Fin_WM-06- Gestión de Almacenes - Procesos Internos-Inventarios_ok

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BUSINESS PROCESS DESIGN DOCUMENT BPML-WM-06

Gestión Bodega – Gestión de Almacenes Procesos Internos-Inventarios

José Castillo A.CONSULTOR SEIDOR

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Contenido Gestión Bodega – Gestión de Almacenes Procesos Internos-Inventarios ................ 0 Contenido ............................................................................................................................................................ 1 Detalle de Documento .................................................................................................................................. 1 Objetivo ................................................................................................................................................................. 2 Descripción del Proceso ............................................................................................................................. 3 Procesos Internos. ................................................................................................................................................. 3 1.

Transferencias ......................................................................................................................................... 3

2.

Reaprovisionamiento ........................................................................................................................... 4

3.

Inventario ................................................................................................................................................... 4

4.

Inventario cíclico .................................................................................................................................... 6

Requerimientos Esenciales ....................................................................................................................... 8 Reportes ............................................................................................................................................................... 8 Transacciones ................................................................................................................................................... 9 Consideraciones ........................................................................................................................................... 10

Detalle de Documento Código

1

Proceso

Versión



Módulo

Escenario

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BPML-WM-06

Procesos InternosInventarios WM

1.0

Procesos InternosInventarios WM

WM

Log de Cambios Versión 1.0

Fecha

Autor

30.09.2018

José Castillo A.

Descripción Creación documento

Para cualquier duda por favor contactar a: Nombre

Email ID

José Castillo A.

[email protected]



Objetivo

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Definir Procesos de Salida en la Gestión de Almacenes, para el correcto funcionamiento de los procesos logísticos en Laboratorios. El movimiento físico de materiales de un centro a otro, de un almacén a otro o de una ubicación a otra del almacén, en WM se denomina traslado. Los traslados efectuados dentro del almacén (dentro del número de almacén) no conducen a una modificación del stock total y sólo necesitan una contabilización en el sistema WM (por ejemplo, al desplazar stock de una ubicación a otra). Este proceso no es pertinente para IM porque el stock total del sistema se mantiene igual. No obstante, existe una diferencia para los traslados que implican movimiento de mercancías de un almacén físico a otro, de un almacén a otro o de un centro a otro. En IM se puede contabilizar esta clase de traslado en una o dos etapas. Sin embargo, sólo es necesario efectuar una contabilización adicional en WM si los almacenes en cuestión se gestionan en WM.

Descripción del Proceso Procesos Internos. La solución se basa en procesos de internos de la gestión de almacenes, se definen los siguientes: 1. Transferencias 2. Reaprovisionamiento 3. Inventario 4. Inventario cíclico Cada caso será analizado a continuación:

1. Transferencias Para trasladar stock de una ubicación a otra dentro del mismo almacén, se crea y confirma manualmente una orden de transporte para el material a desplazar. Puesto que la cantidad total de stock del almacén permanece igual, los movimientos de stock que se efectúan dentro del mismo centro y número de almacén no precisan la utilización del componente Gestión de stocks (IM). Finalmente, siempre existirá la posibilidad de transferir stock directamente vía la transacción LT10, siempre que se necesite mover todo el stock de una posición determinada, o a través de LT01, que aplica para todo evento, pero en este caso es necesario indicar todos los datos de origen de la ubicación. En ambos casos, el tipo de movimiento a utilizar es el 999 (Responsabilidad almacén). 3



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2. Reaprovisionamiento La función de reposición se utiliza para llenar el stock de ubicaciones para cada tipo de almacén. En este ámbito se utilizará el reaprovisionamiento por lista de ubicaciones. El usuario selecciona el tipo de almacén y las ubicaciones a reponer. El sistema creará una Necesidad de Transporte (NT) con las cantidades a reaprovisionar en función de los máximos, mínimos y cantidad de reposición definidos en el maestro de materiales por tipo de almacén. La orden de transporte se crea en base a la NT, la cual debe ser confirmada vía radiofrecuencia. Los tipos de almacenes que se administrarán mediante esta estrategia basada en listas de ubicaciones y necesidades de transportes se muestran a continuación: N°Alm

Código

Denominación

Estrategia de Reaprovisionamiento

El reaprovisionamiento poseerá una búsqueda de lotes asociado a la clasificación de un “buen vencimiento”. Consideraciones • Para efectuar el proceso de reposición de Ubicaciones Fijas se ha determinado que se ejecutará manualmente la creación de la Necesidad de Transporte, para el entrenamiento y entendimiento del proceso. Adicionalmente, se tendrá la opción de que se cree esta Orden de Transporte mediante la ejecución de un Job de fondo programado cada cierto intervalo de tiempo. No obstante, se podrá ejecutar manualmente la creación de la OT cada vez que se requiera.

3. Inventario Con el tipo de inventario permanente se efectúa un inventario en un número determinado de ubicaciones en un tipo de almacén. El inventario puede tener lugar en cualquier momento durante el ejercicio. El inventario permanente tiene las ventajas siguientes con respecto al inventario en día fijado al final del ejercicio: i. Los costos y esfuerzos para efectuar el inventario no se concentran en uno o varios días determinados, sino que se distribuyen a lo largo del año. Esto significa que el supervisor de almacén puede planificar con mayor exactitud el personal que va a necesitar para realizar el trabajo de almacén. ii. El inventario se puede llevar a cabo durante períodos de bajo rendimiento en el almacén, por ejemplo, durante las vacaciones de verano. iii. Al reducir el esfuerzo requerido al final del ejercicio, la empresa responde mejor a los problemas que puedan surgir en el cierre del ejercicio.

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iv.

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Cuando se lleva a cabo un inventario permanente, siempre hay disponible información actualizada sobre la correspondencia entre el stock de almacén y el inventario teórico

Para llevar a cabo un inventario permanente, es necesario seguir los pasos en el orden que se indica: • Selección de ubicaciones de almacén: Cuando se marcan ubicaciones para el inventario, sólo se pueden marcar ubicaciones para las cuales no existen órdenes de transporte pendientes. • Creación del documento de inventario: Una vez que se han seleccionado las ubicaciones para el inventario, se debe crear el documento para inventario de sistema (Se fija el indicador Inventario previsto para la ubicación. En este momento la ubicación no está bloqueada) • Activación/modificación del documento de inventario: Antes de continuar con el inventario se debe activar el documento. Sin embargo, esto sólo se puede llevar a cabo cuando no hay posiciones de orden de transporte para las ubicaciones del documento para inventario. En otras palabras, todas las órdenes de transporte para las ubicaciones se deben confirmar. En la cabecera del documento es posible indicar el usuario de RF que efectuará el recuento, de modo de que el inventario sólo podrá ser efectuado por dicho usuario. A partir de este momento, se fija el indicador Inventario activo para la ubicación y ésta se bloquea para todos los movimientos. • Impresión del documento de inventario: Una vez activado, el documento de inventario puede ser impreso en un formato estándar SAP que contiene información referente a la ubicación y a los cuantos contenidos. La cantidad teórica de stock por ubicación no es impresa en el formulario (recuento “ciego”). La impresión del documento se utiliza cuando no se cuenta con el apoyo de tecnología de RF. • Introducción de resultados de inventario: El usuario ingresa el recuento de inventario vía RF a medida que realiza el conteo físico. Sin RF, el recuento se ingresa directamente en un PC. En ambas situaciones, el usuario sólo debe ingresar la cantidad contada para la ubicación y material (el sistema no muestra la cantidad teórica). En caso de no existir el material en stock, el usuario debe marcar “recuento cero”. En caso de un material encontrado, el usuario debe introducir toda la información del material y cantidad encontrada en la ubicación. • Solicitud de un nuevo recuento: El administrador del inventario puede revisar los resultados y solicitar un nuevo recuento de inventario para las ubicaciones que considere necesario. Este nuevo recuento se crea como una versión del documento de inventario original, pero contendrá sólo las ubicaciones seleccionadas. • Cierre de inventario: Para terminar el proceso de inventario en WM es preciso compensar el inventario y desbloquear las ubicaciones. Estos dos pasos se pueden efectuar con una tarea única. También se utiliza esta tarea para procesar cualquier diferencia entre los resultados contados y la cantidad que había realmente en la ubicación (El indicador Inventario activo de la ubicación y de los documentos para inventario se pone en blanco, lo que significa que no hay ningún inventario previsto o efectuándose y la ubicación se desbloquea). 5



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Proceso de diferencias de inventario en WM: Cuando se introducen los resultados de un recuento de inventario, se informa al sistema de que hay diferencias entre la cantidad contada y el inventario teórico. Estas diferencias se registran en WM para reflejar el stock real de las ubicaciones. Al mismo tiempo también se registran cantidades de ubicaciones negativas y/o positivas en el tipo de almacén intermedio para diferencias. Estas diferencias se deben compensar desde el tipo de almacén intermedio y contabilizarse en el componente Gestión de stocks (IM). En caso de diferencias de stock, un nuevo recuento debiera efectuarse en las ubicaciones donde las diferencias sean improbablemente altas.

Consideraciones • El inventario permanente está orientado a la ubicación y no al material. Vale decir, los filtros que el usuario pueda efectuar van siempre referidos a un conjunto de ubicaciones. Por ejemplo, si el usuario quisiera efectuar un inventario para un material en particular, lo que debe hacer es crear un documento de inventario para las ubicaciones donde se encuentra almacenado el material. • Por estándar, los filtros del inventario permanente no consideran la valorización de inventario ni la cantidad de piezas. Sí es posible hacer filtros por características de los materiales almacenadas en los datos maestros. • El recuento de inventario sea por RF o impreso, no le informa al usuario la cantidad teórica. El usuario siempre debe registrar la cantidad contada. • Los reportes de análisis de inventario permiten visualizar el nombre del usuario que ingresó los resultados del recuento, pero no permiten visualizar el tiempo utilizado en el recuento. • El análisis de diferencias de inventario es valorizado de forma estándar antes del ajuste en WM, vale decir, hasta justo antes de reflejar las cantidades reales de la ubicación (se aconseja bajar los resultados entregados por el reporte antes del ajuste de las diferencias de inventarios). Una vez realizado el ajuste, este reporte deja de estar disponible, puesto que las diferencias han sido transferidas al tipo de almacén 999.

4. Inventario cíclico El inventario cíclico en el componente de aplicación de Gestión de almacenes (WM) permite separar materiales en clases (como A, B, C, etc.) y efectuar el inventario para cada clase por separado varias veces a lo largo del año. Es posible ejecutar el inventario cíclico al nivel de cuanto. Con este procedimiento de inventario, se realiza el inventario para materiales a intervalos normales dentro de un ejercicio. Los intervalos de tiempo dependen de la parametrización de indicador de inventario cíclico para el material. Se pueden dividir los materiales en categorías determinadas a las que se realiza un inventario independiente varias veces al año. Con el método de inventario cíclico, por ejemplo, puede realizar inventarios en materiales comunes con más frecuencia que en materiales no tan comunes. Especialmente en el caso de materiales de valor, es importante realizar el inventario en intervalos cortos. 6



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Para realizar un proceso de inventario cíclico se deben cumplir los siguientes requisitos: 1. Se deben definir los indicadores de inventario cíclico (clases de material). 2. Se debe definir el número de veces al año que se debe efectuar inventario cíclico para cada indicador. 3. Se debe asignar este indicador de inventario cíclico a cada material. Al ejecutar el inventario cíclico al nivel de cuanto, se bloquean únicamente los cuantos del material en cuestión para el período del inventario real. Este inventario se recomienda especialmente en las ubicaciones con almacenaje mixto, teniendo en cuenta que: • Únicamente se deben contabilizar los materiales seleccionados • Únicamente se contabiliza los cuantos correspondientes, no las ubicaciones • En el caso de materiales que no se fijen en el documento para inventario para el procedimiento de inventario cíclico, no debe haber ninguna orden de transporte pendiente ni pueden crearse durante el resultado del recuento de inventario Cuando se traslada un cuanto de una ubicación a otra, el cuanto en la ubicación de procedencia se borra y se crea un nuevo cuanto en la ubicación de destino. En este caso, se pierde la información sobre el inventario de cuanto ya que se almacena al nivel de cuanto, no al nivel de ubicación. Para llevar a cabo un inventario cíclico por cuanto, es necesario seguir los pasos siguientes en el orden que se indica: • Crear lista de inventario y activar documentos de inventario: Se debe elegir el número de almacén de WM, los tipos de almacenes y los materiales para crear la lista de inventario. Esta lista se crea activa, es decir, no es necesario activarla más tarde. • Impresión del documento de inventario: Una vez activado, el documento de inventario puede ser impreso en un formato estándar SAP que contiene información referente a la ubicación y a los cuantos contenidos. La cantidad teórica de stock por ubicación no es impresa en el formulario (recuento “ciego”). La impresión del documento se utiliza cuando no se cuenta con el apoyo de tecnología de RF. • Introducción de resultados de inventario: El usuario ingresa el recuento de inventario vía RF a medida que realiza el conteo físico. Sin RF, el recuento se ingresa directamente en un PC. En ambas situaciones, el usuario sólo debe ingresar la cantidad contada para la ubicación y material (el sistema no muestra la cantidad teórica). En caso de no existir el material en stock, el usuario debe marcar “recuento cero”. En caso de un material encontrado, el usuario debe introducir toda la información del material y cantidad encontrada en la ubicación. • Solicitud de un nuevo recuento: El administrador del inventario puede revisar los resultados y solicitar un nuevo recuento de inventario para las ubicaciones que considere necesario. Este nuevo recuento se crea como una versión del documento de inventario original, pero contendrá sólo las ubicaciones seleccionadas. 7



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Cierre de inventario: Para terminar el proceso de inventario en WM es preciso compensar el inventario y desbloquear las ubicaciones. Estos dos pasos se pueden efectuar con una tarea única. También se utiliza esta tarea para procesar cualquier diferencia entre los resultados contados y la cantidad que había realmente en la ubicación (El indicador Inventario activo de la ubicación y de los documentos para inventario se pone en blanco, lo que significa que no hay ningún inventario previsto o efectuándose y la ubicación se desbloquea). Proceso de diferencias de inventario en WM: Cuando se introducen los resultados de un recuento de inventario, se informa al sistema de que hay diferencias entre la cantidad contada y el inventario teórico. Estas diferencias se registran en WM para reflejar el stock real de las ubicaciones. Al mismo tiempo también se registran cantidades de ubicaciones negativas y/o positivas en el tipo de almacén intermedio para diferencias. Estas diferencias se deben compensar desde el tipo de almacén intermedio y contabilizarse en el componente Gestión de stocks (IM). En caso de diferencias de stock, un nuevo recuento debiera efectuarse en las ubicaciones donde las diferencias sean improbablemente altas.

Consideraciones • El recuento de inventario sea por RF o impreso, no le informa al usuario la cantidad teórica. El usuario siempre debe registrar la cantidad contada.

ID

Módulo

Descripción

Requerimientos Esenciales ü Datos Maestros WM. ü Entrada Mercancias WM. ü Stock Sin ordenes pendiente.

Reportes ID

8

Descripción



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Transacciones Código

Descripción

LM50

Recuento inventario gest.por sistema

LM51

Recuento inventario por sel.usuario

MI01

Crear documento de inventario

MI02

Modificar documento de inventario

MI03

Visualizar documento para inventario

MI04

Entrar recuento de invent. con doc

MI05

Modificar recuento de inventario

MI06

Visualizar recuento de inventario

MI07

Tratar listado de diferencias

MI08

Crear listado de diferencias con doc

MI09

Entrar recuento de invent. sin doc

MI10

Crear list. de diferencias sin doc

MI11

Nuevo recuento para documento-invent

MI12

Visualizar modificaciones

MI20

Imprimir lista de diferencias

MI21

Imprimir documento inventario

MI21N

Imprimir documento de inventario

MI22

Visual.doc.inventario p.material

MI23

Visualizar datos-invent. por mat.

MI24

Lista inventario

LI01

Crear documento de inventario

LI01N

Añadir documento de inventario

LI02

Modificar documento de inventario

LI02N

Modificar documento de inventario

LI03

Visualizar documento de inventario

9



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LI03N

Visualizar documento de inventario

LI04

Imprimir documento de inventario

LI05

Historial de inventario de ubicación

LI06

Bloquear tipos alm. p. inv. día fij.

LI11

Registrar recuento de inventario

LI11N

Registrar recuento de inventario

LI12

Modificar recuento de inventario

LI12N

Modificar recuento de inventario

LI13

Visualizar recuento de inventario

LI13N

Visualizar recuento de inventario

LI14

Solicitar nuevo recuento

LI15

Evaluación de inventario de cuanto

LI16

Anular posición de inventario

LI20

Elimin. diferencias-inventario LVS

LI21

Compensar diferencias invent.MM-IM

Consideraciones N/A

10



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