AE 11 - Introducao Indicadores e Metas

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28/05/2017

ADMINISTRAÇÃO ESTRATÉGICA

Introdução ao uso de Indicadores e Metas Prof. Marcelo Peres

Princípio da Gestão Estratégica Você voaria em um avião sem um painel de controle adequado?

“Se não há medição, não haverá controle. Se não há controle, não haverá gerenciamento.”

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Indicadores de Desempenho

“São informações quantitativas ou qualitativas que  expressam o desempenho de um produto ou processo,  em termos de eficiência, eficácia ou nível de satisfação e  que, em geral, permitem acompanhar sua evolução ao  longo do tempo e compará‐la com outras organizações.” Fonte: FNQ, 2013, p. 119

Indicadores de Desempenho

O indicador é definido como uma forma de representação  quantificável de características de produtos/serviços ou  processos, utilizada para acompanhar e melhorar os  resultados ao longo do tempo.

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Indicadores de Desempenho →

Possibilitam controlar o andamento, o progresso e nível de alcance dos objetivos traçados;

→

Devem ser entendidos como informações numéricas que servem para relacionar recursos e avaliar o desempenho da organização (produtos, processos, programas e projetos);

→

São resultados quantitativos de avaliações, apresentados sob forma de número, moeda, porcentual ou de resultados.

Indicadores de Desempenho São adotados como instrumentos de gestão para as  atividades de monitoramento e avaliação das  organizações, acompanhando o alcance de metas,  avanços, melhorias, correção de problemas,  necessidades de mudança, etc. MPOG, 2009

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Utilização de Indicadores Desempenho →

Mensurar os resultados e gerir o desempenho.

→

Estabelecer e desdobrar metas.

→

Embasar a análise crítica dos resultados das iniciativas estratégicas e  do processo decisório.

→

Contribuir para a melhoria contínua dos processos organizacionais.

→

Facilitar o planejamento e o controle do desempenho, a partir de  métricas‐padrão e pela apuração dos desvios ocorridos.

→

Viabilizar a análise comparativa do desempenho da organização com  referenciais (benchmarks).

Aspectos Importantes! Os indicadores devem... →

Ter a capacidade de comunicar o alcance dos objetivos, sem desviar a atenção.

→

Possibilitar o estabelecimento de metas de melhoria a longo prazo e desdobrá‐las em metas de médio e curto prazos;

→

Ser quantificáveis e possuírem fonte confiável, permitindo a mensuração de maneira repetitiva e objetiva;

→

Possibilitar a escolha da frequência mais apropriada (mensal, trimestral, semestral) para atualização da informação e análise dos resultados (previsto vs realizado).

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Algumas Características Importantes →

DISPONIBILIDADE: facilidade de acesso para coleta, estando disponível em tempo hábil para as pessoas certas, e sem distorções, servindo de base para a tomada de decisões.

→

RASTREABILIDADE: facilidade de identificação da origem dos dados, registro e manutenção. Preferencialmente, devem‐se transformar os resultados em gráficos para possibilitar o acompanhamento preciso e a comparação com desempenhos anteriores.

→

ECONOMIA: emprego de tempo mínimo para a procura de dados e para a pesquisa ou espera por novos métodos de coleta. Os benefícios devem ser maiores que os custos incorridos na medição.

Atributos dos Indicadores Seletividade ou importância:  •

Fornece informações sobre as principais variáveis estratégicas e prioridades  definidas de ações, produtos ou impactos esperados

Simplicidade, clareza, inteligibilidade e comunicabilidade:  • • •

Os indicadores devem ser simples e compreensíveis Devem ser capazes de levar a mensagem e o significado Os nomes e expressões devem ser facilmente compreendidos e conhecidos por  todos os públicos interessados

Representatividade, confiabilidade e sensibilidade:  • • •

capacidade de demonstrar a mais importante e crítica etapa de um processo,  projeto etc.  Os dados devem ser precisos, capazes de responder aos objetivos e coletados na  fonte de dados correta  Deve possibilitar avaliar prontamente os efeitos de determinada intervenção

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Atributos dos Indicadores Investigativos:  • •

Os dados devem ser fáceis de analisar, sejam estes para registro ou para reter  informações Permitir juízo de valores

Comparabilidade:  •

Os indicadores devem ser facilmente comparáveis com as referências internas ou  externas e séries históricas de acontecimentos

Estabilidade:  • •

Procedimentos gerados de forma sistemática e constante, sem muitas alterações  e complexidades.  Deve‐se manter o padrão e permitir a série‐histórica

Custo‐efetividade:  • •

Projetado para ser factível e economicamente viável.  Os benefícios em relação aos custos devem satisfazer todos os outros demais  níveis. 

Checklist para definir um bom indicador… • O indicador pode medir adequadamente tal resultado? • O indicador pode indicar quando se produziu a mudança? • O indicador oferece uma informação a partir da qual seja possível  tomar decisões? • Existem fontes de informação confiáveis e acessíveis sobre este  indicador? • Conta‐se com os meios necessários para pagar os custos deste  indicador e das fontes de informação pertinentes? • O indicador permite comunicar facilmente (e sem maiores  questionamentos) o estado do resultado (se cumpriu/ atingiu ou  não)?

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Exemplo de Caderno de Indicadores

Metas Estratégicas →

Adotadas para garantir o gerenciamento do indicador e o alcance do objetivo;

→

São definidas para comunicar o desempenho do alcance de um objetivo em um determinado período de tempo;

→

Uma meta pressupõe a comunicação e alinhamento de desafios futuros;

→

Estabelecer metas pressupõe mobilizar esforços que motivem pessoas a superar resultados já alcançados.

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Definição de Metas →

Specific (Específicos): Devem ser claramente definidos e compreendidos;

→

Measurable (Mensuráveis): Devem quantificáveis e passíveis de documentação;

→

Achievable (Alcançáveis): Devem ser alcançáveis, considerando as restrições existentes;

→

Relevant (Relevantes): Devem agregar valor e alinhados aos objetivos e estratégias;

→

Time‐Bound (Atrelado à Prazo): Devem indicar uma janela temporal para o alcance das metas.

Definição de Metas Meta = É um objetivo “almejado” que pode ser mensurado e claramente  definido num espaço de tempo. Desempenho Potencial

Meta Desempenho Real

Ano 1

Ano 2

Ano 3

Ano 4

Ano 5

Ano 6

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Definição de Metas ALGUNS CUIDADOS AO ESTABELECER METAS:  →

Considerar a série histórica dos desempenhos anteriores

→

Conhecer o referencial inicial: a linha de base (Vo) 

→

Considerar o cenário em que se insere o objeto do indicador:  • volume de recursos disponíveis para o projeto • condicionantes do ambiente (políticas, econômicas, capacidade  organizacional)  • etc.

Definição de Metas Muito desafiadora, inalcançável UTOPIA

REALIDADE  DESAFIADORA

ZONA DE  CONFORTO

Alcançável e desafiadora

Muito fácil de ser alcançada,  não desafiadora

Evolução temporal do nível  de desafio

Ponto ótimo

REALIDADE  DESAFIADORA

tx t4 t3 t2 t1

ZONA DE  CONFORTO

Nível  crescente    de desafio

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Recomendação para Definição de Metas Estratégicas →

Estabelecer apenas uma meta por indicador.

→

Assegurar que as metas sejam quantificáveis e de longo prazo, possibilitando seu desdobramento (ex.: metas plurianuais  metas anuais  metas semestrais).

→

Assegurar que as metas comuniquem claramente o desempenho esperado.

→

Certificar‐se de que as metas tenham relacionamento com o objetivo, tema e perspectiva (BSC).

Exercício de Fixação 1.

Explique o são “indicadores”.

2.

Quais as principais motivações e benefícios para as organizações ao utilizar  “indicadores”?

3.

Quais são os principais aspectos a serem considerados na utilização dos  “indicadores”?

4.

Apresente as “outras características” que são importantes para a definição  de um bom indicador.

5.

Apresente as principais características das “metas estratégicas”.

6.

Explique o modelo “SMART” para a definição de metas.

7.

Apresente as principais recomendações para a definição de metas.

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