Políticas de Gestión de Stocks de Materia Prima

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Apuntes de Políticas de Gestión de Stocks (Lote Económico, Niveles de Existencias y Técnica ABC de 80/20 o Regla de Pareto) Lote Económico o Tamaño Óptimo de Pedido: es la cantidad que es más conveniente adquirir de una Materia Prima en cada compra, por ser la que minimiza el Costo Total de Pedir y Mantener. Los Costos por Pedir son las erogaciones que es necesario realizar para efectuar los pedidos en un período. Los Costos por Mantener Inventarios son las erogaciones que es necesario realizar para conservar las existencias de Materia Prima (almacenamiento, mermas y roturas, manipuleo, etc.) y el interés del capital invertido en stocks. El Costo Total de Pedir se calcula multiplicando la Cantidad de Pedidos realizados en un período por el Costo de Colocar cada Pedido. R xS Costo Total de Pedir = LE Siendo: R = Demanda, Consumo o Requerimiento de Materia Prima del período (Cantidad Total a Comprar de Materia Prima en el período) LE = Lote Económico S = Costo de Colocar un Pedido (por mantener personal y oficina de compras, etc.) El Costo Total de Mantener se calcula utilizando un factor que representa el Costo de Mantener cada peso del Inventario Promedio de Materia Prima, al que llamaremos k. CM x 100 k= Im Siendo: k = Costo de Mantener inventarios como un porcentaje del Valor del Inventario Medio (o Valor del Inventario Promedio) CM = Costo por Mantener. Im = Valor del Inventario Medio de Materia Prima Como el Valor del Inventario Medio es: Inventario Máximo + Inventario Mínimo Im = 2 Entonces: LE xCxk Costo Total de Mantener = 2

xC

=

LE + 0 2

xC

=

LE 2

De las múltiples combinaciones de cantidad de compras y tamaños de pedido que se puede usar para satisfacer las necesidades de abastecimiento de materia prima (R) hay dos maneras extremas, que son mediante: - Muchos pedidos o compras, adquiriendo una pequeña cantidad en cada compra. Esto implica que tendremos muy poca materia prima en el Almacén, por lo que será muy barato Autor: C.P.N. Pablo Fernando Rivas Material Exclusivo para Alumnos de Costos I de la USPT - Página 1 -

xC

mantenerla (Costo de Mantener muy bajo). Pero, como se harán muchos pedidos, el Costo de Pedir será muy alto. - Un sólo pedido o compra, adquiriendo toda la materia prima que se necesita (R) de una sola vez. Esto implica que en tendremos mucha materia prima en el Almacén, por lo que será muy caro mantenerla (el Costo de Mantener será muy alto) y como se comprará todo de una vez, el Costo de Pedir será muy bajo (el Costo de colocar un solo pedido, o sea S). El Lote Económico (la cantidad más económica a pedir en cada compra) es un nivel intermedio entre ambos extremos, en el que el Costo Total de Pedir es igual al Costo Total de Mantener. Por lo tanto, el Lote Económico se puede obtener a partir de la igualdad de ambos costos, de la siguiente manera: Costo Total de Pedir = Costo Total de Mantener R LE xS = xCxk LE 2 2xRxS LE2 x C x k LE2

=

LE2 x C x k

=

=

2xRxS

2xRxS kxC

= Costo $

Determinación Gráfica de Lote Económico

$ 6.000,00

$ 5.000,00

$ 4.000,00

$ 3.000,00

$ 2.000,00

$ 1.000,00

$ 0,00 0

800

1600

2400

LE

3200

4000

4800

5600

6400

7200

Tamaño de Pedido

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Niveles de Existencias El lote económico es un elemento de la administración de la política de gestión de stocks Las Políticas de Gestión de Stock tienen como propósito optimizar los niveles de existencias, teniendo en cuenta los niveles de consumo diario (mínimo, normal y máximo) de la empresa y los plazos (o demoras) de reposición o reaprovisionamiento (mínimo, normal y máximo) del proveedor. La optimización mencionada precedentemente, consiste en establecer el Tamaño Óptimo de Pedido (o Lote Económico) y el Punto de Repedido (o Punto de Reorden), de manera tal que la cantidad de materia prima oscile entre un nivel mínimo (Stock Mínimo) con el propósito de minimizar el riesgo de un desabastecimiento que interrumpa la producción y un límite superior para evitar una excesiva inmovilización de capital por la inversión en materiales. Por ello, además del Lote Económico, la Política de Gestión de los Inventarios de Materia Prima puede establecer los siguientes niveles de existencias: Stock Mínimo Primario (Smp): es la cantidad de materia prima (nivel de existencias) que permite esperar la llegada de un pedido durante el Plazo Normal de reposición, mientras la empresa tiene un nivel de Consumo diario Normal del material, antes de quedarse sin materia prima (desabastecimiento). Stock de Seguridad Primario (Ssp): es la cantidad de materia prima (nivel de existencias) que permite a la empresa aguardar la llegada de un pedido durante el Plazo Máximo de reaprovisionamiento, mientras la empresa tiene su Máximo nivel de Consumo diario del material, sin que se produzca el desabastecimiento. Stock Mínimo Alternativo (Sma): es el nivel de existencias de materia prima que permite a la empresa tolerar los Sobreconsumos del material durante Plazo Normal de reposición, sin que se produzca el desabastecimiento. (Sobreconsumo = Consumo Máximo – Consumo Normal). Stock de Seguridad Alternativo (Ssa): es el nivel de existencias de materia prima que permite a la empresa tolerar los Sobreconsumos del material durante Plazo Máximo de Reaprovisionamiento, sin que se produzca el desabastecimiento. (Sobreconsumo = Consumo Máximo – Consumo Normal). Stock Normal (Sn): es el Nivel de Existencias más representativo que surge de aplicar este modelo de política de gestión de stocks. Es la suma del Stock de Seguridad Alternativo más la mitad del Stock Mínimo Alternativo. Punto de Repedido (o Punto de Reorden): es la cantidad de materia prima en el cual la empresa debe realizar un nuevo pedido de reaprovisionamiento al proveedor. O sea que cada vez que el nivel de existencias llegue al Punto de Repedido, la empresa deberá realizar una nueva compra al proveedor, solicitándole que le envíe una cantidad equivalente al Lote Económico (la cantidad que es más conveniente pedir en cada compra). Su magnitud es igual al Stock de Seguridad Primario más el Stock de Seguridad Alternativo, menos la Reserva. Reserva: si bien no existe un consenso absoluto respecto de lo que representa este concepto, hay dos acepciones que consideramos válidamente aplicables al modelo y que describiremos a continuación: a) Representa a los materiales necesarios para cumplir con trabajos encargados con anticipación y pagados por adelantado por el cliente, para asegurarse que los tendrán en el momento que los necesite. Se practica cuando el trabajo se realiza por encargo o en tareas Autor: C.P.N. Pablo Fernando Rivas Material Exclusivo para Alumnos de Costos I de la USPT - Página 3 -

de mantenimiento en el cual los materiales se adquieren para usos en órdenes determinadas (material con destino). b) Representa una cantidad adicional a los Stocks Mínimos del modelo, que la empresa desea mantener para hacer disminuir el riesgo de desabastecimiento. Es como un amortiguador adicional que aplica la empresa para compensar posibles errores en los valores utilizados como parámetros del modelo, o cambios imprevisibles generados por condiciones extraordinarias. El modelo de Política de Gestión de Stocks desarrollado en este apartado, usa la primera acepción del concepto de Reserva. Stock Máximo (SM): es la máxima cantidad de Materia Prima que la empresa está dispuesta a tener en existencia, sin representar una inmovilización excesiva de capital. Es igual al Punto de Repedido, menos el Consumo Mínimo por el Plazo Mínimo, más el Lote Económico y más la Reserva. En símbolos: Smp = CN x PN Ssp = CM x PM Sma = (CM – CN) x PN Ssa = (CM – CN) x PN Sn = Ssa + Sma/2 Pr = CM x PM + Ssa – r = Ssp + Ssa - r SM = Pr - Cm x Pm +LE + r Siendo: Cm: Consumo Mínimo CN: Consumo Normal CM: Consumo Máximo Pm: Plazo Mínimo PN: Plazo Normal PM: Plazo Máximo LE: Lote Económico r = Reserva o Stock de Reserva La dinámica de funcionamiento y la consistencia del Modelo de Política de Gestión de Stock descripto precedentemente, se pueden explicar interpretando las fórmulas del Punto de Repedido y del Stock Máximo. Partiendo del Punto de Repedido (cuando las existencias de Materia Prima llegan a ese nivel, la empresa pide al proveedor que le envíe una cantidad equivalente al Lote Económico), si la empresa tiene el Máximo nivel de Consumo y los Materiales demoran en llegar el Plazo Máximo, durante la espera la cantidad de Materia Prima disminuirá hasta llegar al Stock de Seguridad Alternativo menos la Reserva (Ssa – r), al momento de recibir el pedido. La situación descripta, representa el caso extremo inferior del modelo, en que las existencias alcanzan su nivel más bajo. Por ello, si el Stock de Seguridad Alternativo es mayor a la Reserva, la empresa se asegura que no habrá interrupciones en la producción por desabastecimiento de Materia Prima. La situación opuesta se produce cuando una vez alcanzado el Punto de Repedido, el proveedor demora el Plazo Mínimo en entregar la mercadería, mientras la empresa tiene el Autor: C.P.N. Pablo Fernando Rivas Material Exclusivo para Alumnos de Costos I de la USPT - Página 4 -

nivel Mínimo de Consumo diario. En este caso, luego de incorporar los materiales (el Lote Económico) al depósito, las existencias llegarán a su nivel más alto, que será igual al Punto de Repedido menos el Consumo Mínimo por el Plazo Mínimo más el Lote Económico. Esta cantidad, al ser menor que el Stock Máximo, evita que la empresa tenga una excesiva inmovilización de capital en materiales. Las dos situaciones planteadas que describen la dinámica del Modelo de Política de Gestión de Stock explicado, pueden representarse gráficamente de la siguiente manera: 4800

SM = 4200

4120 < SM

3600

Unidades

3000

LE

2400 Pr

Pr 1920 1800

Cm x Pm

LE

1200 600

420 > Sma

Sma = 400 0 0

20

40

60

80

100

120

140

Tiempo

Técnica ABC de 80/20 o Regla de Pareto (o Plan ABC): Es una técnica de gestión diferenciada (o control por excepción) que tiene como objetivo optimizar el costo de mantener inventario. Se utiliza cuando una empresa tiene en el inventario una gran cantidad de ítems individuales (una amplia diversidad de bienes), cada uno con un valor diferente. El Plan ABC es una forma sistemática de agrupar los materiales en función a su valor y determinar el grado (o intensidad) y las herramientas de control que corresponde aplicar a cada grupo. Consiste en clasificar los inventarios en tres categorías (A, B y C) teniendo en cuenta su valor, para establecer un orden de prioridades, desde los más importantes (A), pasando por los de valor intermedio (B), hasta los de menor importancia (C). Por lo general, los inventarios de mayor valor (artículos o materiales A) están formados por el 10% del número de bienes y representan aproximadamente el 75% del costo total del inventario, las existencias de valor intermedio (artículos B) son aproximadamente el 25% de la cantidad de artículos y representan el 20% del costo de las existencias; mientras que los bienes de menor valor (artículos C) son el 65% restante del número de materiales y representan sólo el 5% del costo total del inventario. De acuerdo con la Técnica ABC, los materiales A deben ser controlados minuciosamente, a los artículos B se les debe aplicar un control intermedio y a los materiales C se les deben realizar controles mínimos. Esta técnica es una aplicación del Principio de Pareto utilizado en el Control de Calidad, según el cual la mayoría de los defectos son generados por un pequeño número de causas, lo cual implica que eliminando pocas causas se pueden resolver la mayoría de los Autor: C.P.N. Pablo Fernando Rivas Material Exclusivo para Alumnos de Costos I de la USPT - Página 5 -

problemas (eliminar la mayoría de los defectos). Este principio, descubierto por Joseph Juran en 1950, le debe su nombre al economista italiano Vilfredo Pareto, quien a partir de una investigación llegó a la conclusión de que en Milán el 85% de la riqueza era propiedad de sólo el 15% de la población.

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