Guia_Dashboard y Análisis de Datos con Excel

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Dashboard con Excel

Guía Digital

Contenido 1 Introducción 2 Generalidades sobre los gráficos en Excel 2.1 ¿Qué tipo de gráfico debería escoger?

3 Recomendaciones generales en el diseño de un Dashboard 3.1 ¿Qué es un Dashboard? 3.2 ¿Qué es un KPI? 3.3 ¿Cómo empezar? Planificando 70%-30% 3.4 Identificaciones Básicas Definir el objetivo general Definir los destinatarios 3.5 Definir los KPI's 3.6 Ejemplo de indicador para un proceso 3.7 Definir las dimensiones y los filtros Dimensiones Filtros 3.8 Los cuatro principios básicos del diseño de un Dashboard Simplicidad Uso adecuado del espacio en la página Títulos Formatos Interactivo y Configurable

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Contenido 3.9 Ejemplos de Técnicas Dashboard en Excel Modelos de informes y gráficos simples Ejemplos 3.10 Modelos de informes y Gráficos dinámicos

4 Conclusiones 4.1 Conclusiones Finales

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>>>INTRODUCCION En G-Talent estamos comprometidos con tu aprendizaje es por eso que producimos diversos artículos, e-books, infografías, tutoriales, whitepapers y una infinidad de materiales que te permiten obtener conocimientos prácticos, sencillos y concisos de un tópico en particular. En este apartado vamos a ver las posibilidades y técnicas a desarrollar para diseñar cuadros de mandos en Excel. Los Dashboard son una herramienta de reporte que surge por la necesidad de mostrar información relevante y de fácil lectura en una empresa. Es por ello que se han vuelto tan populares actualmente. La mejor forma de entender y analizar el potencial de Excel para diseñar los tableros de control o dashboard es ver y diseñar ejemplos relacionados con ésta técnica. Por tanto, vamos a exponer un conjunto de casos que hemos preparado y que nos han resultado de máximo interés y orientativos sobre esta técnica.

Esperamos sea de mucho provecho esta lectura. G-Talent

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>>>GENERALIDADES SOBRE LOS GRÁFICOS EN EXCEL La utilización de unos buenos gráficos son efectivos para tus presentaciones, esto genera una buena transmisión en el mensaje. No sólo los puedes utilizar en presentaciones, sino también en artículos u otras actividades de comunicación académica o divulgativa. El objetivo a conseguir con los gráficos de Excel será conseguir que la información mostrada se entienda mejor que los números en sí mismos. Para poder cumplir con este objetivo una gráfica debe tener las siguientes características: Explicar visualmente los valores de mejor manera que los valores en sí mismos. Ser autoexplicativo, es decir, un gráfico Excel debe ser simple y no requerir de una explicación por parte de su autor. Debe indicar las unidades en las que están expresados los valores. No es lo mismo si la gráfica está en dólares que en miles de dólares que en barriles de petróleo. Si hay varias series tiene que tener una leyenda para poder entender muy claramente el contenido del gráfico. Una gráfica debe ser limpia. No debe estar llena de colores en los ejes, las series, etc… además, si puedes quitarle todos los elementos de distracción pues mejor que mejor.

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Este ejemplo es en base a Excel, que no es el programa (software) adecuado para hacer gráficas académicas, pero si es de los más populares, hasta ahora, entre la población. El director general de MilTelas ha recibido el análisis sin gráficos y con un enorme enfado ha pedido que se le presente toda la información mediante gráficas y anotaciones en una sola hoja de Excel. Como no está nada contento con los resultados, los analistas de la consultora que realiza el análisis han decidido impresionarle con un set de gráficas completo en el que pueda verse la información pedida de manera atractiva y muy sencilla. INSTRUCCIONES Para ello, se pide: Trasladar los valores obtenidos a una serie de gráficas. Presentar la información en una sola hoja de Excel. Añadir las notas y aclaraciones necesarias a los gráficos para su mejor entendimiento. En la imagen podemos ver tres tipos de gráficos muy similares. Son gráficos de barras cuya construcción es bastante sencilla. En el primer gráfico Incidencias recibidas /resueltas vemos que es un gráfico de barras sencillas con una línea de porcentaje asociada al eje secundario. Este gráfico es un ejemplo de buena construcción. ¿Por qué?, lo detallaremos a continuación.

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Un buen gráfico tiene: Un título claro y autoexplicativo. Un título en los ejes (a no ser que sea super claro: fechas, años, meses…) Equilibrio de color o un código de color comprensible (colores diferenciados) Proporción en los tamaños. Leyenda en un lugar visible. A simple vista un gráfico tiene que aportar información del tema. Un error garrafal puede verse en el gráfico 2, no se hace referencia a las unidades/medidas del gráfico y por lo tanto, pierde su validez (si es que no estamos comparando volúmenes).

¿Qué tipo de gráfico debería escoger? Este esquema muestra varias posibilidades para mostrar de mejor manera una gráfica Es una buena forma de introducir las muchas posibilidades (y el por qué) de emplear algún tipo de gráfica para diferentes exposiciones.

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>>>RECOMENDACIONES GENERALES EN EL DISEÑO DE UN DASHBOARD

¿Qué es un Dashboard? Un Dashboard (Tablero de Control, Panel de Control o Cuadro de mando), es una herramienta, que se compone de un conjunto de indicadores agrupados de diferentes maneras, de tal forma que permite rápidamente visualizar en un mismo lugar la información relevante de cualquier proceso que se haya medido para la futura toma de decisiones. Además permite identificar el estado o avance de los objetivos trazado. En la actualidad, los Dashboard, suelen utilizarse en grandes corporaciones y con herramientas de BI (Business Intelligence), sin embargo, se sigue usando Excel como herramienta principal para preparar estos reportes, no solo corporativamente, sino que también en las distintas áreas o departamentos de una empresa, en todos sus niveles.

Un Dashboard condiciones:

1.

cumple

las

siguientes

Muestra gráficamente los datos, ayudando al destinatario del informe a enfocar su atención en posibles desviaciones, tendencias, comparaciones y otros comportamientos de algunas métricas de carácter económico y financiero (por ejemplo).

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2. Muestra sólo los datos relevantes con respecto a un objetivo general establecido en un Plan de Empresa o en un Plan Estratégico. 3. Muestra conclusiones objetivas para inferir en el lector de la construcción de su propio análisis ponderado por matices y factores que van más allá de la frialdad de los números.

Hay que tener en cuenta que el Dashboard es la cara visible, tenemos que señalar que detrás debe haber toda una organzación o estructura de hojas con distintas funciones. Por lo tanto, se supone que contamos con una adecuada estructura de datos que soporta este cuadro de mando y no sólo la página que contiene los KPI's.

¿Qué es un KPI? Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son medidas visuales de rendimiento. Compatible con un campo calculado específico, un KPI está diseñado para ayudar a los usuarios a evaluar rápidamente el valor actual y el estado de una métrica con respecto a un objetivo definido. El KPI evalúa el rendimiento del valor, definido por una medida base (también conocido como campo calculado en Power Pivot en Excel 2013), con respecto a un valor del objetivo, también definido por una medida o por un valor absoluto.

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¿Cómo empezar? Planificando 70%-30% Se dice que lo ideal cuando nos disponemos a desarrollar una aplicación en Excel es intentar aplicar el principio de Pareto de la siguiente forma: 80% del tiempo bolígrafo en mano.

planificando

20% del tiempo desarrollando en Excel. Esto se podría ajustar a una relación a 60%-40% o incluso de 70%-30%. Debemos empezar por el final, es decir, lo primero que debemos decidir al abordar el desarrollo de un cuadro de mando, son todas aquellas cosas que tienen que ver con el final. Estas cosas son: Planificación 1. Definir el objetivo general que al final queremos conseguir. 2. Definir quienes serán los destinatarios finales de nuestro trabajo, cómo lo utilizarán, el nivel de detalle requerido, etc. 3. Definir los indicadores que al final son los que nos guiarán en la toma de decisiones. 4. Definir las fuentes de datos que "alimentarán" a nuestro Dashboard cuando ya esté terminado.

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5.Definir las dimensiones (criterios por los que la información se mostrará) y los filtros (formas de segmentar o acotar los datos y la información. Es absolutamente necesario tener todos estos puntos bien definidos y expresados por escrito, puesto que en el proceso de desarrollo del Dashboard vamos a necesitar una visión de conjunto.

Identificaciones Básicas Definir el objetivo general: Es necesario pedir al que será lector final del dashboard, cuál es el problema que ha considerado suficiente para pensar en necesitar información económico-financiera para la toma de decisiones. Definir los detinatarios: Es necesario prestar atención a algunos aspectos sobre los destinatarios o "consumidores" finales de un dashboard. El dashboard... ...¿Será leído e interpretado por personal interno de la empresa o será presentado a entidades financieras, proveedores u otros agentes? Los contenidos deberán adaptarse a las necesidades y el objetivo, la confidencialidad requerida, etc. ...¿Qué lugar ocupan los detinatarios en la organización de la empresa y que formación tienen? No es lo mismo un dashboard dirigido a un responsable de área, que a un gerente con formación en Ciencias Empresariales, que al Director General de la compañía, que a los socios accionistas. Cuanto más allto sea el nivel jerárquicola información debe ser más gráfica e intuitiva y con ausencia de tablas y terminología económica.

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...¿Será necesario interactuar con el dashboard? Si va a ser interpretado de forma estática (incluido en Power Point, en un PDF, etc.) no podremos interactuar para acotar fechas, seleccionar líneas d enegocio, formato de los datos, etc. Esto nos obligará a afinar mucho con el contenido, puesto que deberá ser exactamente lo que el destinatario necesite. Sin embargo, si es posible interactuar, habrá que utilizar controles especiales como listas desplegables, botones de opción, etc., y deberá ser tenido en cuenta a a hora de definir los KPI's y su distribución en la página.

Definir los KPI's Un KPI es un indicador del nivel de cumplimiento de un objetivo relevante en uno o varios procesos de negocio. Por lo tanto, un KPI nos debe reclamar atención e intervención ante algo que se está desviando de lo establecido como objetivo. Los KPI's que debemos elegir para nuestro dashboard deben dar soporte a nuestro objetivo general. No debemos incluir un dato sólo porque lo tenemos disponible. Un truco para ayudarnos a configurar nuestros KPI's es formular las preguntas que deben ser contestadas por éstos (basadas en el objetivo general que se comentaba en el punto anterior) y disponerlas en una página como si fuera nuestro futuro dashboard.

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Después, podremos variar este boceto y adecuarlo a ciertos criterios de uso óptimo del espacio en la página. En el ejemplo de arriba, al final del proceso de desarrollo del dashboard, el "boceto" anterior terminó siendo así:

Este es un Dashboard totalmente temático, puesto que analiza sólo la producción de una empresa (las ventas o facturación, regularizadas con la variación de existencias de productos en curso y terminados), pero podría ser un dashboard que en una sóla página aportara la información mas relevante de varios aspectos de una compañía, como pueden ser los costes fijos, variables, de la producción, etc., así como el beneficio, cash flow u otros. 13 | G-Talent Dashboard y Análisis de Datos con Excel

Ejemplo de indicador para un proceso Definición del indicador: Porcentaje de defectos durante la producción de piezas modelo AC569. – Ratio: 100*(Unidades defectuosas/Unidades producidas totales). – Unidades: Porcentaje. – Periodicidad: Semanal. – Proceso: Fabricación de piezas AC569. – Responsable: Departamento de fabricación. – Expectativa: 0%. – Límite de aceptabilidad: 2,5%. Si se supera este valor, consideraremos que alguna parte del proceso está descontrolada, analizaremos las causas y tomaremos acciones para que vuelvan a dar datos asumibles. – Objetivo: >>CONCLUSIONES

Conclusiones finales Debido al avance en el uso de la tecnología en las organizaciones y a la imperiosa necesidad de obtener indicadores dinámicos, se ha popularizado el uso de los llamados Dashboards o Tableros de control. Es muy común que los datos e indicadores que necesitamos para su elaboración los obtengamos en forma dispersa y a destiempo, esta es una de las razones principales para que los gerentes tengan un gran reto tener estas métricas ya que dependen en muchos casos del compromiso de los involucrados para lograrlo. Aquí es donde Excel entra en acción, ésta debe ser alimentada con información fidedigna, bien estructurada y sobre todo provista a tiempo, esto hará que los beneficios del Dashboard se vean y sean puntuales para la toma de decisiones. ¿Te interesa saber más? Atento al blog de G-Talent, ya que tenemos publicaciones de interés sobre Excel e impartimos cursos donde aprenderás todo lo que necesitas saber sobre Dashboard con Excel.

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