreas de la Dirección General de Administración Escolar que participan en el Proceso de Ingreso, y al personal de otras áreas de la Universidad Veracruzana consideradas como proveedores internos.
III. Definiciones y Terminología Se consideran las definiciones dadas en la Norma ISO 9000:2000 (Fundamentos y Vocabulario), así como las incluidas en el Anexo 6 del Manual de Gestión de la Calidad de la DGAE.
IV. Responsabilidades y Autoridad Director General de Administración Escolar Acordar, comunicar y autorizar todo lo relacionado con el Proceso de Ingreso Escolar, así como designar a los responsables de acuerdo a su competencia, para cubrir los puestos definidos en este procedimiento. Coordinador General del Proceso de Ingreso Planear, organizar y supervisar lo relacionado con el Proceso de Ingreso en las cinco regiones con base en los lineamientos acordados con la CTAIE y el CENEVAL. Responsable del Centro de Cómputo de la DGAE Revisar y probar el Sistema de Administración Escolar módulo de Preinscripción para realizar la entrega a los encargados de Centros de Cómputo Regional. Atender problemáticas del sistema que se susciten en cualquiera de las cinco regiones. Generar la información, estadísticas y reportes para su entrega al Coordinador General del Proceso de Ingreso. Administrador de la DGAE Proporcionar los bienes y servicios solicitados para el Proceso de Ingreso. Secretario Académico Regional Coordinar, dirigir y controlar los recursos utilizados para el Proceso de Ingreso, en la Etapa de Preinscripción. PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 Responsable Región Xalapa Supervisar que la Etapa de Preinscripción en su Región se realice conforme a lo establecido en este Procedimiento. Secretarios de las Facultades del Área Académica de Artes Analizar y autorizar los casos de aspirantes a esta área, de acuerdo a la carrera que soliciten (conocimientos y edad). Jefe del Departamento de Control Escolar Entregar al Coordinador General del Proceso de Ingreso, los reportes de los aspirantes inscritos y no inscritos. Encargado del Centro de Cómputo Regional y Encargado del Centro de Cómputo de la Región Xalapa. Instalar en el equipo de cómputo el modulo de Preinscripción. Generar los reportes de la Preinscripción requeridos por el Secretario Académico Regional y Responsable Región Xalapa, para su validación. Realizar respaldos diarios de las bases de datos del Sistema de Administración Escolar y enviar al Encargado del Centro de Cómputo de la DGAE dichas bases. Encargado de Recepción de Aspirantes Organizar con su personal el traslado de los aspirantes al área de Orientación de la Solicitud de Preinscripción, dando inicio al trámite de Preinscripción. Encargado de Orientación de la Solicitud de la U.V. Orientar a los aspirantes en el llenado de la Solicitud de Preinscripción al Examen de Admisión proporcionando la información necesaria. Verificar que los aspirantes anexen a la Solicitud la documentación requerida. Encargado de Revisión de Documentos Revisar, junto con su personal, que la Solicitud de Preinscripción esté debidamente requisitada, que los aspirantes cumplan con lo establecido en las Convocatorias y anotar la clave de la Escuela de Procedencia. Si procede autoriza, y en caso contrario indicar el motivo. Encargado de Recepción de Documentos Recibir junto con el personal de apoyo, la documentación solicitada del aspirante. Administrar y entregar a los aspirantes los Cuestionarios de Contexto de CENEVAL. Organizar y entregar las Solicitudes de Preinscripción para su captura en Centro de Cómputo. Encargado de Orientación del Formato de CENEVAL Coordinar al personal a su cargo para orientar a los aspirantes en el llenado del Cuestionario de Contexto de CENEVAL, así como verificar que este se encuentre debidamente PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 requisitado. Encargado de Entrega de Credenciales y Guías de CENEVAL Entregar a los aspirantes las Credenciales y Guías de CENEVAL para presentar examen de Admisión, así como corroborar que los datos que se encuentran en las Credenciales del aspirante sean los correctos. Personal de Apoyo Apoyar en las actividades que le sean asignadas antes, durante y después del Proceso de Ingreso. Encargado de Caja Efectuar el cobro correspondiente a los aspirantes, de acuerdo a los lineamientos que marcan las Convocatorias (ref. 4 y 5). Capturista Recibir las Solicitudes de Preinscripción a la UV, para su captura. Auditor Realizar la vigilancia de acuerdo a lo establecido por su área. Coordinador de Aplicación Regional Coordinar, dirigir y controlar los recursos materiales y humanos para la Aplicación del Examen en la Región asignada. Coordinador de Sede Administrar los recursos materiales y humanos en la Sede asignada, así como supervisar a los Aplicadores y Auxiliares. Aplicador Recibir y verificar que el material para la Aplicación de Examen esté completo de acuerdo al formato de Control de Materiales, así como aplicar el examen de acuerdo su Instructivo (ref. 23). Auxiliar Apoyar al Coordinador de Sede y a los Aplicadores en las actividades descritas en el Instructivo (ref. 23). Supervisor (de Exámenes Complementarios) Verifica que los aspirantes de las carreras de Educación Física, Histopatólogo Embalsamador y las del Área de Artes, cumplan con las políticas 8 y 9 de este Procedimiento Etapa de A plicación. Supervisor de Ceneval Realizar sus actividades de acuerdo a lo establecido por el CENEVAL. PROPONE
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V. Políticas Preinscripción 1.- La Preinscripción deberá apegarse a las Convocatorias (ref. 4 y.5) disposiciones, acuerdos y comunicados establecidos con la CTAIE (ref. 1) y la DGAE. 2.- Toda información oficial relacionada con el Proceso de Ingreso debe ser proporcionada a los medios de comunicación, única y exclusivamente, por el Presidente, Secretario Técnico y Secretario Ejecutivo de la CTAIE. 3.- Todos los casos no contemplados en el presente documento o en la convocatoria respectiva, se acordarán y resolverán con el Secretario Ejecutivo de la CTAIE. 4.- Los aspirantes a las carreras de Música y Danza en sus ciclos Inicial y Preparatorio, que sean menores de edad, pueden ser preinscritos por alguno de sus padres; sin embargo, la Credencial para presentar Examen de Admisión, deberá recogerla el interesado. 5.- Los aspirantes extranjeros deberán preinscribirse únicamente en la región Xalapa. 6.- Los aspirantes que hubiesen concluido sus estudios en otro Estado de la República Mexicana o en una región diferente a Xalapa y que pretendan realizar su trámite en la Región Xalapa, deben justificar su residencia permanente en ésta, de acuerdo al lineamiento 4 de Preinscripción de la Convocatoria (ref. 4). 7.- Los aspirantes que hayan tenido escolaridad en alguna carrera de la Universidad Veracruzana y causaron Baja Definitiva, no podrán preinscribirse a la misma carrera; de acuerdo a lo estipulado en el lineamiento 6 de Preinscripción de la Convocatoria (ref. 4). 8.- Los aspirantes pueden registrarse sólo a una carrera (eligiendo la Región donde deseen estudiarla) con base al lineamiento 7 de Preinscripción de la Convocatoria (ref. 4). Excepto los del Área Académica de Artes. 9.- Los aspirantes que no realicen su trámite de Preinscripción en la semana, de acuerdo con las Convocatorias (ref. 4 y 5), pueden registrarse los días jueves o viernes de la semana siguiente; o todas las letras y lo podrán hacer, los dos últimos días al cierre del Proceso. 10.- Los aspirantes miembros de las Fuerzas Armadas Oficiales del País (incluyendo hijos y cónyuges), podrán realizar su Preinscripción en cualquiera de las cinco regiones, independientemente de su escuela de procedencia; presentando fotocopia de la documentación que los acredite. 11.- Para los aspirantes egresados de las Escuelas Normales o titulados de Escuelas Normales Particulares incorporadas a la Secretaría de Educación Pública,(con Título de PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 Profesor de Educación Primaria o Preescolar ), se podrán preinscribir en la región que les corresponde, únicamente a carreras del Área Académica de Humanidades presentando el certificado respectivo de dicha Secretaría. 12.- Los aspirantes que en el presente ciclo escolar van a acreditar su bachillerato mediante el acuerdo 286 de la Secretaría de Educación Pública, deberán presentar su pase de ingreso al examen; y serán preinscritos en calidad de condicionados, de acuerdo a lo establecido en el requisito 2 inciso “c” de Preinscripción de la Convocatoria (ref. 4). 13.- Los aspirantes que soliciten Condonación del pago por concepto de Preinscripción, deberán realizar el trámite, con antelación al de Preinscripción; en la Región Xalapa en la Dirección General de Recursos Humanos y en las regiones, en la Vicerrectoría correspondiente. 14.- Los aspirantes que se presenten a realizar el trámite de Preinscripción el último día de registro en la Región Xalapa, y que correspondan a una región diferente, podrán preinscribirse, pero su solicitud será capturada en la Base de Datos de la región donde les corresponde y la Credencial (formato 2) le será entregada, por la tarde del mismo día; asimismo, los que no cumplan con algún requisito, se les preinscribe condicionados, y se utiliza el formato de Preinscripción Condicionada. 15.- Los siguientes casos, sólo deberán ser autorizados por los Secretarios Académicos Regionales y el Responsable en la Región Xalapa, según el caso, previa justificación debidamente documentada por el aspirante; y notificarlos semanalmente al Coordinador General del Proceso de Ingreso a través del reporte correspondiente (formato 3). a).- El trámite de Preinscripción podrá ser gestionado por otra persona, presentando carta poder, sólo cuando el aspirante se encuentre en situaciones de enfermedad, residiendo o realizando estudios fuera del estado o del país. b).- El aspirante puede solicitar cambio de carrera, únicamente dentro de los dos días hábiles a partir de la emisión de la Credencial para presentar examen de Admisión c).- En caso de extravío de la Credencial para Examen de Admisión, se entregará otra, previa solicitud por escrito del interesado. d).- El aspirante que requiera realizar su trámite de manera anticipada a la semana que le corresponda, de acuerdo con las Convocatorias (ref.4 y 5), previa solicitud del interesado, por escrito, sólo cuando se encuentre en situaciones de enfermedad, residiendo o realizando estudios fuera del estado o del país. e).- Aquellas situaciones, no contempladas en las políticas anteriores (puntos 1-15), deberán ser planteadas por el Secretario Académico Regional y Responsable en la Región Xalapa, en la Solicitud de Autorizaciones (formato 4) a través del Coordinador General del PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 Proceso de Ingreso para recabar la autorización ante la Dirección General de Administración Escolar.
Aplicación 1.- Podrá presentar examen el aspirante que llegue después de la hora de inicio, responsabilizándose de entregar su examen a la hora establecida para su grupo; sólo con la autorización del Coordinador de Sede, quien deberá documentar el formato correspondiente (Formato 1). 2.- Podrá presentar examen el aspirante sin credencial (formato2), previa verificación de la existencia del talón de credencial y la Relación de Aspirantes a Examen de Admisión (ref.27) y deberá entregar copia de identificación con fotografía, que se anexa al formato correspondiente (Formato 2). 3.- No procede la autorización de presentar examen en una Región o Sede diferente a la que indica la credencial (formato2). 4.- No se permite al aspirante presentar examen en fecha diferente a la que corresponde y señala su credencial (formato2) aún cuando presente justificante médico. 5.- Será el Coordinador de Sede, quien autorice a un aspirante presentar examen, de acuerdo a los datos de su credencial (formato2) aún cuando estos no coincidan con los datos de la Relación Alfabética de Aspirantes por Región (ref. 12), esta autorización debe ser documentada en el formato correspondiente (formato 15) anexando fotocopia de la Credencial (formato2). 6.- Será el Coordinador de Sede quien proceda a cancelar el examen de un aspirante cuando se detecte que este, esta copiando de otro, transcribiendo el examen y/ ó exista suplantación de persona y se debe documentar en el Formato correspondiente (Formato 15). 7.- No se permitirá presentar Examen Complementario a los aspirantes de las carreras de Histopatólogo Embalsamador, Educación Física, Deporte y Recreación y las del Área Académica de Artes que se presente fuera de la fecha indicada para la aplicación, o que no hayan presentado examen de conocimientos. 8.- La aplicación de Exámenes Complementarios para las carreras que así lo requieran, serán responsabilidad de las Direcciones Genérales de las Áreas correspondientes, quienes designarán las Dependencias que los apliquen en coordinación con la DGAE, la cual asignará un supervisor para dicho examen.
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 9.- Las situaciones que no estén previstas en estas políticas, deberán ser planteadas ante el Coordinador General del Proceso de Ingreso y resueltas por la DGAE.
Evaluación y Selección 1.- Todos los aspirantes a ingresar a la Universidad Veracruzana deben haber presentado EXANI I o EXANI II, según corresponda el nivel de la carrera elegida. 2.- Los aspirantes de las carreras de Educación Física, Histopatólogo Embalsamador y las del Área Académica de Artes, en los niveles Preparatorio y Profesional, deben presentar los exámenes que complementen su puntaje. El aspirante que no presente alguno de ellos, se le considerará como inasistencia y no tendrá derecho de ingresar a la UV. 3.- Los aspirantes del ciclo inicial de la carrera de Música, sólo presentarán el examen de aptitudes en la Facultad respectiva. 4.- Corresponde a la CTAIE, determinar previo análisis, los corrimientos de lista que considere pertinentes.
VI. Desarrollo El Proceso de Ingreso esta conformado por tres Etapas (ver anexo 1):
• • •
Etapa de Preinscripción, Etapa de Aplicación, y Etapa de Evaluación y Selección.
A su vez la Etapa de preinscripción se divide en 8 módulos (ver anexo 2). Estos módulos son los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Recepción de Aspirantes Entrega de Solicitud de Preinscripción Revisión de Documentos Caja Recepción de Documentos Elaboración de Credencial para (Centro de Computo) Orientación y llenado del Cuestionario de Contexto de CENEVAL Entrega de Credenciales y Guías PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 A continuación se describen las actividades que se realizan por Etapa.
Etapa de Preinscripción Director General de Administración Escolar 1.- Designa a las personas que fungirán como Coordinador General del Proceso de Ingreso, Responsable de Centro de Cómputo, Responsable de la Preinscripción y Encargado del Centro de Cómputo para la Región Xalapa. 2.- Solicita por oficio a los Directores Generales de Área, la Oferta Educativa. 3.- Comunica al Coordinador General del Proceso los lineamientos establecidos con la CTAIE, la Oferta Educativa y lo convenido con CENEVAL para llevar a cabo este Proceso. 4.- Solicita por escrito a los Secretarios Académicos Regionales y al Coordinador General del Proceso de Ingreso el lugar donde se realizará la Preinscripción en cinco regiones. Coordinador General del Proceso de Ingreso 5.- Recibe del Director General de Administración Escolar, los lineamientos de la CTAIE; así como la Oferta Educativa, para la realización del Proceso de Ingreso. 6.- Elabora las propuestas de Cronograma de actividades para el Proceso de Ingreso (ref. 7) presentándolas para su revisión al Director General de Administración Escolar. 7.- Comunica al Director General de Administración Escolar, por escrito el lugar donde se realizará la Preinscripción, en la región Xalapa. 8.- Acuerda con el CENEVAL, las fechas probables para la realización de las diferentes etapas del Proceso, donde éste interviene. 9.- Requisita la primera parte de la solicitud de Aplicación del CENEVAL, referente a los Cuestionarios de Contexto y Guías de estudio EXANI I y II, para efectuar la Preinscripción. Secretario Académico Regional 10.- Comunica al Director General de Administración Escolar, por escrito el lugar donde se realizará la Preinscripción, en su región.
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 11.- Comunica al Director General de Administración Escolar Coordinador General del Proceso Ingreso, el personal que participará en el Proceso de Preinscripción, a través del formato correspondiente (formato 7).
Director General de Administración Escolar 12.-Revisa y autoriza las propuestas del Cronograma (ref. 7) para la realización del Proceso de Ingreso, presentándolas para su acuerdo con la CTAIE. 13.- Designa a las personas que fungirán Encargado del Centro de Cómputo de la Región Xalapa, Responsable de Preinscripción de la Región Xalapa y personal participante en este proceso. 14.- Autoriza lo referente a los recursos materiales y financieros requeridos para Xalapa y las regiones. 15.- Autoriza el envío al CENEVAL, de la Solicitud de Aplicación Primera Parte (documento externo), en donde se marcan las especificaciones que se requieren para el Proceso de Ingreso. 16.- Solicita por escrito o correo electrónico las Condiciones Iniciales de las facultades Sedes del examen de admisión. 17.- Solicita a la Dirección General de Recursos Humanos los requisitos de Condonación, para los trabajadores de la UV que puedan gozar de dicho beneficio. 18.- Solicita a la Dirección de Servicios Informáticos Administrativos, las adecuaciones al Sistema de Preinscripción para su entrega al Responsable del Centro de Cómputo de la DGAE. Responsable del Centro de Cómputo de la DGAE 19.- Realiza pruebas del funcionamiento del Sistema de Preinscripción 20.- Crea los discos de instalación por región con el software de aplicación para ser entregado a los Encargados de los Centros de Cómputo Regionales, junto con las instrucciones de instalación y operación. 21.- Capacita a los Encargados de los Centros de Cómputo Regionales para que operen el sistema. Coordinador General del Proceso de Ingreso PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 22.- Elabora las propuestas de Convocatorias para el Proceso de Ingreso (refs. 4 y 5) presentándolas para su revisión al Director General de Administración Escolar. Director General de Administración Escolar 23.- Revisa y autoriza las propuestas de Convocatorias (refs. 4 y 5) para la realización del Proceso de Ingreso, presentándolas para su acuerdo con la CTAIE. 24.- Solicita por oficio al Director de Comunicación Social la publicación de las Convocatorias Coordinador General del Proceso de Ingreso 25.- Solicita al Administrador de la DGAE los recursos necesarios para la realización de este proceso. Administrador de la DGAE 26.- Recibe solicitud de los recursos necesarios para la realización de la Preinscripción. 27.- Tramita los recursos solicitados. 28.- Entrega al Coordinador General del Proceso de Ingreso y Secretarios Regionales los materiales requeridos. Coordinador General del Proceso de Ingreso 29.- Actualiza el Catálogo de Escuelas de Procedencia (ref. 9) con base en el (formato 9) y supervisa su envío al CENEVAL por parte del Encargado del Centro de Cómputo de la DGAE. 30.- Supervisa la captura y validación de las condiciones iniciales de todas las regiones y monitorea el comportamiento de las mismas a través del Reporte de Relación de Aulas para Examen de Admisión. 31.- Recibe del CENEVAL los Cuestionarios de Contexto y las Guías de estudio EXANI I y II para la realización de la Preinscripción. Las distribuye a las cinco regiones, con base a la demanda esperada. 32.- Distribuye las Solicitudes de Preinscripción y las Credenciales para presentar el Examen a las 5 regiones. Responsable del Centro de Cómputo de la DGAE 33.- Entrega las Bases de Datos con las Condiciones Iniciales a los Encargados de los Centros de Cómputo PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 Secretario Académico Regional y Responsable de la Preinscripción Región Xalapa 34.- Capacita a los participantes en la Preinscripción para la realización de sus actividades. 35.- Distribuye el material de Preinscripción a los encargados de los diferentes módulos. 36.- Supervisa que los aspirantes cubran todos los Módulos de la Preinscripción.
Encargado de Recepción de Aspirantes 37.- Realiza sus funciones durante la Preinscripción descritas en la “Guía de Actividades del Personal participante en la Preinscripción” . Encargado de Orientación de la Solicitud de la U.V. 38.- Realiza sus funciones durante la Preinscripción con base a la Guía de Actividades del Personal participante en la Preinscripción” . Encargado de Revisión de Documentos 39.- Realiza sus funciones durante la Preinscripción con base a la “Guía de Actividades del Personal participante en la Preinscripción” . Encargado de Recepción de Documentos 40.- Realiza sus funciones durante la Preinscripción con base a la “Guía de Actividades del Personal participante en la Preinscripción” . Encargado de Orientación del Formato de Ceneval 41.- Realiza sus funciones durante la Preinscripción con base a la “Guía de Actividades del Personal participante en la Preinscripción”. Encargado de Entrega de Credenciales y Guías de Ceneval 42.- Realiza sus funciones durante la Preinscripción con base a la “Guía de Actividades del Personal participante en la Preinscripción”. Personal de Apoyo 43.- Realiza sus funciones durante la Preinscripción con base a la “Guía de Actividades del Personal participante en la Preinscripción”. Encargado de Caja 44.- Efectuar el cobro correspondiente a los aspirantes, de acuerdo a los lineamientos que marcan las Convocatorias. PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 Capturista 45.- Realiza sus funciones durante la Preinscripción con base a la “Guía de Actividades del Personal participante en la Preinscripción”. Auditor 46.- Realizar la vigilancia de acuerdo a lo establecido por su área. Secretario Académico Regional y Responsable de la Preinscripción Región Xalapa 47.- Turna debidamente requisitado el formato Solicitud de Autorizaciones, los casos no contemplados en las Convocatorias (ref. 4 y 5) y en las Políticas de este Procedimiento, vía fax al Coordinador General del Proceso de Ingreso. 48.- Solicita al Encargado del Centro de Cómputo de su región, la impresión de los siguientes reportes: a).- Resumen General de Ingresos por Área (DAGAE-I-RPI-011-1) b).- Relación de Aspirantes con arancel condonado (DAGAE-I-RPI-029-1) c).- Relación de Aspirantes extranjeros (DAGAE-I-RPI-025-1) para realizar diariamente la Conciliación del número de aspirantes preinscritos, nacionales, extranjeros y condonados, con el personal de Caja y Encargado del Centro de Cómputo. 49.- Así mismo le solicita al Encargado de Cómputo Regional, los siguientes reportes para su validación diaria, que permitan detectar inconsistencias: a).- Aspirantes con fecha de nacimiento inválida. (DAGAE-I-RPI-026-1) b).- Aspirantes relacionados con diferencia de nombre. (DAGAE-I-RPI-021-1) d).- Aspirantes con indicador de baja de registro. (DAGAE-I-RPI-030-1) c).- Aspirantes homónimos sin relación. (DAGAE-I-RPI-022-1) d).- Aspirantes relacionados con número de control distante (DAGAE-I-RPI-124-1) e).- Aspirantes con discapacidades ((DAGAE-I-RPI-125-1) f).- Aspirantes no homónimos no relacionados (DAGAE-I-RPI-130-1) g).- Aspirantes Adventistas (DAGAE-I-RPI-131-1) h).- Reporte de aspirantes gemelos (DAGAE-I-RPI-132-1) 50.- Envía al Coordinador General del Proceso de Ingreso, el Reporte Semanal de Autorizaciones para su archivo y seguimiento. Coordinador General del Proceso de Ingreso 51.- Supervisa que, al final de cada día de Preinscripción, se lleve a cabo la conciliación de aspirantes preinscritos nacionales, extranjeros y condonados con los Recibos de Ingresos por dichos conceptos, en las cinco regiones. 52.- Recibe diariamente del Responsable del Centro de Cómputo de la DGAE información y estadísticas de la Preinscripción de las cinco regiones. PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 53.- Recibe de los Secretarios Académicos Regionales y del Responsable en la Región Xalapa, el formato de Solicitud de Autorizaciones (formato 4) y los turna a la DGAE para su análisis y en su caso, autorización. 54.- Envía los Cuestionarios de Contexto a CENEVAL, ordenadas por el número de folio de las cinco regiones. 55.- Solicita al Responsable del Centro de Cómputo de la DGAE la impresión de la Relación Alfabética de Aspirantes por Región. Responsable del Centro de Cómputo de la DGAE 56.- Recibe de los Encargados de los Centros de Cómputo Regionales diariamente al final de la Preinscripción, las Bases de Datos para integrar la Base de Registro de la UV; genera los Reportes de la Demanda de Carrera por Región de Preinscripción y de Adscripción; elabora las estadísticas correspondientes y envía por correo electrónico a la DGAE y al Coordinador General del Proceso de Ingreso. 57.- Realiza respaldos diarios de las Bases de Datos generadas en la preinscripción de las cinco regiones. 58.- Supervisa la operación del Sistema de Administración Escolar en las cinco regiones, analiza y resuelve los problemas planteados por los Encargados de los Centros de Cómputo Regionales. 59.- Concilia las Bases de Datos de los registros leídos en CENEVAL con la Base de Datos generada en la Preinscripción de la UV y verifica que la Base de Datos resultado de la Preinscripción, que se envía a CENEVAL cumpla con lo convenido y definido en las condiciones que permiten la recepción del material del examen. 60.- Actualiza la Base de Datos en coordinación con el Coordinador General del Proceso de Ingreso, en caso de resultar diferencias. 61.- Envía la Base de Datos a CENEVAL y entrega al Coordinador General del Proceso de Ingreso la información generada. Coordinador General del Proceso de Ingreso 62.- Supervisa que el Responsable del Centro de Cómputo de la DGAE envíe la Base del Registro de la Universidad Veracruzana al CENEVAL. Director General de Administración Escolar 63.- Informa a las partes interesadas, el desarrollo de la Preinscripción, a través de estadísticas. PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 Coordinador General del Proceso de Ingreso 64.- Inicia actividades de Reclutamiento y Selección de Aplicadores y Auxiliares, de acuerdo al Instructivo del Capacitador.
Etapa de Aplicación Director General de Administración Escolar 65.- Recibe y revisa con el Coordinador General del Proceso de Ingreso lo planeado para la realización de la Aplicación del Examen. 66.- Autoriza lo referente a los recursos materiales y financieros requeridos para las cinco regiones. 67.- Recibe del Coordinador General del Proceso de Ingreso la Relación del personal que participará en la Aplicación de Examen en la Región Xalapa; de las regiones esta relación es enviada por los Secretarios Académicos Regionales. 68.- Autoriza y otorga nombramientos para el personal que participara en la Aplicación de Examen en las cinco regiones. 69.- Solicita por escrito al Director General del Área de Ciencias de la Salud el servicio médico para todas las Sedes de Aplicación de Examen en la región Xalapa. 70.- Solicita por oficio a las Secretarios Académicos Regionales el apoyo de servicio medico en todas las sedes designadas por región, para la Aplicación del Examen. 71.- Comunica por escrito a las Autoridades Universitarias, que el acceso a las Sedes designadas para la Aplicación de Examen, es sólo para el personal autorizado. 72.- Recibe del Coordinador General del Proceso de Ingreso notificación de la recepción del material enviado por CENEVAL. Administrador de la DGAE 73.- Realiza el trámite de los recursos solicitados por el Coordinador General del Proceso de Ingreso. 74.- Suministra al Coordinador General del Proceso de Ingreso, los recursos necesarios para la Aplicación del Examen en las cinco regiones. Coordinador General del Proceso de Ingreso PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 75.- Verifica con el apoyo del Responsable del Centro de Cómputo que la Base de Datos enviada a CENEVAL sea igual en número y datos con la que resulte de la lectura de los formatos leídos por CENEVAL. 76.- Coordina con las Secretarios Académicos Regionales el personal que participará en la Aplicación de Examen. 77.- Define y solicita por oficio al Director General de Administración Escolar la relación de recursos necesarios para la aplicación. 78.- Coordina la recepción del material enviado por CENEVAL y se asegura que cumplan con lo establecido en la solicitud de aplicación. 79.- Recibe, verifica, empaqueta, sella y clasifica, con Personal de Apoyo de la DGAE y CENEVAL los Cuadernillos de Preguntas (ref. 28 y29) y Hojas de Respuestas (Formatos 17 y 18) recibidos de sus Sedes, por: Área, Sede y fecha de Aplicación. 80.- Entrega con el personal de la Coordinación de Ingreso Escolar en presencia del Auditor, el material de Aplicación de CENEVAL, al Servicio de Seguridad contratado, para su distribución en las regiones y sedes de aplicación. Estableciendo fecha y hora de entrega y recepción programadas, así como los nombres de las personas autorizadas para la recepción y entrega de los mismos. 81.- Solicita al Responsable del Centro de Cómputo de la DGAE, la impresión de reportes, formatos y documentos para la Aplicación de Examen. Responsable del Centro de Cómputo 82.- Coordina la impresión de los reportes, formatos y documentos para la Aplicación del Examen en las cinco regiones. 83.- Envía a las Regiones la Base de Datos que les permitirá imprimir la Relación de Aspirantes a Examen de Admisión. Coordinador General del Proceso de Ingreso 84.- Recibe y entrega a los Coordinadores de Aplicación de cada una de las regiones, los materiales impresos para su validación. Coordinador de Aplicación Regional 85.- Valida los reportes, formatos y documentos para la Aplicación del Examen.
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 Secretario Académico Regional 86.- Solicita, por escrito, a las dependencias designadas como Sedes de Aplicación de Examen, que cumplan con las condiciones requeridas. Coordinador General del Proceso de Ingreso 87.- Recibe del Administrador de la DGAE los recursos solicitados y los distribuye a los Coordinadores de Aplicación Regional, quienes a su vez los entregan a los Coordinadores de Sede. 88.- Coordina la realización de la plática de reforzamiento para los Aplicadores y Auxiliares seleccionados con los Coordinadores de Aplicación, los Secretarios Regionales Académicos, Coordinadores de Sede, Personal de apoyo y de CENEVAL. Coordinador de Aplicación Regional 89.- Recibe los materiales necesarios para la Aplicación de Examen y los organiza por Región, Sede, Área, Aula, nivel y fecha, para su entrega a los Coordinadores de Sede de la Región asignada. 90.- Recibe del Responsable del Centro de Cómputo de la DGAE las Constancias de Aplicadores y Auxiliares, para firma del Director General de Administración Escolar. 91.- Coordina con el Secretario Académico Regional la realización de la plática de reforzamiento para Aplicadores y Auxiliares seleccionados; en la Región Xalapa, es el Coordinador de Aplicación quien lleva a cabo esta actividad. 92.- Confirma, el día de la plática de reforzamiento, la asistencia de los Aplicadores y Auxiliares para la Aplicación del Examen de Admisión con los Secretarios Académicos Regionales, Coordinadores de Sede. 93.- Supervisa junto con el Coordinador de Sede que la infraestructura de la Sede cumpla con las condiciones adecuadas para realizar la aplicación del examen. 94.- Se asegura de contar con el personal necesario para realizar la Aplicación del Examen. 95.- Al final de la Aplicación del Examen de Admisión, recibe de los Coordinadores de Sede los reportes, documentos y formatos utilizados durante la Aplicación; así como el informe de ocurrido en el transcurso de la misma. Coordinador de Sede 96.- Recibe del Coordinador de Aplicación Regional los reportes, formatos y documentos.
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 97.- Recibe del Secretario Académico Regional los talones de las Credenciales, Relación de Aspirantes a examen de admisión (ref.13). En la Región Xalapa, los Coordinadores de Sede, reciben los documentos de parte del Coordinador de Aplicación. 98.- Asegura la asistencia y puntualidad de los Aplicadores y Auxiliares los días de Aplicación de examen y que no se permita el ingreso a personas no autorizadas. 99.- Recibe y firma al Servicio de Seguridad contratado los paquetes de Hojas de Respuestas (formatos 17 y18) y Cuadernillos de preguntas (ref. 28 y 29) para la Aplicación del Examen. Mantiene el Registro en el formato de Control de Materiales. 100.- Distribuye el material y documentos por aula a los Aplicadores, requeridos en la Aplicación del Examen. 101.- Supervisa que se cumpla con todas las actividades para el desarrollo de la Aplicación de Examen en su sede, siguiendo los lineamientos establecidos en el presente Procedimiento e Instructivo del Aplicador. 102.- Coordina y verifica que el Personal de Apoyo o los Auxiliares realicen el sellado de Credenciales a los aspirantes con asistencia al examen. 103.- Realiza recorrido en todas las aulas para recabar la asistencia e inasistencia al examen, así como los Cuadernillos de preguntas no utilizados por parte de CENEVAL y el Auditor. 104.- Entrega copia de Relación de Aspirantes a Examen de Admisión al Supervisor de CENEVAL y al Auditor de la Sede verificando la inasistencia. 105.- Registra en el documento de Control de Materiales (Formato 20) los Cuadernillos de Preguntas (ref.28 y 29) y Hojas de Respuesta del CENEVAL (Formatos 17 y 18) remplazados por daño o error. 106.- Verifica que los datos de exámenes aplicados y documentos no utilizados del Supervisor del CENEVAL, así como la información del l Auditor coincidan, con los registros de lo asentado en el formato 20; firman este los tres y entrega copia del mismo a cada uno. 107.- Firma las actas levantadas por el Auditor al cierre del día de acuerdo a lo establecido por su área. 108.- Realiza la entrega de Constancias a Aplicadores y Auxiliares que participaron en la Aplicación de Examen. 109.- Al finalizar la Aplicación de Examen, hace entrega documentada de las cajas selladas por el CENEVAL, conteniendo los Cuadernillos de Preguntas (ref.28 y 29), PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 utilizados y no utilizados en la Aplicación del Examen, a la empresa de seguridad contratada para su concentración en la Región Xalapa. 110.- Asegura que el Supervisor de CENEVAL reciba todas las Hojas de Respuestas (Formatos 17 y 18) utilizadas y no utilizadas en la Aplicación del Examen, para su traslado a las instalaciones de CENEVAL. 111.- Elabora el informe de su Sede y lo entrega al Coordinador de Aplicación junto con los documentos utilizados durante el desarrollo de la Aplicación del Examen. Aplicador 112.- Realiza las actividades con base al Instructivo del Aplicador (ref.23). Auxiliar 113.- Realiza las actividades con base al Instructivo del Aplicador (ref. 23). Personal de Apoyo 114.- Apoya al Coordinador de Sede en todas las actividades que éste le encomiende, para realización de la Aplicación del Examen. Auditor 115.- Acude a la Sede asignada y se presenta con el Coordinador de Sede para llevar a cabo sus actividades, de acuerdo a lo establecido por su área. Supervisor de Exámenes Complementarios 116.- Recibe del Coordinador General del Proceso de Ingreso, el reporte Relación de aspirantes con examen Complementario, para la realización de la intervención de los exámenes especiales. 117.- Informa al Coordinador General del Proceso de Ingreso cualquier inconsistencia detectada, durante la Aplicación de los Exámenes Complementarios. 118.- Entrega al final de la Aplicación el reporte correspondiente. Coordinador General del Proceso de Ingreso 119.- Recibe de los Coordinadores de Aplicación los reportes, formatos y documentos debidamente requisitados. 120.- Recibe al final del Proceso los informes del Coordinador de Aplicación, Coordinadores de Sede y Secretarios Académicos Regionales. PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 121.- Recibe del Servicio de Seguridad contratado, los Cuadernillos de Preguntas (ref. 28 y 29) utilizados y no utilizados durante la Aplicación del Examen, en cada región, para su devolución a CENEVAL.
Evaluación y Selección Coordinador General del Proceso de Ingreso 122.- Entrega al Encargado de Centro de Cómputo de la DGAE el Control de Inasistencias del Examen de Admisión del CENEVAL, los puntajes de los exámenes complementarios así como la oferta educativa, para su captura y validación, de las cinco regiones. Responsable del Centro de Cómputo 123.- Captura y valida la inasistencia a la Aplicación de Examen con el Coordinador General del Proceso de Ingreso. 124.- Genera la Base de Datos de inasistencias por área y nivel y, junto con el Coordinador General del Proceso de Ingreso, la envía por correo electrónico, para su validación al CENEVAL. Coordinador General del Proceso de Ingreso 125.- Recibe en las instalaciones del CENEVAL en la Ciudad de México, las Bases de Datos respaldadas en medio magnético, con los puntajes obtenidos por los aspirantes que presentaron el examen de admisión y la del registro de los mismos. A su vez CENEVAL entrega una copia de las Bases al Auditor. 126.- Entrega al Director General de Administración Escolar, el medio magnético sellado conteniendo las bases conciliadas del CENEVAL, en presencia del cliente, personal de Auditoria, de la Dirección de Servicios Informáticos Administrativos y del Encargado de Centro de Cómputo de la DGAE. Auditor 127.- Supervisa las actividades realizadas en las instalaciones del CENEVAL, así como las demás que se realizan para la Evaluación y Selección con base en el Procedimiento establecido por su área. 128.- Recibe de la DGAE la información de los puntajes obtenidos por los aspirantes, en archivo magnético. PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 Director General de Administración Escolar 129.- Recibe del Coordinador General del Proceso de Ingreso el medio magnético que contienen la base de datos del CENEVAL, retira sellos y entrega al Encargado de Centro de Cómputo de la DGAE.
Coordinador General del Proceso de Ingreso 130.- Supervisa que el Encargado del Centro de Cómputo de la DGAE, en coordinación con personal de la Dirección de Servicios Informáticos y Administrativos, generen el Reporte de aspirantes seleccionados con derecho y sin derecho. 131.- Valida, en coordinación con el Auditor, los reportes previos a su impresión para ser publicados. 132.- Solicita al Centro de Cómputo de la DGAE la publicación del Reporte de Aspirantes con derecho y sin derecho en el portal de aspirantes de la Universidad Veracruzana. Encargado de Centro de Cómputo de la DGAE 133.- Elabora archivos para la publicación del Reporte de aspirantes con derecho y sin derecho (resultados de Primera Lista) y en su caso los corrimientos que sean autorizados. Director General de Administración Escolar 134.- Entrega por oficio a la Contraloría General, el Reporte de aspirantes con derecho y sin derecho. 135.- Entrega a la Dirección de Comunicación Social de la Universidad Veracruzana, el Reporte de aspirantes con derecho y sin derecho, para su publicación 136.- Entrega a las Vicerrectorias y Facultades de la Región Xalapa la publicación de aspirantes con derecho y sin derecho. Jefe del Departamento de Control Escolar 137.- Realiza la Inscripción de los aspirantes con derecho, de acuerdo con el Procedimiento respectivo (ref. 7) 138.- Proporciona al Coordinador General del Proceso de Ingreso, el reporte de los aspirantes inscritos y no inscritos.
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 Coordinador General del Proceso de Ingreso 139.- Acuerda con la CTAIE los lineamientos para cubrir los lugares de carrera de baja demanda con oferta disponible, así como aquellos lugares que no fueron cubiertos por inscripción. 140.- En su caso, se publica la Convocatoria de Invitación y/o listas de corrimiento en el portal de aspirantes de la UV.
VII. Referencias Los documentos que sirven como referencia a este procedimiento son: 1. Norma ISO 9000-2000 Fundamentos y Vocabulario 2. Manual de Gestión de la Calidad ( DGAE-GE-MI-01) 3. Acuerdos de la Comisión Técnico - Académica de Ingreso y Escolaridad. 4. Convocatoria para Licenciaturas, TSU y Carreras Técnicas (DGAE-IE-OtI-02). 5. Convocatoria de Ingreso a Artes (DGAE-IE-OtI-03). 6. Cronograma de actividades para el Proceso de Ingreso (DGAE-IE-OtI-04) 7. Guía de Actividades del personal participante en la Preinscripción (DGAE-IEGI-01) 8. Cuestionario de Contexto EXANI I y EXANI II. (Documento Externo) 9. Guías de examen de CENEVAL EXANI I y EXANI II. (Documento Externo) 10. Catálogo de Escuelas de Procedencia (DGAE-I-RPI-050-2). 11. Relación de Aulas para Examen de Admisión (DGAE-I-RPI-053-1). 12. Resumen General de ingresos por área (DGAE-I-RPI-011-1). 13. Relación de Aspirantes con arancel condonado (DGAE-I-RPI-029-1) 14. Relación de Aspirantes Extranjeros (DGAE-I-RPI-025-1). 15. Aspirantes con fecha de nacimiento invalida (DGAE-I-RPI-026-1) 16. Aspirantes homónimos sin relación (DGAE-I-RPI-022-1). 17. Aspirantes relacionados con número de control distante( DGAE-I-RPI-124-1) 18. Aspirantes con discapacidades(DGAE-I-RPI-125-1) 19. Aspirantes no homónimos no relacionados(DGAE-I-RPI-130-1) 20. Aspirantes Adventistas (DGAE-I-RPI-131-1) 21. Aspirantes Relacionados con diferencias de nombre (DGAE-1-RPI-021-1) 22. Aspirantes con indicador de baja de registro (DGAE-I-RPI-030-1). 23. Reporte de aspirantes Gemelos (DGAE-I-RPI-132-1) 24. Formato de Preinscripción Condicionada 25. Demanda de carreras por Región de Preinscripción (DGAE-I-RPI-014-1) 26. Demanda de carreras por Región de Adscripción (DGAE-I-RPI-016-1) 27. Base de Datos General de Preinscripción 28. Relación Alfabética de aspirantes por región (DGAE-I-RPI-063-1). 29. Instructivo para el Aplicador y Auxiliar (DGAE-IE-II-01) 30. Guía de Reclutamiento y Selección de Aplicadores y Auxiliares. (DGAE-IE-GI-02) 31. Relación de Aspirantes a Examen de Admisión (DGAE-I-RPI-051-1) 32. Cuadernillos de preguntas deL CENEVAL EXANI I (Documento Externo). 33. Cuadernillos de preguntas del CENEVAL EXANI II (Documento Externo) PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 34. Reporte de inasistencias (DGAE-I-RPI-067-1) 35. Resumen de Inasistencias (DGAE-I-RPI-068-1) 36. Relación de aspirantes con examen Complementario(DGAE-I-RPI-060-1) 37. Reporte de aspirantes con Derecho y sin Derecho (DGAE-I-RPI-095-1) 38. Procedimiento de Supervisión de Inscripción (DGAE-SE-PI-01)
VIII. Formatos Consultar el Catálogo de Formatos de Ingreso Escolar (DGAE-IE-OTL-06)
IX. Anexos ANEXO 1 Esquema del proceso de Ingreso { SHAPE \* MERGEFORMAT }
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 ANEXO2 Esquema de la Etapa de Preinscripción { SHAPE \* MERGEFORMAT }
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CONTENIDO Participantes en la Elaboración
I.
Objetivo
II.
Alcance
III.
Definiciones y Terminología
IV.
Responsabilidades y Autoridad
V.
Políticas
VI.
Desarrollo
VII.
Referencias
VIII.
Formatos
IX.
Anexos
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05
Participantes en la Revisión del Procedimiento Como parte del proceso de mejora del Sistema de Gestión de Calidad del Proceso de Ingreso, fue revisado y actualizado este procedimiento por la Dirección General de Administración Escolar y la Coordinación de Ingreso Escolar con la participación de los Agentes del Cambio: Ma. Del Pilar Velasco Muñoz-Ledo Blanca Estela Sánchez Hernández Edgar Ollintonatiuh Gámez Peláez María Hilda Huesca Lagunes Ariel Rivera Torres Celia E. Loman García Miguel Sosa Ruiz Rosalía Castillejos Luís Arminda Hilda Zamora Cabrera Ma. De los Ángeles Guadalupe Domínguez Oliveros Ma. De la Cruz Natividad Domínguez Medina Vianey Olán Salazar
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 I. Objetivo Realizar el Proceso de Ingreso de los aspirantes a l nivel licenciatura y carreras del nivel técnico en la Universidad Veracruzana en todas las Regiones, de acuerdo a los requisitos establecidos por la Comisión Técnico-Académica de Ingreso y Escolaridad con base en la Legislación Universitaria.
II. Alcance Aplica al personal de las áreas de la Dirección General de Administración Escolar que participan en el Proceso de Ingreso, y al personal de otras áreas de la Universidad Veracruzana consideradas como proveedores internos.
III. Definiciones y Terminología Se consideran las definiciones dadas en la Norma ISO 9000:2000 (Fundamentos y Vocabulario), así como las incluidas en el Anexo 6 del Manual de Gestión de la Calidad de la DGAE.
IV. Responsabilidades y Autoridad Director General de Administración Escolar Acordar, comunicar y autorizar todo lo relacionado con el Proceso de Ingreso Escolar, así como designar a los responsables de acuerdo a su competencia, para cubrir los puestos definidos en este procedimiento. Coordinador General del Proceso de Ingreso Planear, organizar y supervisar lo relacionado con el Proceso de Ingreso en las cinco regiones con base en los lineamientos acordados con la CTAIE y el CENEVAL. Responsable del Centro de Cómputo de la DGAE Revisar y probar el Sistema de Administración Escolar módulo de Preinscripción para realizar la entrega a los encargados de Centros de Cómputo Regional. Atender problemáticas del sistema que se susciten en cualquiera de las cinco regiones. Generar la información, estadísticas y reportes para su entrega al Coordinador General del Proceso de Ingreso. Administrador de la DGAE Proporcionar los bienes y servicios solicitados para el Proceso de Ingreso. Secretario Académico Regional Coordinar, dirigir y controlar los recursos utilizados para el Proceso de Ingreso, en la Etapa de Preinscripción. PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 Responsable Región Xalapa Supervisar que la Etapa de Preinscripción en su Región se realice conforme a lo establecido en este Procedimiento. Secretarios de las Facultades del Área Académica de Artes Analizar y autorizar los casos de aspirantes a esta área, de acuerdo a la carrera que soliciten (conocimientos y edad). Jefe del Departamento de Control Escolar Entregar al Coordinador General del Proceso de Ingreso, los reportes de los aspirantes inscritos y no inscritos. Encargado del Centro de Cómputo Regional y Encargado del Centro de Cómputo de la Región Xalapa. Instalar en el equipo de cómputo el modulo de Preinscripción. Generar los reportes de la Preinscripción requeridos por el Secretario Académico Regional y Responsable Región Xalapa, para su validación. Realizar respaldos diarios de las bases de datos del Sistema de Administración Escolar y enviar al Encargado del Centro de Cómputo de la DGAE dichas bases. Encargado de Recepción de Aspirantes Organizar con su personal el traslado de los aspirantes al área de Orientación de la Solicitud de Preinscripción, dando inicio al trámite de Preinscripción. Encargado de Orientación de la Solicitud de la U.V. Orientar a los aspirantes en el llenado de la Solicitud de Preinscripción al Examen de Admisión proporcionando la información necesaria. Verificar que los aspirantes anexen a la Solicitud la documentación requerida. Encargado de Revisión de Documentos Revisar, junto con su personal, que la Solicitud de Preinscripción esté debidamente requisitada, que los aspirantes cumplan con lo establecido en las Convocatorias y anotar la clave de la Escuela de Procedencia. Si procede autoriza, y en caso contrario indicar el motivo. Encargado de Recepción de Documentos Recibir junto con el personal de apoyo, la documentación solicitada del aspirante. Administrar y entregar a los aspirantes los Cuestionarios de Contexto de CENEVAL. Organizar y entregar las Solicitudes de Preinscripción para su captura en Centro de Cómputo. Encargado de Orientación del Formato de CENEVAL Coordinar al personal a su cargo para orientar a los aspirantes en el llenado del Cuestionario de Contexto de CENEVAL, así como verificar que este se encuentre debidamente PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 requisitado. Encargado de Entrega de Credenciales y Guías de CENEVAL Entregar a los aspirantes las Credenciales y Guías de CENEVAL para presentar examen de Admisión, así como corroborar que los datos que se encuentran en las Credenciales del aspirante sean los correctos. Personal de Apoyo Apoyar en las actividades que le sean asignadas antes, durante y después del Proceso de Ingreso. Encargado de Caja Efectuar el cobro correspondiente a los aspirantes, de acuerdo a los lineamientos que marcan las Convocatorias (ref. 4 y 5). Capturista Recibir las Solicitudes de Preinscripción a la UV, para su captura. Auditor Realizar la vigilancia de acuerdo a lo establecido por su área. Coordinador de Aplicación Regional Coordinar, dirigir y controlar los recursos materiales y humanos para la Aplicación del Examen en la Región asignada. Coordinador de Sede Administrar los recursos materiales y humanos en la Sede asignada, así como supervisar a los Aplicadores y Auxiliares. Aplicador Recibir y verificar que el material para la Aplicación de Examen esté completo de acuerdo al formato de Control de Materiales, así como aplicar el examen de acuerdo su Instructivo (ref. 23). Auxiliar Apoyar al Coordinador de Sede y a los Aplicadores en las actividades descritas en el Instructivo (ref. 23). Supervisor (de Exámenes Complementarios) Verifica que los aspirantes de las carreras de Educación Física, Histopatólogo Embalsamador y las del Área de Artes, cumplan con las políticas 8 y 9 de este Procedimiento Etapa de A plicación. Supervisor de Ceneval Realizar sus actividades de acuerdo a lo establecido por el CENEVAL. PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05
V. Políticas Preinscripción 1.- La Preinscripción deberá apegarse a las Convocatorias (ref. 4 y.5) disposiciones, acuerdos y comunicados establecidos con la CTAIE (ref. 1) y la DGAE. 2.- Toda información oficial relacionada con el Proceso de Ingreso debe ser proporcionada a los medios de comunicación, única y exclusivamente, por el Presidente, Secretario Técnico y Secretario Ejecutivo de la CTAIE. 3.- Todos los casos no contemplados en el presente documento o en la convocatoria respectiva, se acordarán y resolverán con el Secretario Ejecutivo de la CTAIE. 4.- Los aspirantes a las carreras de Música y Danza en sus ciclos Inicial y Preparatorio, que sean menores de edad, pueden ser preinscritos por alguno de sus padres; sin embargo, la Credencial para presentar Examen de Admisión, deberá recogerla el interesado. 5.- Los aspirantes extranjeros deberán preinscribirse únicamente en la región Xalapa. 6.- Los aspirantes que hubiesen concluido sus estudios en otro Estado de la República Mexicana o en una región diferente a Xalapa y que pretendan realizar su trámite en la Región Xalapa, deben justificar su residencia permanente en ésta, de acuerdo al lineamiento 4 de Preinscripción de la Convocatoria (ref. 4). 7.- Los aspirantes que hayan tenido escolaridad en alguna carrera de la Universidad Veracruzana y causaron Baja Definitiva, no podrán preinscribirse a la misma carrera; de acuerdo a lo estipulado en el lineamiento 6 de Preinscripción de la Convocatoria (ref. 4). 8.- Los aspirantes pueden registrarse sólo a una carrera (eligiendo la Región donde deseen estudiarla) con base al lineamiento 7 de Preinscripción de la Convocatoria (ref. 4). Excepto los del Área Académica de Artes. 9.- Los aspirantes que no realicen su trámite de Preinscripción en la semana, de acuerdo con las Convocatorias (ref. 4 y 5), pueden registrarse los días jueves o viernes de la semana siguiente; o todas las letras y lo podrán hacer, los dos últimos días al cierre del Proceso. 10.- Los aspirantes miembros de las Fuerzas Armadas Oficiales del País (incluyendo hijos y cónyuges), podrán realizar su Preinscripción en cualquiera de las cinco regiones, independientemente de su escuela de procedencia; presentando fotocopia de la documentación que los acredite. 11.- Para los aspirantes egresados de las Escuelas Normales o titulados de Escuelas Normales Particulares incorporadas a la Secretaría de Educación Pública,(con Título de PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 Profesor de Educación Primaria o Preescolar ), se podrán preinscribir en la región que les corresponde, únicamente a carreras del Área Académica de Humanidades presentando el certificado respectivo de dicha Secretaría. 12.- Los aspirantes que en el presente ciclo escolar van a acreditar su bachillerato mediante el acuerdo 286 de la Secretaría de Educación Pública, deberán presentar su pase de ingreso al examen; y serán preinscritos en calidad de condicionados, de acuerdo a lo establecido en el requisito 2 inciso “c” de Preinscripción de la Convocatoria (ref. 4). 13.- Los aspirantes que soliciten Condonación del pago por concepto de Preinscripción, deberán realizar el trámite, con antelación al de Preinscripción; en la Región Xalapa en la Dirección General de Recursos Humanos y en las regiones, en la Vicerrectoría correspondiente. 14.- Los aspirantes que se presenten a realizar el trámite de Preinscripción el último día de registro en la Región Xalapa, y que correspondan a una región diferente, podrán preinscribirse, pero su solicitud será capturada en la Base de Datos de la región donde les corresponde y la Credencial (formato 2) le será entregada, por la tarde del mismo día; asimismo, los que no cumplan con algún requisito, se les preinscribe condicionados, y se utiliza el formato de Preinscripción Condicionada. 15.- Los siguientes casos, sólo deberán ser autorizados por los Secretarios Académicos Regionales y el Responsable en la Región Xalapa, según el caso, previa justificación debidamente documentada por el aspirante; y notificarlos semanalmente al Coordinador General del Proceso de Ingreso a través del reporte correspondiente (formato 3). a).- El trámite de Preinscripción podrá ser gestionado por otra persona, presentando carta poder, sólo cuando el aspirante se encuentre en situaciones de enfermedad, residiendo o realizando estudios fuera del estado o del país. b).- El aspirante puede solicitar cambio de carrera, únicamente dentro de los dos días hábiles a partir de la emisión de la Credencial para presentar examen de Admisión c).- En caso de extravío de la Credencial para Examen de Admisión, se entregará otra, previa solicitud por escrito del interesado. d).- El aspirante que requiera realizar su trámite de manera anticipada a la semana que le corresponda, de acuerdo con las Convocatorias (ref.4 y 5), previa solicitud del interesado, por escrito, sólo cuando se encuentre en situaciones de enfermedad, residiendo o realizando estudios fuera del estado o del país. e).- Aquellas situaciones, no contempladas en las políticas anteriores (puntos 1-15), deberán ser planteadas por el Secretario Académico Regional y Responsable en la Región Xalapa, en la Solicitud de Autorizaciones (formato 4) a través del Coordinador General del PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 Proceso de Ingreso para recabar la autorización ante la Dirección General de Administración Escolar.
Aplicación 1.- Podrá presentar examen el aspirante que llegue después de la hora de inicio, responsabilizándose de entregar su examen a la hora establecida para su grupo; sólo con la autorización del Coordinador de Sede, quien deberá documentar el formato correspondiente (Formato 1). 2.- Podrá presentar examen el aspirante sin credencial (formato2), previa verificación de la existencia del talón de credencial y la Relación de Aspirantes a Examen de Admisión (ref.27) y deberá entregar copia de identificación con fotografía, que se anexa al formato correspondiente (Formato 2). 3.- No procede la autorización de presentar examen en una Región o Sede diferente a la que indica la credencial (formato2). 4.- No se permite al aspirante presentar examen en fecha diferente a la que corresponde y señala su credencial (formato2) aún cuando presente justificante médico. 5.- Será el Coordinador de Sede, quien autorice a un aspirante presentar examen, de acuerdo a los datos de su credencial (formato2) aún cuando estos no coincidan con los datos de la Relación Alfabética de Aspirantes por Región (ref. 12), esta autorización debe ser documentada en el formato correspondiente (formato 15) anexando fotocopia de la Credencial (formato2). 6.- Será el Coordinador de Sede quien proceda a cancelar el examen de un aspirante cuando se detecte que este, esta copiando de otro, transcribiendo el examen y/ ó exista suplantación de persona y se debe documentar en el Formato correspondiente (Formato 15). 7.- No se permitirá presentar Examen Complementario a los aspirantes de las carreras de Histopatólogo Embalsamador, Educación Física, Deporte y Recreación y las del Área Académica de Artes que se presente fuera de la fecha indicada para la aplicación, o que no hayan presentado examen de conocimientos. 8.- La aplicación de Exámenes Complementarios para las carreras que así lo requieran, serán responsabilidad de las Direcciones Genérales de las Áreas correspondientes, quienes designarán las Dependencias que los apliquen en coordinación con la DGAE, la cual asignará un supervisor para dicho examen.
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 9.- Las situaciones que no estén previstas en estas políticas, deberán ser planteadas ante el Coordinador General del Proceso de Ingreso y resueltas por la DGAE.
Evaluación y Selección 1.- Todos los aspirantes a ingresar a la Universidad Veracruzana deben haber presentado EXANI I o EXANI II, según corresponda el nivel de la carrera elegida. 2.- Los aspirantes de las carreras de Educación Física, Histopatólogo Embalsamador y las del Área Académica de Artes, en los niveles Preparatorio y Profesional, deben presentar los exámenes que complementen su puntaje. El aspirante que no presente alguno de ellos, se le considerará como inasistencia y no tendrá derecho de ingresar a la UV. 3.- Los aspirantes del ciclo inicial de la carrera de Música, sólo presentarán el examen de aptitudes en la Facultad respectiva. 4.- Corresponde a la CTAIE, determinar previo análisis, los corrimientos de lista que considere pertinentes.
VI. Desarrollo El Proceso de Ingreso esta conformado por tres Etapas (ver anexo 1):
• • •
Etapa de Preinscripción, Etapa de Aplicación, y Etapa de Evaluación y Selección.
A su vez la Etapa de preinscripción se divide en 8 módulos (ver anexo 2). Estos módulos son los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Recepción de Aspirantes Entrega de Solicitud de Preinscripción Revisión de Documentos Caja Recepción de Documentos Elaboración de Credencial para (Centro de Computo) Orientación y llenado del Cuestionario de Contexto de CENEVAL Entrega de Credenciales y Guías PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 A continuación se describen las actividades que se realizan por Etapa.
Etapa de Preinscripción Director General de Administración Escolar 1.- Designa a las personas que fungirán como Coordinador General del Proceso de Ingreso, Responsable de Centro de Cómputo, Responsable de la Preinscripción y Encargado del Centro de Cómputo para la Región Xalapa. 2.- Solicita por oficio a los Directores Generales de Área, la Oferta Educativa. 3.- Comunica al Coordinador General del Proceso los lineamientos establecidos con la CTAIE, la Oferta Educativa y lo convenido con CENEVAL para llevar a cabo este Proceso. 4.- Solicita por escrito a los Secretarios Académicos Regionales y al Coordinador General del Proceso de Ingreso el lugar donde se realizará la Preinscripción en cinco regiones. Coordinador General del Proceso de Ingreso 5.- Recibe del Director General de Administración Escolar, los lineamientos de la CTAIE; así como la Oferta Educativa, para la realización del Proceso de Ingreso. 6.- Elabora las propuestas de Cronograma de actividades para el Proceso de Ingreso (ref. 7) presentándolas para su revisión al Director General de Administración Escolar. 7.- Comunica al Director General de Administración Escolar, por escrito el lugar donde se realizará la Preinscripción, en la región Xalapa. 8.- Acuerda con el CENEVAL, las fechas probables para la realización de las diferentes etapas del Proceso, donde éste interviene. 9.- Requisita la primera parte de la solicitud de Aplicación del CENEVAL, referente a los Cuestionarios de Contexto y Guías de estudio EXANI I y II, para efectuar la Preinscripción. Secretario Académico Regional 10.- Comunica al Director General de Administración Escolar, por escrito el lugar donde se realizará la Preinscripción, en su región.
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 11.- Comunica al Director General de Administración Escolar Coordinador General del Proceso Ingreso, el personal que participará en el Proceso de Preinscripción, a través del formato correspondiente (formato 7).
Director General de Administración Escolar 12.-Revisa y autoriza las propuestas del Cronograma (ref. 7) para la realización del Proceso de Ingreso, presentándolas para su acuerdo con la CTAIE. 13.- Designa a las personas que fungirán Encargado del Centro de Cómputo de la Región Xalapa, Responsable de Preinscripción de la Región Xalapa y personal participante en este proceso. 14.- Autoriza lo referente a los recursos materiales y financieros requeridos para Xalapa y las regiones. 15.- Autoriza el envío al CENEVAL, de la Solicitud de Aplicación Primera Parte (documento externo), en donde se marcan las especificaciones que se requieren para el Proceso de Ingreso. 16.- Solicita por escrito o correo electrónico las Condiciones Iniciales de las facultades Sedes del examen de admisión. 17.- Solicita a la Dirección General de Recursos Humanos los requisitos de Condonación, para los trabajadores de la UV que puedan gozar de dicho beneficio. 18.- Solicita a la Dirección de Servicios Informáticos Administrativos, las adecuaciones al Sistema de Preinscripción para su entrega al Responsable del Centro de Cómputo de la DGAE. Responsable del Centro de Cómputo de la DGAE 19.- Realiza pruebas del funcionamiento del Sistema de Preinscripción 20.- Crea los discos de instalación por región con el software de aplicación para ser entregado a los Encargados de los Centros de Cómputo Regionales, junto con las instrucciones de instalación y operación. 21.- Capacita a los Encargados de los Centros de Cómputo Regionales para que operen el sistema. Coordinador General del Proceso de Ingreso PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 22.- Elabora las propuestas de Convocatorias para el Proceso de Ingreso (refs. 4 y 5) presentándolas para su revisión al Director General de Administración Escolar. Director General de Administración Escolar 23.- Revisa y autoriza las propuestas de Convocatorias (refs. 4 y 5) para la realización del Proceso de Ingreso, presentándolas para su acuerdo con la CTAIE. 24.- Solicita por oficio al Director de Comunicación Social la publicación de las Convocatorias Coordinador General del Proceso de Ingreso 25.- Solicita al Administrador de la DGAE los recursos necesarios para la realización de este proceso. Administrador de la DGAE 26.- Recibe solicitud de los recursos necesarios para la realización de la Preinscripción. 27.- Tramita los recursos solicitados. 28.- Entrega al Coordinador General del Proceso de Ingreso y Secretarios Regionales los materiales requeridos. Coordinador General del Proceso de Ingreso 29.- Actualiza el Catálogo de Escuelas de Procedencia (ref. 9) con base en el (formato 9) y supervisa su envío al CENEVAL por parte del Encargado del Centro de Cómputo de la DGAE. 30.- Supervisa la captura y validación de las condiciones iniciales de todas las regiones y monitorea el comportamiento de las mismas a través del Reporte de Relación de Aulas para Examen de Admisión. 31.- Recibe del CENEVAL los Cuestionarios de Contexto y las Guías de estudio EXANI I y II para la realización de la Preinscripción. Las distribuye a las cinco regiones, con base a la demanda esperada. 32.- Distribuye las Solicitudes de Preinscripción y las Credenciales para presentar el Examen a las 5 regiones. Responsable del Centro de Cómputo de la DGAE 33.- Entrega las Bases de Datos con las Condiciones Iniciales a los Encargados de los Centros de Cómputo PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 Secretario Académico Regional y Responsable de la Preinscripción Región Xalapa 34.- Capacita a los participantes en la Preinscripción para la realización de sus actividades. 35.- Distribuye el material de Preinscripción a los encargados de los diferentes módulos. 36.- Supervisa que los aspirantes cubran todos los Módulos de la Preinscripción.
Encargado de Recepción de Aspirantes 37.- Realiza sus funciones durante la Preinscripción descritas en la “Guía de Actividades del Personal participante en la Preinscripción” . Encargado de Orientación de la Solicitud de la U.V. 38.- Realiza sus funciones durante la Preinscripción con base a la Guía de Actividades del Personal participante en la Preinscripción” . Encargado de Revisión de Documentos 39.- Realiza sus funciones durante la Preinscripción con base a la “Guía de Actividades del Personal participante en la Preinscripción” . Encargado de Recepción de Documentos 40.- Realiza sus funciones durante la Preinscripción con base a la “Guía de Actividades del Personal participante en la Preinscripción” . Encargado de Orientación del Formato de Ceneval 41.- Realiza sus funciones durante la Preinscripción con base a la “Guía de Actividades del Personal participante en la Preinscripción”. Encargado de Entrega de Credenciales y Guías de Ceneval 42.- Realiza sus funciones durante la Preinscripción con base a la “Guía de Actividades del Personal participante en la Preinscripción”. Personal de Apoyo 43.- Realiza sus funciones durante la Preinscripción con base a la “Guía de Actividades del Personal participante en la Preinscripción”. Encargado de Caja 44.- Efectuar el cobro correspondiente a los aspirantes, de acuerdo a los lineamientos que marcan las Convocatorias. PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 Capturista 45.- Realiza sus funciones durante la Preinscripción con base a la “Guía de Actividades del Personal participante en la Preinscripción”. Auditor 46.- Realizar la vigilancia de acuerdo a lo establecido por su área. Secretario Académico Regional y Responsable de la Preinscripción Región Xalapa 47.- Turna debidamente requisitado el formato Solicitud de Autorizaciones, los casos no contemplados en las Convocatorias (ref. 4 y 5) y en las Políticas de este Procedimiento, vía fax al Coordinador General del Proceso de Ingreso. 48.- Solicita al Encargado del Centro de Cómputo de su región, la impresión de los siguientes reportes: a).- Resumen General de Ingresos por Área (DAGAE-I-RPI-011-1) b).- Relación de Aspirantes con arancel condonado (DAGAE-I-RPI-029-1) c).- Relación de Aspirantes extranjeros (DAGAE-I-RPI-025-1) para realizar diariamente la Conciliación del número de aspirantes preinscritos, nacionales, extranjeros y condonados, con el personal de Caja y Encargado del Centro de Cómputo. 49.- Así mismo le solicita al Encargado de Cómputo Regional, los siguientes reportes para su validación diaria, que permitan detectar inconsistencias: a).- Aspirantes con fecha de nacimiento inválida. (DAGAE-I-RPI-026-1) b).- Aspirantes relacionados con diferencia de nombre. (DAGAE-I-RPI-021-1) d).- Aspirantes con indicador de baja de registro. (DAGAE-I-RPI-030-1) c).- Aspirantes homónimos sin relación. (DAGAE-I-RPI-022-1) d).- Aspirantes relacionados con número de control distante (DAGAE-I-RPI-124-1) e).- Aspirantes con discapacidades ((DAGAE-I-RPI-125-1) f).- Aspirantes no homónimos no relacionados (DAGAE-I-RPI-130-1) g).- Aspirantes Adventistas (DAGAE-I-RPI-131-1) h).- Reporte de aspirantes gemelos (DAGAE-I-RPI-132-1) 50.- Envía al Coordinador General del Proceso de Ingreso, el Reporte Semanal de Autorizaciones para su archivo y seguimiento. Coordinador General del Proceso de Ingreso 51.- Supervisa que, al final de cada día de Preinscripción, se lleve a cabo la conciliación de aspirantes preinscritos nacionales, extranjeros y condonados con los Recibos de Ingresos por dichos conceptos, en las cinco regiones. 52.- Recibe diariamente del Responsable del Centro de Cómputo de la DGAE información y estadísticas de la Preinscripción de las cinco regiones. PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 53.- Recibe de los Secretarios Académicos Regionales y del Responsable en la Región Xalapa, el formato de Solicitud de Autorizaciones (formato 4) y los turna a la DGAE para su análisis y en su caso, autorización. 54.- Envía los Cuestionarios de Contexto a CENEVAL, ordenadas por el número de folio de las cinco regiones. 55.- Solicita al Responsable del Centro de Cómputo de la DGAE la impresión de la Relación Alfabética de Aspirantes por Región. Responsable del Centro de Cómputo de la DGAE 56.- Recibe de los Encargados de los Centros de Cómputo Regionales diariamente al final de la Preinscripción, las Bases de Datos para integrar la Base de Registro de la UV; genera los Reportes de la Demanda de Carrera por Región de Preinscripción y de Adscripción; elabora las estadísticas correspondientes y envía por correo electrónico a la DGAE y al Coordinador General del Proceso de Ingreso. 57.- Realiza respaldos diarios de las Bases de Datos generadas en la preinscripción de las cinco regiones. 58.- Supervisa la operación del Sistema de Administración Escolar en las cinco regiones, analiza y resuelve los problemas planteados por los Encargados de los Centros de Cómputo Regionales. 59.- Concilia las Bases de Datos de los registros leídos en CENEVAL con la Base de Datos generada en la Preinscripción de la UV y verifica que la Base de Datos resultado de la Preinscripción, que se envía a CENEVAL cumpla con lo convenido y definido en las condiciones que permiten la recepción del material del examen. 60.- Actualiza la Base de Datos en coordinación con el Coordinador General del Proceso de Ingreso, en caso de resultar diferencias. 61.- Envía la Base de Datos a CENEVAL y entrega al Coordinador General del Proceso de Ingreso la información generada. Coordinador General del Proceso de Ingreso 62.- Supervisa que el Responsable del Centro de Cómputo de la DGAE envíe la Base del Registro de la Universidad Veracruzana al CENEVAL. Director General de Administración Escolar 63.- Informa a las partes interesadas, el desarrollo de la Preinscripción, a través de estadísticas. PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 Coordinador General del Proceso de Ingreso 64.- Inicia actividades de Reclutamiento y Selección de Aplicadores y Auxiliares, de acuerdo al Instructivo del Capacitador.
Etapa de Aplicación Director General de Administración Escolar 65.- Recibe y revisa con el Coordinador General del Proceso de Ingreso lo planeado para la realización de la Aplicación del Examen. 66.- Autoriza lo referente a los recursos materiales y financieros requeridos para las cinco regiones. 67.- Recibe del Coordinador General del Proceso de Ingreso la Relación del personal que participará en la Aplicación de Examen en la Región Xalapa; de las regiones esta relación es enviada por los Secretarios Académicos Regionales. 68.- Autoriza y otorga nombramientos para el personal que participara en la Aplicación de Examen en las cinco regiones. 69.- Solicita por escrito al Director General del Área de Ciencias de la Salud el servicio médico para todas las Sedes de Aplicación de Examen en la región Xalapa. 70.- Solicita por oficio a las Secretarios Académicos Regionales el apoyo de servicio medico en todas las sedes designadas por región, para la Aplicación del Examen. 71.- Comunica por escrito a las Autoridades Universitarias, que el acceso a las Sedes designadas para la Aplicación de Examen, es sólo para el personal autorizado. 72.- Recibe del Coordinador General del Proceso de Ingreso notificación de la recepción del material enviado por CENEVAL. Administrador de la DGAE 73.- Realiza el trámite de los recursos solicitados por el Coordinador General del Proceso de Ingreso. 74.- Suministra al Coordinador General del Proceso de Ingreso, los recursos necesarios para la Aplicación del Examen en las cinco regiones. Coordinador General del Proceso de Ingreso PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 75.- Verifica con el apoyo del Responsable del Centro de Cómputo que la Base de Datos enviada a CENEVAL sea igual en número y datos con la que resulte de la lectura de los formatos leídos por CENEVAL. 76.- Coordina con las Secretarios Académicos Regionales el personal que participará en la Aplicación de Examen. 77.- Define y solicita por oficio al Director General de Administración Escolar la relación de recursos necesarios para la aplicación. 78.- Coordina la recepción del material enviado por CENEVAL y se asegura que cumplan con lo establecido en la solicitud de aplicación. 79.- Recibe, verifica, empaqueta, sella y clasifica, con Personal de Apoyo de la DGAE y CENEVAL los Cuadernillos de Preguntas (ref. 28 y29) y Hojas de Respuestas (Formatos 17 y 18) recibidos de sus Sedes, por: Área, Sede y fecha de Aplicación. 80.- Entrega con el personal de la Coordinación de Ingreso Escolar en presencia del Auditor, el material de Aplicación de CENEVAL, al Servicio de Seguridad contratado, para su distribución en las regiones y sedes de aplicación. Estableciendo fecha y hora de entrega y recepción programadas, así como los nombres de las personas autorizadas para la recepción y entrega de los mismos. 81.- Solicita al Responsable del Centro de Cómputo de la DGAE, la impresión de reportes, formatos y documentos para la Aplicación de Examen. Responsable del Centro de Cómputo 82.- Coordina la impresión de los reportes, formatos y documentos para la Aplicación del Examen en las cinco regiones. 83.- Envía a las Regiones la Base de Datos que les permitirá imprimir la Relación de Aspirantes a Examen de Admisión. Coordinador General del Proceso de Ingreso 84.- Recibe y entrega a los Coordinadores de Aplicación de cada una de las regiones, los materiales impresos para su validación. Coordinador de Aplicación Regional 85.- Valida los reportes, formatos y documentos para la Aplicación del Examen.
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 Secretario Académico Regional 86.- Solicita, por escrito, a las dependencias designadas como Sedes de Aplicación de Examen, que cumplan con las condiciones requeridas. Coordinador General del Proceso de Ingreso 87.- Recibe del Administrador de la DGAE los recursos solicitados y los distribuye a los Coordinadores de Aplicación Regional, quienes a su vez los entregan a los Coordinadores de Sede. 88.- Coordina la realización de la plática de reforzamiento para los Aplicadores y Auxiliares seleccionados con los Coordinadores de Aplicación, los Secretarios Regionales Académicos, Coordinadores de Sede, Personal de apoyo y de CENEVAL. Coordinador de Aplicación Regional 89.- Recibe los materiales necesarios para la Aplicación de Examen y los organiza por Región, Sede, Área, Aula, nivel y fecha, para su entrega a los Coordinadores de Sede de la Región asignada. 90.- Recibe del Responsable del Centro de Cómputo de la DGAE las Constancias de Aplicadores y Auxiliares, para firma del Director General de Administración Escolar. 91.- Coordina con el Secretario Académico Regional la realización de la plática de reforzamiento para Aplicadores y Auxiliares seleccionados; en la Región Xalapa, es el Coordinador de Aplicación quien lleva a cabo esta actividad. 92.- Confirma, el día de la plática de reforzamiento, la asistencia de los Aplicadores y Auxiliares para la Aplicación del Examen de Admisión con los Secretarios Académicos Regionales, Coordinadores de Sede. 93.- Supervisa junto con el Coordinador de Sede que la infraestructura de la Sede cumpla con las condiciones adecuadas para realizar la aplicación del examen. 94.- Se asegura de contar con el personal necesario para realizar la Aplicación del Examen. 95.- Al final de la Aplicación del Examen de Admisión, recibe de los Coordinadores de Sede los reportes, documentos y formatos utilizados durante la Aplicación; así como el informe de ocurrido en el transcurso de la misma. Coordinador de Sede 96.- Recibe del Coordinador de Aplicación Regional los reportes, formatos y documentos.
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 97.- Recibe del Secretario Académico Regional los talones de las Credenciales, Relación de Aspirantes a examen de admisión (ref.13). En la Región Xalapa, los Coordinadores de Sede, reciben los documentos de parte del Coordinador de Aplicación. 98.- Asegura la asistencia y puntualidad de los Aplicadores y Auxiliares los días de Aplicación de examen y que no se permita el ingreso a personas no autorizadas. 99.- Recibe y firma al Servicio de Seguridad contratado los paquetes de Hojas de Respuestas (formatos 17 y18) y Cuadernillos de preguntas (ref. 28 y 29) para la Aplicación del Examen. Mantiene el Registro en el formato de Control de Materiales. 100.- Distribuye el material y documentos por aula a los Aplicadores, requeridos en la Aplicación del Examen. 101.- Supervisa que se cumpla con todas las actividades para el desarrollo de la Aplicación de Examen en su sede, siguiendo los lineamientos establecidos en el presente Procedimiento e Instructivo del Aplicador. 102.- Coordina y verifica que el Personal de Apoyo o los Auxiliares realicen el sellado de Credenciales a los aspirantes con asistencia al examen. 103.- Realiza recorrido en todas las aulas para recabar la asistencia e inasistencia al examen, así como los Cuadernillos de preguntas no utilizados por parte de CENEVAL y el Auditor. 104.- Entrega copia de Relación de Aspirantes a Examen de Admisión al Supervisor de CENEVAL y al Auditor de la Sede verificando la inasistencia. 105.- Registra en el documento de Control de Materiales (Formato 20) los Cuadernillos de Preguntas (ref.28 y 29) y Hojas de Respuesta del CENEVAL (Formatos 17 y 18) remplazados por daño o error. 106.- Verifica que los datos de exámenes aplicados y documentos no utilizados del Supervisor del CENEVAL, así como la información del l Auditor coincidan, con los registros de lo asentado en el formato 20; firman este los tres y entrega copia del mismo a cada uno. 107.- Firma las actas levantadas por el Auditor al cierre del día de acuerdo a lo establecido por su área. 108.- Realiza la entrega de Constancias a Aplicadores y Auxiliares que participaron en la Aplicación de Examen. 109.- Al finalizar la Aplicación de Examen, hace entrega documentada de las cajas selladas por el CENEVAL, conteniendo los Cuadernillos de Preguntas (ref.28 y 29), PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 utilizados y no utilizados en la Aplicación del Examen, a la empresa de seguridad contratada para su concentración en la Región Xalapa. 110.- Asegura que el Supervisor de CENEVAL reciba todas las Hojas de Respuestas (Formatos 17 y 18) utilizadas y no utilizadas en la Aplicación del Examen, para su traslado a las instalaciones de CENEVAL. 111.- Elabora el informe de su Sede y lo entrega al Coordinador de Aplicación junto con los documentos utilizados durante el desarrollo de la Aplicación del Examen. Aplicador 112.- Realiza las actividades con base al Instructivo del Aplicador (ref.23). Auxiliar 113.- Realiza las actividades con base al Instructivo del Aplicador (ref. 23). Personal de Apoyo 114.- Apoya al Coordinador de Sede en todas las actividades que éste le encomiende, para realización de la Aplicación del Examen. Auditor 115.- Acude a la Sede asignada y se presenta con el Coordinador de Sede para llevar a cabo sus actividades, de acuerdo a lo establecido por su área. Supervisor de Exámenes Complementarios 116.- Recibe del Coordinador General del Proceso de Ingreso, el reporte Relación de aspirantes con examen Complementario, para la realización de la intervención de los exámenes especiales. 117.- Informa al Coordinador General del Proceso de Ingreso cualquier inconsistencia detectada, durante la Aplicación de los Exámenes Complementarios. 118.- Entrega al final de la Aplicación el reporte correspondiente. Coordinador General del Proceso de Ingreso 119.- Recibe de los Coordinadores de Aplicación los reportes, formatos y documentos debidamente requisitados. 120.- Recibe al final del Proceso los informes del Coordinador de Aplicación, Coordinadores de Sede y Secretarios Académicos Regionales. PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 121.- Recibe del Servicio de Seguridad contratado, los Cuadernillos de Preguntas (ref. 28 y 29) utilizados y no utilizados durante la Aplicación del Examen, en cada región, para su devolución a CENEVAL.
Evaluación y Selección Coordinador General del Proceso de Ingreso 122.- Entrega al Encargado de Centro de Cómputo de la DGAE el Control de Inasistencias del Examen de Admisión del CENEVAL, los puntajes de los exámenes complementarios así como la oferta educativa, para su captura y validación, de las cinco regiones. Responsable del Centro de Cómputo 123.- Captura y valida la inasistencia a la Aplicación de Examen con el Coordinador General del Proceso de Ingreso. 124.- Genera la Base de Datos de inasistencias por área y nivel y, junto con el Coordinador General del Proceso de Ingreso, la envía por correo electrónico, para su validación al CENEVAL. Coordinador General del Proceso de Ingreso 125.- Recibe en las instalaciones del CENEVAL en la Ciudad de México, las Bases de Datos respaldadas en medio magnético, con los puntajes obtenidos por los aspirantes que presentaron el examen de admisión y la del registro de los mismos. A su vez CENEVAL entrega una copia de las Bases al Auditor. 126.- Entrega al Director General de Administración Escolar, el medio magnético sellado conteniendo las bases conciliadas del CENEVAL, en presencia del cliente, personal de Auditoria, de la Dirección de Servicios Informáticos Administrativos y del Encargado de Centro de Cómputo de la DGAE. Auditor 127.- Supervisa las actividades realizadas en las instalaciones del CENEVAL, así como las demás que se realizan para la Evaluación y Selección con base en el Procedimiento establecido por su área. 128.- Recibe de la DGAE la información de los puntajes obtenidos por los aspirantes, en archivo magnético. PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 Director General de Administración Escolar 129.- Recibe del Coordinador General del Proceso de Ingreso el medio magnético que contienen la base de datos del CENEVAL, retira sellos y entrega al Encargado de Centro de Cómputo de la DGAE.
Coordinador General del Proceso de Ingreso 130.- Supervisa que el Encargado del Centro de Cómputo de la DGAE, en coordinación con personal de la Dirección de Servicios Informáticos y Administrativos, generen el Reporte de aspirantes seleccionados con derecho y sin derecho. 131.- Valida, en coordinación con el Auditor, los reportes previos a su impresión para ser publicados. 132.- Solicita al Centro de Cómputo de la DGAE la publicación del Reporte de Aspirantes con derecho y sin derecho en el portal de aspirantes de la Universidad Veracruzana. Encargado de Centro de Cómputo de la DGAE 133.- Elabora archivos para la publicación del Reporte de aspirantes con derecho y sin derecho (resultados de Primera Lista) y en su caso los corrimientos que sean autorizados. Director General de Administración Escolar 134.- Entrega por oficio a la Contraloría General, el Reporte de aspirantes con derecho y sin derecho. 135.- Entrega a la Dirección de Comunicación Social de la Universidad Veracruzana, el Reporte de aspirantes con derecho y sin derecho, para su publicación 136.- Entrega a las Vicerrectorias y Facultades de la Región Xalapa la publicación de aspirantes con derecho y sin derecho. Jefe del Departamento de Control Escolar 137.- Realiza la Inscripción de los aspirantes con derecho, de acuerdo con el Procedimiento respectivo (ref. 7) 138.- Proporciona al Coordinador General del Proceso de Ingreso, el reporte de los aspirantes inscritos y no inscritos.
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 Coordinador General del Proceso de Ingreso 139.- Acuerda con la CTAIE los lineamientos para cubrir los lugares de carrera de baja demanda con oferta disponible, así como aquellos lugares que no fueron cubiertos por inscripción. 140.- En su caso, se publica la Convocatoria de Invitación y/o listas de corrimiento en el portal de aspirantes de la UV.
VII. Referencias Los documentos que sirven como referencia a este procedimiento son: 1. Norma ISO 9000-2000 Fundamentos y Vocabulario 2. Manual de Gestión de la Calidad ( DGAE-GE-MI-01) 3. Acuerdos de la Comisión Técnico - Académica de Ingreso y Escolaridad. 4. Convocatoria para Licenciaturas, TSU y Carreras Técnicas (DGAE-IE-OtI-02). 5. Convocatoria de Ingreso a Artes (DGAE-IE-OtI-03). 6. Cronograma de actividades para el Proceso de Ingreso (DGAE-IE-OtI-04) 7. Guía de Actividades del personal participante en la Preinscripción (DGAE-IEGI-01) 8. Cuestionario de Contexto EXANI I y EXANI II. (Documento Externo) 9. Guías de examen de CENEVAL EXANI I y EXANI II. (Documento Externo) 10. Catálogo de Escuelas de Procedencia (DGAE-I-RPI-050-2). 11. Relación de Aulas para Examen de Admisión (DGAE-I-RPI-053-1). 12. Resumen General de ingresos por área (DGAE-I-RPI-011-1). 13. Relación de Aspirantes con arancel condonado (DGAE-I-RPI-029-1) 14. Relación de Aspirantes Extranjeros (DGAE-I-RPI-025-1). 15. Aspirantes con fecha de nacimiento invalida (DGAE-I-RPI-026-1) 16. Aspirantes homónimos sin relación (DGAE-I-RPI-022-1). 17. Aspirantes relacionados con número de control distante( DGAE-I-RPI-124-1) 18. Aspirantes con discapacidades(DGAE-I-RPI-125-1) 19. Aspirantes no homónimos no relacionados(DGAE-I-RPI-130-1) 20. Aspirantes Adventistas (DGAE-I-RPI-131-1) 21. Aspirantes Relacionados con diferencias de nombre (DGAE-1-RPI-021-1) 22. Aspirantes con indicador de baja de registro (DGAE-I-RPI-030-1). 23. Reporte de aspirantes Gemelos (DGAE-I-RPI-132-1) 24. Formato de Preinscripción Condicionada 25. Demanda de carreras por Región de Preinscripción (DGAE-I-RPI-014-1) 26. Demanda de carreras por Región de Adscripción (DGAE-I-RPI-016-1) 27. Base de Datos General de Preinscripción 28. Relación Alfabética de aspirantes por región (DGAE-I-RPI-063-1). 29. Instructivo para el Aplicador y Auxiliar (DGAE-IE-II-01) 30. Guía de Reclutamiento y Selección de Aplicadores y Auxiliares. (DGAE-IE-GI-02) 31. Relación de Aspirantes a Examen de Admisión (DGAE-I-RPI-051-1) 32. Cuadernillos de preguntas deL CENEVAL EXANI I (Documento Externo). 33. Cuadernillos de preguntas del CENEVAL EXANI II (Documento Externo) PROPONE
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 34. Reporte de inasistencias (DGAE-I-RPI-067-1) 35. Resumen de Inasistencias (DGAE-I-RPI-068-1) 36. Relación de aspirantes con examen Complementario(DGAE-I-RPI-060-1) 37. Reporte de aspirantes con Derecho y sin Derecho (DGAE-I-RPI-095-1) 38. Procedimiento de Supervisión de Inscripción (DGAE-SE-PI-01)
VIII. Formatos Consultar el Catálogo de Formatos de Ingreso Escolar (DGAE-IE-OTL-06)
IX. Anexos ANEXO 1 Esquema del proceso de Ingreso { SHAPE \* MERGEFORMAT }
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Procedimiento: Ingreso Escolar Id. DGAE-IE-PI-05 ANEXO2 Esquema de la Etapa de Preinscripción { SHAPE \* MERGEFORMAT }
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