reclutamiento y seleccion de personas

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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAS

Fecha: 31.01.2014 Código: 0923-PR 1 Versión: 1

Preparó: Juana Dagnino Riquelme Jefe Unidad Reclutamiento y Selección Firma: Juana Dagnino Riquelme

Firmado digitalmente por Juana Dagnino Riquelme Nombre de reconocimiento (DN): c=CL, st=Bio Bio, l=Los Angeles, cn=Juana Dagnino Riquelme, [email protected] Fecha: 2014.01.31 12:21:36 -03'00'

Revisó: Claudio Hermosilla Pulgar Jefe Depto. Gestión de Personas Firma: Claudio Antonio Hermosilla Pulgar

Firmado digitalmente por Claudio Antonio Hermosilla Pulgar Nombre de reconocimiento (DN): cn=Claudio Antonio Hermosilla Pulgar, c=CL, l=Los Angeles, st=Bio Bio, email=claudio. [email protected] Fecha: 2014.01.31 12:39:39 -03'00'

Aprobó: Claudia García Niño Jefe Depto. Subdirección de Recursos Humanos Firma: Claudia Alejandra Garcia Nino

Firmado digitalmente por Claudia Alejandra Garcia Nino Nombre de reconocimiento (DN): cn=Claudia Alejandra Garcia Nino, c=CL, l=Los Angeles, st=BiobÕo, [email protected] Fecha: 2014.03.03 16:13:30 -03'00'

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PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAS 0923-PR1

Control de Cambios

Versión Nº 0

1

Fecha 01.10.2013

31.01.2014

Responsable Elab./modif. EP

EP

Responsable Aprobación JDS

Alcance y/o motivo de la revisión •

Elaboración Inicial

•

Modifica el punto 6, "Registros", matriz de registros, donde decía "responsable" ahora se denomina "protección". En dicha columna decía "Jefe U. Reclutamiento y Selección", ahora dice "servidor ajax". Se modifica el punto 7, "Indicadores de Procesos". Se le asigna nombre al indicador, Además, en la fórmula de cálculo se agrega "*100".

JDS

•

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TABLA DE CONTENIDOS

1.

Objetivo ............................................................................................................................. 4

2.

Alcance ............................................................................................................................. 4

3.

Referencias ....................................................................................................................... 4

4.

Definiciones ....................................................................................................................... 4

5.

Descripción de las Actividades .......................................................................................... 5

5.1 Proceso “Reclutamiento y Selección. ................................................................................ 5 5.1.1

Matriz del Proceso Reclutamiento y Selección ........................................................... 5

5.1.2

Flujograma Reclutamiento y Selección....................................................................... 8

6.

Registros ........................................................................................................................... 9

7.

Indicadores de procesos...................................................................................................11

8.

Anexos .............................................................................................................................11

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1.

Objetivos

Poner a disposición de la autoridad competente a los mejores postulantes de los diferentes llamados de selección de personas. Para ello se definen pautas claras, conocidas y estandarizadas relacionadas con la forma de llenar cargos vacantes, que permitan dar transparencia y objetividad al proceso, en apego a la normativa vigente y Código de Buenas Prácticas Laborales. Alcance Este procedimiento aplica a todos los llamados a selección de personas que se convoquen mediante Resolución de calidad jurídica contrata y honorarios, en la Dirección del Servicio de Salud Biobío.

2.

3.

Referencias 3.1 Artículos 12 y 13 del DFL N°29/2004 del Ministerio de Hacienda, que fija texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo 3.2 Artículos 54 y 56 del DFL N°1-19653/2000 del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado. 3.3 DFL 22/2008 del Ministerio de Salud, que fija la planta del Servicio de Salud Biobío. 3.4 Resolución Exenta N° 2634/2013 que aprueba Manual de Perfiles de Cargos. 3.5 Instructivo Presidencial N° 2/2006, Código de Buenas Prácticas Laborales.

4.

Definiciones Resolución Exenta: Resolución exenta del control de la Contraloría, acto administrativo que refleja la decisión de la máxima autoridad del Servicio de Salud, la cual está libre de revisión con respecto a constitucionalidad o legalidad por parte de la Contraloría.

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Descripción de las Actividades

Las actividades que a continuación se describen se gatillan cada vez que el Director de Servicio solicite completar con un cargo vacante, en calidad jurídica contrata u honorarios. 5.1

Proceso “Reclutamiento y Selección de Personas”

5.1.1

Matriz del Proceso “Reclutamiento y Selección de Personas”

N°

Quién

Qué Cuándo Analiza la pertinencia del cargo de acuerdo Cuando sea a lo solicitado por necesario el Depto. requirente

Cómo (o Instructivo) Analiza la pertinencia del cargo si corresponde envía requerimiento a la Subdirección de Recursos Humanos.

Registro

1

Dirección de Servicio de salud

2

Jefe del Departamento de Gestión de Personas

3

Profesional de Prepara el perfil la Unidad de de cargo a Reclutamiento y proveer. Selección

Una vez recibido la solicitud de proveer el cargo.

Entrevista con el Jefe Directo para redefinir del manual o preparar nuevo perfil del cargo.

4

Elabora Profesional de Resolución la Unidad de Exenta que Reclutamiento y aprueba proceso Selección de selección.

Una vez definido el perfil de selección.

Se toma plantilla de Res. Ex. Resolución y se realizan los cambios de Exenta acuerdo al perfil del cargo.

5

Dirección del Servicio de Salud

Aprueba Resolución Exenta y envía a Oficina de Partes para su registro

Una vez que la resolución tiene Director firma el documento todos los vistos de “Resolución Exenta” responsabilidad consignados

6

Oficina de Partes

Formaliza y distribuye copias

Una vez firmada la resolución

7

Profesional de la Unidad de

Difunde proceso de selección

Cada vez que sea Informa solicitado por la requerimiento de Subdirección de llamado a proceso Recursos de selección. Humanos.

Correo electrónico o Memorándum

Mediante correo electrónico o Memorándum que es Correo autorizada por la electrónico o Subdirección de Recursos Memorándum Humanos.

Una vez firmada la resolución la oficina de partes la codifica y distribuye Una vez aprobada Publicando en la página web la Res. ex. del SSBB, correos

Perfil de selección cargo con el visto de responsabilidad del Jefe de Depto.

Resolución Exenta firmada.

Panel de Documentos Print de pantalla de publicación

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Reclutamiento y Selección

8

9

Postulantes

Unidad de Oficina de Partes

Profesional de la Unidad de 10 Reclutamiento y Selección

electrónicos y otros medios.

en las distintas páginas web y otros medios.

Remiten antecedentes

Periodo de Postulación

Remiten antecedentes según requisitos solicitados en el No Aplica proceso

Recibe set de postulaciones y remite a Unidad de Reclutamiento y Selección

Cuando finaliza el plazo de entrega de las postulaciones.

Cuaderno de El funcionario de la Oficina de recepción del partes entrega las Depto. de postulaciones y se firma el Gestión de las registro de recepción. Personas

Ingresa a planilla electrónica los datos básicos de los postulantes

Una vez recibidos Ingresando los datos a la desde la Unidad planilla electrónica de Reclutamiento predefinida. y Selección Se revisa el set de Una vez recibida postulación para determinar Profesional de Realiza filtro la planilla la pertinencia o no de la la Unidad de 11 curricular con electrónica con información declarada y se Reclutamiento y Referente Técnico los datos asigna puntaje de acuerdo a Selección ingresados ello. Si no existen candidatos idóneos se vuelve al punto 3. Una vez que se definen los postulantes que cumplen con Profesional de los requisitos establecidos, se Aplica los Cuando se tiene la Unidad de aplican los instrumentos de 12 instrumentos de definido a los Reclutamiento y evaluación, definidos en la evaluación. postulantes. Selección Resolución. Si no existen candidatos idóneos se vuelve al punto 3. Evalúa las competencias Cuando se tiene Comisión entrevista a los Comisión de técnicas e definido los postulantes que se presentan 13 Selección interpersonales postulantes a esta etapa y se establecen de los idóneos. puntajes. postulantes. Solicita antecedentes de formación Una vez Profesional académica establecido el Unidad de Se determina considerando 14 originales y puntaje total de Reclutamiento y los puntajes más altos. confecciona los postulantes al Selección nómina de cargo candidatos idóneos.

Planilla electrónica con los datos ingresados Acta firmada por referente técnico y profesional U. Reclutamiento.

Lista de asistencia.

Lista de Asistencia de Postulantes y de Comisión de Selección.

Planilla electrónica con los puntajes ingresados.

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Se redacta documento donde se establece el nombre del proceso de selección y la o Profesional Elabora las personas que obtuvieron Una vez Unidad de Memorándum con los puntajes más altos en el 15 establecida la Reclutamiento y el resultado del proceso. Dicho documento se propuesta. Selección proceso deriva a la Dirección del Servicio de Salud con los antecedentes relevantes del proceso. Escribe en memorándum el nombre de la persona seleccionada y firma Antes de la fecha Dirección del documento. Si considera que Completa y firma establecida para 16 Servicio de los seleccionados no el memorándum el asumo de Salud cumplen el perfil del cargo funciones declara desierta la selección y solicita que se vuelva a construir el perfil punto 3 Deriva Se archiva una fotocopia en Profesional memorándum a Una vez recibido la carpeta del proceso. Y se Unidad de Jefe de el memorándum entrega el original para dar 17 Reclutamiento y Departamento de con la decisión de inicio al proceso de Selección Gestión de las la Dirección Contratación y Personas. Nombramiento.

Memorándum

Memorándum con registro de la decisión y firma de la Dirección.

Registro de recepción en copia del Memorándum.

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5.1.2

Flujograma Proceso “Reclutamiento y Selección de Personas”

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6.

Registros

Identificación del Registro Resolución Exenta Check list carpetas procesos de selección

Almacenamiento Protección

Digital

Servidor Ajax

Digital

Servidor Ajax

Formulario de postulación y currículum ciego

Digital

Servidor Ajax

Nómina de postulaciones

Digital

Servidor Ajax

Nómina de postulantes al cargo

Digital

Servidor Ajax

Acta revisión de antecedentes curriculares

Digital

Servidor Ajax

Lista asistencia

Digital

Servidor Ajax

Digital

Servidor Ajax

Memorándum a Director

Digital

Servidor Ajax

Memorándum a postulantes

Digital

Servidor Ajax

Documento de evaluación Comité de Selección

Recuperación

http://10.8.117.30/re positorio/procesos de selección/año http://10.8.117.30/re positorio/procesos de selección/año http://10.8.117.30/re positorio/procesos de selección/año http://10.8.117.30/re positorio/procesos de selección/año http://10.8.117.30/re positorio/procesos de selección/año http://10.8.117.30/re positorio/procesos de selección/año http://10.8.117.30/re positorio/procesos de selección/año http://10.8.117.30/re positorio/procesos de selección/año http://10.8.117.30/re positorio/procesos de selección/año http://10.8.117.30/re positorio/procesos de selección/año

Retención (Años)

Disposición

5 años

eliminación

5 años

eliminación

5 años

eliminación

5 años

eliminación

5 años

eliminación

5 años

eliminación

5 años

eliminación

5 años

eliminación

5 años

eliminación

5 años

eliminación

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Código: 0923-PR1 Versión : 1 Fecha Aprobación : 31.01.2014 Página: 11 de 11 7.

Indicadores de procesos

Es fundamental entregar a las Unidades o Departamentos un candidato que se ajuste al perfil del cargo requerido. Para verificar que se ha elegido al postulante correcto el mejor instrumento es la utilización de una encuesta que se aplicará a los tres meses de que el funcionario se ha instalado en el cargo. Los rangos de la encuesta van de 1 a 5, considerándose 1 como desempeño deficiente y el 5 como desempeño excelente. El indicador es el siguiente: “Porcentaje de nivel de ajuste al cargo”

Indicador

1

Fórmula de cálculo N° de evaluaciones con nota igual o superior a 4 en el trimestre * 100

Medio de verificación

Frecuencia de Medición

óptimo

normal

deficiente

encuestas

trimestral

x ≥ 80%

70≤ x ≤79

x< 70

Rango de desempeño

número total de evaluaciones aplicadas

8.

Anexos -

Check list carpetas procesos de selección. Nómina de postulantes

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