Perguntas e Respostas - SEI

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PERGUNTAS E RESPOSTAS SUMÁRIO ►

SUMÁRIO DAS PERGUNTAS (clique sobre a pergunta)

1. Existe um Manual para usuários SEI? Como posso acessá-lo? 2. Existe alguma normativa sobre a utilização do SEI na PRF? Como posso acessála? 3. Como faço para acessar o SEI? 4. Preciso fazer alguma alteração na configuração meu navegador para acessar o SEI? 5. Consegui abrir a página de login, pede “usuário” e “senha”, o que fazer? 6. Não consigo entrar no sistema. Pede “usuário” e “senha”, e mesmo colocando as informações o sistema informa que eu não tenho acesso. O que fazer? 7. Consegui entrar na página do SEI, como fazer para saber se estou logado na Unidade correta? 8. Na “Tela Principal” vejo vários ícones, para que servem? 9. Na “Tela Principal” vejo vários Processos com cores diferentes, por quê? 10. Na “Tela Principal” vejo alguns Processos com tarjas de cores diferentes, por quê? 11. Como faço para criar um Processo? 12. Após clicar em “Iniciar Processo” o SEI abriu uma página diferente onde aparece “Escolha o Tipo do Processo”. O que isto significa? 13. Escolhi o tipo de processo e apareceu outra página com alguns campos, mas alguns já estão preenchidos e outros não. O que fazer? 14. Tentei criar um processo, mas ao clicar em “Salvar” aparece uma janela com o texto: “Informe o nível de acesso”. O que isto significa? 15. Depois que criei o processo verifiquei que alguns campos foram preenchidos de maneira errada. Como fazer?

16. Estou no processo mas não localizo a funcionalidade que quero utilizar, porque isto acontece? 17. Quero criar um documento avulso, mas o único ícone que encontro na “Tela Principal” sobre documento é o de “Incluir Documento”, que pede para que eu selecione previamente um Processo, o que isto significa? 18. Criei o processo, e agora quero incluir um documento, porque o SEI separa os documentos em duas categorias? Externo e Interno. O que isto significa? 19. Escolhi criar um documento “Externo”, e o sistema foi para uma página com vários campos em branco. O que fazer? 20. Escolhi criar um documento “Externo”, e preenchi corretamente as informações, mas ao tentar salvá-lo o sistema apresenta uma crítica solicitando que eu “Informe o Nível de Acesso”. O que devo fazer? 21. Escolhi criar um documento “Externo”, e preenchi corretamente as informações, mas não consigo visualizá-lo dentro do processo. Não aparece o anexo. O que devo fazer? 22. Criei um documento “Externo”, mas não consigo assiná-lo. O que devo fazer? 23. Criei um documento “Externo” dentro de um Processo errado. O que devo fazer? 24. Escolhi criar um documento “Interno”, e o sistema foi para uma página com vários campos em branco. O que fazer? 25. Escolhi criar um documento “Interno”, e ao ir para página “Gerar Documento” apareceram os campos “Documento Modelo”, “Texto Padrão” e “Nenhum”. O que significam estes campos? 26. Gerei um documento “Interno” mas verifiquei que ele está com alguns erros, como posso fazer para corrigi-lo? 27. Quero excluir um documento, como posso fazê-lo? 28. Como faço para saber se um documento está assinado e visualizado? 29. Enviei um processo para outra unidade a fim de que um documento fosse assinado, mas ninguém da outra unidade encontra a funcionalidade “assinar”. O que fazer? 30. Coloquei vários documentos em um “Bloco de Assinaturas”, para serem assinados por outra unidade, mas ninguém da área destinatária encontra o bloco para assinar. O que fazer? 31. Enviei um processo para outra unidade, mas alguns documentos internos não estão visíveis para a unidade destinatária. O que pode ter acontecido?

32. Gerei um documento interno para ser publicado no Boletim de Serviço da unidade, mas o ícone de “Agendar Publicação” não aparece. O que pode ter acontecido? 33. Recebi documentos físicos para serem registrados no SEI, e me pediram um recibo. Como posso fazê-lo?

PERGUNTAS E RESPOSTAS 1. Existe um Manual para usuários SEI? Como posso acessálo? Sim, existe. Ele está acessível no endereço https://www.prf.gov.br/portal/processoeletronico/capacitacao/manual-sei. Também é possível obter outras informações importantes através do link “Ajuda”, localizado no “Menu Principal” do SEI (campo cinza à esquerda da Tela Principal), clicando em seguida em “Portal Processo Eletrônico”. O sistema te encaminhará para uma área da página da PRF na web, permitindo que você tenha acesso ao Manual SEI usuário, passando o mouse sobre o campo “CAPACITAÇÃO”. SUMÁRIO►

2. Existe alguma normativa sobre a utilização do SEI na PRF? Como posso acessá-la? Sim,

existe.

Os

documentos

estão

acessíveis

no

endereço

https://www.prf.gov.br/portal/processo-eletronico/aspectos-legais/legislacao-relacionada. Também é possível obter outras informações importantes através do link “Ajuda”, localizado no “Menu Principal” do SEI (campo cinza à esquerda da Tela Principal), clicando em seguida em “Portal Processo Eletrônico”. O sistema te encaminhará para uma área da página da PRF na web, permitindo que você tenha acesso à Legislação, passando o mouse sobre o campo “ASPECTOS LEGAIS”. SUMÁRIO►

3. Como faço para acessar o SEI? Procure o link no Painel PRF, ou digite o endereço http://sei.prf.gov.br/ no seu navegador de internet. Se ainda assim não conseguir procure o Gestor Técnico da sua Unidade. SUMÁRIO►

4. Preciso fazer alguma alteração na configuração meu navegador para acessar o SEI? Sim. O SEI trabalha utilizando janelas pop up. É necessário habilitar esta funcionalidade no seu navegador de internet. Se ainda assim não conseguir procure o Gestor Técnico da sua Unidade. SUMÁRIO►

5. Consegui abrir a página de login, pede “usuário” e “senha”, o que fazer? O Usuário é o seu e-mail funcional, sem o “@prf.gov.br”, e a senha é a mesma que você utiliza no seu e-mail funcional. Para mudar a senha é necessário mudar a senha do seu e-mail funcional, O SEI não possui esta funcionalidade. SUMÁRIO►

6. Não consigo entrar no sistema. Pede “usuário” e “senha”, e mesmo colocando as informações o sistema informa que eu não tenho acesso. O que fazer? Primeiro certifique-se que está preenchendo corretamente os campos “Usuário” e “Senha”. Se ainda assim o problema persistir, procure o Gestor Documental da sua Regional para que verifique se há algum erro no seu cadastro ou na sua permissão. SUMÁRIO►

7. Consegui entrar na página do SEI, como fazer para saber se estou logado na Unidade correta? Na “Barra de Ferramentas”, na parte de cima da “Tela Inicial”, existem alguns links e funcionalidades, entre eles 02 (dois) retângulos brancos. O primeiro campo serve para fazer a “Pesquisa Rápida”, e o segundo é a “Caixa de Seleção de Unidades” e indica a área onde o usuário está logado. Verifique se a sua Unidade está correta. Caso não esteja é provável que você tenha acesso a mais de uma unidade. Basta clicar no retângulo que ele mostrará todas as Unidades que você tem acesso. Se não for este o caso, e apareceram Unidades as quais você não deveria ter acesso, passe o mouse nos ícones à direita do campo de Unidades até chegar no ícone “Usuário”, que indica quem está logado no sistema. Se aparecer o nome de outro usuário é porque você acabou entrando na sessão de outro servidor. Clique no último ícone da Barra de Ferramentas e saia do sistema. Faça novo login. Se o nome que aparece for o seu procure o Gestor Documental da sua Regional para que verifique se há algum erro no seu cadastro ou na sua permissão. SUMÁRIO►

8. Na “Tela Principal” vejo vários ícones, para que servem? Os ícones visíveis na “Tela Principal”, também chamada de “Tela de Controle de Processos”, possibilitam fazer tarefas em vários processos ao mesmo tempo. Por exemplo: Selecionando vários processos (clicando na caixinha de seleção ao lado do processo), e em seguida no ícone de “Atribuição de Processos”, é possível atribuir todos os processos selecionados a uma mesma pessoa, de uma só vez. SUMÁRIO►

9. Na “Tela Principal” vejo vários Processos com cores diferentes, por quê? Os Processos que estão na cor azul são aqueles nos quais você acessou ou trabalhou durante a sessão vigente. Os que estão na cor vermelha são aqueles que foram remetidos para a sua Unidade e que ainda não foram acessados por ninguém. Os que estão na cor preta são os processos que já foram acessados por algum Usuário da Unidade, mas que você ainda não acessou ou trabalhou na sessão vigente. SUMÁRIO►

10. Na “Tela Principal” vejo alguns Processos com tarjas de cores diferentes, por quê? Os Processos que aparecem com tarjas são SIGILOSOS. São aqueles cujo nível de acesso público foi colocado como “Sigiloso” na sua criação. Podem ser Processos que você mesmo criou ou podem ter sido criados por outro usuário SEI, que lhe deu “Credencial de Acesso”. E eles possuem cores diferentes, respeitando as mesmas regras explicadas no item 8 acima. SUMÁRIO►

11. Como faço para criar um Processo? No “Menu Principal” existe o link “Iniciar Processo”. É através dele que o sistema permite a criação de Processos. Clique no link e siga os passos de criação de Processos. SUMÁRIO►

12. Após clicar em “Iniciar Processo” o SEI abriu uma página diferente onde aparece “Escolha o Tipo do Processo”. O que isto significa? O SEI trabalha com tipos preestabelecidos de Processos. Você tem que escolher o “Tipo de Processo” que mais se adeque ao(s) documento(s) que quer gerar, ou ao tipo de procedimento administrativo com o qual tem que trabalhar.

Exemplo: Sou fiscal de um contrato e preciso inciar um “Processo de Fiscalização de Contratos”. No SEI, o tipo de processo mais adequado para isto é “Gestão de Contrato: Acompanhamento da Execução”. Para localizar mais facilmente o tipo de processo na lista disponível basta utilizar o atalho Ctrl+F (ou control find), extremamente útil para encontrar uma palavra ou frase em uma página ou documento. Antes porém certifique-se que todos os tipos estão aparecendo na tela. Para isto verifique se o sinal que aparece ao lado de “Escolha o Tipo do Processo” é um sinal de (-) dentro de um círculo vermelho. Se estiver aparecendo um sinal de (+) você não conseguirá ver todos os tipos. Clique no sinal de (+) que a lista ampliará e você terá acesso a todos os tipos. Se ainda assim você não encontrar o tipo que necessita, procure o Gestor Documental da sua Regional e verifique a possibilidade da criação de um novo tipo. SUMÁRIO►

13. Escolhi o tipo de processo e apareceu outra página com alguns campos, mas alguns já estão preenchidos e outros não. O que fazer? Esta é a página onde você colocará todas as informações que achar importantes para uma melhor identificação do processo com o qual trabalhará. Todos os campos cujo título estiver em negrito são de preenchimento obrigatório, entretanto os campos “Tipo do Processo” e “Classificação por Assuntos” são preenchidos automaticamente quando você escolhe o tipo do processo. Os demais campos: “Especificação”, “Interessados”, e “Observações desta unidade” são de livre preenchimento, porém são de extrema importância pois servem como indexadores para uma pesquisa mais fácil e rápida. Estes campos devem ser preenchidos de forma a permitir que qualquer servidor localize o processo facilmente, mesmo não sendo da unidade que o criou. Verifique com o Gestor da sua Unidade qual é o padrão utilizado. SUMÁRIO►

14. Tentei criar um processo, mas ao clicar em “Salvar” aparece uma janela com o texto: “Informe o nível de acesso”. O que isto significa? Todos os campos cujo título estiver em negrito são de preenchimento obrigatório, INCLUSIVE o campo “Nível de Acesso”. Escolha qual o nível de acesso público que você quer dar ao processo que está criando. Esta regra também se aplica a todos os documentos que você gerar ou incluir no processo.

O SEI trabalha em conformidade com a Lei de Acesso à Informação (LAI), Lei nº 12.527 de 18 de novembro de 2011, permitindo três níveis de acesso: sigiloso, restrito e público. Os níveis de restrição de acesso permitidos são configurados durante o cadastro do tipo de processo, entretanto só é possível abrir um processo sigiloso se essa opção estiver configurada como permitida para o tipo de processo escolhido. São os processos cujo tipo possuem uma tarja vermelha. A regra é que o processo seja público. Em caso de dúvida procure o Gestor da sua Unidade. SUMÁRIO►

15. Depois que criei o processo verifiquei que alguns campos foram preenchidos de maneira errada. Como fazer? Após ter sido criado, a qualquer tempo o processo poderá ter seus campos alterados. Para isto procure o ícone da funcionalidade “Consultar/Alterar Processo” passando o mouse sobre os ícones. Clique sobre a funcionalidade e faça as alterações que achar necessário. Salve novamente o processo. SUMÁRIO►

16. Estou no processo mas não localizo a funcionalidade que quero utilizar, porque isto acontece? Provavelmente você clicou sobre o número de um “Documento” em vez de ter clicado sobre o número do “Processo”. Quando isto acontece as funcionalidades disponíveis são para o documento, e não para o processo. Certifique-se que o processo está corretamente selecionado. O número do processo deverá estar com uma tarja azul sobre ele. Se a tarja estiver sobre o número de algum documento você não verá as funcionalidades do processo. Clique sobre o número do processo e as funcionalidades aparecerão para você. SUMÁRIO►

17. Quero criar um documento avulso, mas o único ícone que encontro na “Tela Principal” sobre documento é o de “Incluir Documento”, que pede para que eu selecione previamente um Processo, o que isto significa? O SEI não trabalha com a ideia de documentos avulsos. Todo documento, para ser criado dentro do Sistema, tem que estar vinculado a um Processo. Se o Processo já existe, clique sobre o número do Processo para ter acesso às funcionalidades. Clique sobre o ícone de “Incluir Documento” e siga os passos de criação de documentos.

Se ainda não existe nenhum Processo para você vincular o documento, clique no link “Iniciar Processo”, localizado no “Menu Principal”, e siga os passos de criação de Processos. Depois do Processo criado, siga os passos de criação de documentos. Quanto ao ícone que mencionou, veja a resposta à pergunta nº 8. SUMÁRIO►

18. Criei o processo, e agora quero incluir um documento, porque o SEI separa os documentos em duas categorias? Externo e Interno. O que isto significa? Todos os Documentos criados/gerados dentro do SEI são considerados nato digitais, e denominados “Documentos Internos”. Por sua vez, todos aqueles que precisarem ser digitalizados para inserção no Sistema são denominados “Documentos Externos”. Por exemplo: se um servidor criou um Requerimento diretamente no Sistema, este requerimento é considerado “Documento Interno”. Mas se o requerimento foi entregue fisicamente para ser digitalizado, deve ser inserido no Sistema como “Documento Externo”. Da mesma forma, um Recurso de Multa que seja entregue à PRF pelo interessado, será considerado “Documento Externo”. SUMÁRIO►

19. Escolhi criar um documento “Externo”, e o sistema foi para uma página com vários campos em branco. O que fazer? É a página “Registrar Documento Externo”, e é nela que você colocará todas as informações que achar importantes para uma melhor identificação do documento com o qual trabalhará, e todos os campos cujo título estiver em negrito são de preenchimento obrigatório. Os demais campos são de livre preenchimento, porém são de extrema importância pois servem como indexadores para uma pesquisa mais fácil e rápida. Estes campos devem ser preenchidos de forma a permitir que qualquer servidor localize o processo facilmente, mesmo não sendo da unidade que o criou. Verifique com o Gestor da sua Unidade qual é o padrão utilizado. Lembre-se de escolher qual o nível de acesso público que você quer dar ao documento que está registrando. SUMÁRIO►

20. Escolhi criar um documento “Externo”, e preenchi corretamente as informações, mas ao tentar salvá-lo o sistema apresenta uma crítica solicitando que eu “Informe o Nível de Acesso”. O que devo fazer? O campo “Nível de Acesso” é de preenchimento obrigatório. Os processos e documentos criados/gerados/incluídos no SEI deverão, em regra, ter Nível de Acesso Público e, excepcionalmente, Restrito ou Sigiloso, com a indicação da hipótese legal aplicável, conforme preceitua a Instrução Normativa que trata do assunto (veja a resposta à pergunta nº 2). Se ainda assim a dúvida persistir, peça orientações ao seu Coordenador de Unidade. SUMÁRIO►

21. Escolhi criar um documento “Externo”, e preenchi corretamente as informações, mas não consigo visualizá-lo dentro do processo. Não aparece o anexo. O que devo fazer? Provavelmente você esqueceu de anexar o arquivo digitalizado. Isto é feito através do upload do arquivo para dentro do SEI. No momento em que fizer o registro do documento externo, escolha o arquivo que gostaria de anexar. Se o documento já está feito, basta clicar na funcionalidade “Consultar/Alterar Documento Externo” e fazer as alterações necessárias. SUMÁRIO►

22. Criei um documento “Externo”, mas não consigo assiná-lo. O que devo fazer? Documento externo não são assináveis. Somente documento Internos possuem esta funcionalidade disponível. SUMÁRIO►

23. Criei um documento “Externo” dentro de um Processo errado. O que devo fazer? Documentos externos podem ser movidos de um Processo para o outro. Procure a funcionalidade “Mover Documento para outro Processo”. Somente documentos externos podem ser movidos desta forma. Se você criou um documento externo que não deveria, e não há nenhum processo para o qual possa movê-lo, você pode optar por uma das funcionalidades “Cancelar Documento” ou “Excluir”. SUMÁRIO►

24. Escolhi criar um documento “Interno”, e o sistema foi para uma página com vários campos em branco. O que fazer? É a página “Gerar Documento”, e é nela que você colocará todas as informações que achar importantes para uma melhor identificação do documento com o qual trabalhará, e seu preenchimento é de extrema importância, pois servirá como indexador para uma pesquisa mais fácil e rápida. Estes campos devem ser preenchidos de forma a permitir que qualquer servidor localize o processo facilmente, mesmo não sendo da unidade que o criou. Verifique com o Gestor da sua Unidade qual é o padrão utilizado. Lembre-se de escolher qual o nível de acesso público que você quer dar ao documento que está registrando. SUMÁRIO►

25. Escolhi criar um documento “Interno”, e ao ir para página “Gerar Documento” apareceram os campos “Documento Modelo”, “Texto Padrão” e “Nenhum”. O que significam estes campos? O campo “Documento Modelo” permite que você utilize um documento modelo para a auxiliar na criação daquele em que está trabalhando. Para isto, é necessário que um documento anterior tenha sido salvo previamente no sistema através da funcionalidade “Modelo Favorito”. Após ter sido salvo no sistema é possível editá-lo através do link “Modelos” localizado no “Menu Principal”. O campo “Texto Padrão” funciona parecido, e permite que você utilize um texto previamente inserido no sistema como padrão para a confecção dos seus documentos. Para isto, é necessário que você crie os textos através do link “Textos Padrão” localizado no “Menu Principal”. Após tê-los salvos no sistema eles ficarão disponíveis para edição a qualquer tempo. Já o campo “Nenhum” traz um modelo previamente estabelecido pela PRF para cada tipo de documento, passível de edição após ter sido selecionado. SUMÁRIO►

26. Gerei um documento “Interno” mas verifiquei que ele está com alguns erros, como posso fazer para corrigi-lo? Os documentos internos possuem a funcionalidade “Editar Conteúdo”, clique sobre o ícone respectivo e você terá condições de editar o erro do documento e fazer as alterações que achar necessárias. Essas alterações, entretanto, só serão possíveis se o documento ainda não foi assinado, ou se ele já foi assinado mas não foi visualizado por outra área.

Caso isto ocorra a funcionalidade “Editar Conteúdo” não fica mais disponível. A única solução seria o “Cancelar Documento”, funcionalidade que permite o cancelamento de documentos internos. SUMÁRIO►

27. Quero excluir um documento, como posso fazê-lo? É possível excluir documentos externos e documentos gerados no sistema que sejam desnecessários ao processo. Os documentos internos podem ser excluídos se ainda não estiverem assinados ou se assinados e não visualizados por outra área. Os documentos externos podem ser excluídos até tornarem-se públicos (abertos) ou serem enviados para outra unidade. (Ex. Se alguém de outra unidade consulta um processo e abre este documento externo, mesmo que não tenha sido enviado, não será mais possível excluí-lo). SUMÁRIO►

28. Como faço para saber se um documento está assinado e visualizado? Quando o documento interno é assinado aparece o ícone de uma caneta ao lado do número do documento. Enquanto a caneta está na cor amarela significa que ninguém de outra unidade visualizou o documento ainda. Para descobrir quem assinou o documento basta colocar o mouse sobre o ícone que aparecerá o nome de quem assinou. Se a caneta estiver preta significa que outra unidade já visualizou o documento. SUMÁRIO►

29. Enviei um processo para outra unidade a fim de que um documento fosse assinado, mas ninguém da outra unidade encontra a funcionalidade “assinar”. O que fazer? Para que o servidor de uma outra unidade possa assinar o documento, ele tem que ser disponibilizado através da funcionalidade “Bloco de Assinatura”, caso contrário não será possível assiná-lo. Se você assinar o documento na sua unidade, e enviar o processo para outra área, ainda assim os servidores da unidade destinatária não conseguirão assiná-los. SUMÁRIO►

30. Coloquei vários documentos em um “Bloco de Assinaturas”, para serem assinados por outra unidade, mas ninguém da área destinatária encontra o bloco para assinar. O que fazer? Para que outra unidade possa assinar documento através do “Bloco de Assinatura”, é necessário que ele tenha sido disponibilizado para a destinatária, caso contrário não será possível encontrar o bloco. Verifique na funcionalidade “Bloco de Assinatura” se você disponibilizou o bloco. Localize o bloco que você tem interesse a se certifique de que a funcionalidade “Disponibilizar Bloco” está acionada. Na dúvida verifique se no bloco o campo “Estado” aparece com o termo “Disponibilizado”. SUMÁRIO►

31. Enviei um processo para outra unidade, mas alguns documentos internos não estão visíveis para a unidade destinatária. O que pode ter acontecido? Para que os servidores de uma outra unidade possam visualizar todos os documentos internos de um processo é necessário que os documentos estejam assinados, caso contrário o sistema transformará os documentos (não assinados) em minutas, visíveis somente para a unidade que os criou. Nestes casos, para permitir a visualização de tais documentos, é necessário disponibilizar o processo através da funcionalidade “Bloco de Reunião”. SUMÁRIO►

32. Gerei um documento interno para ser publicado no Boletim de Serviço da unidade, mas o ícone de “Agendar Publicação” não aparece. O que pode ter acontecido? Se você criou um documento “publicável”, ele só estará disponível para publicação após ter sido assinado pela da autoridade competente. Só assim o ícone “Agendar Publicação” aparece entre as funcionalidades disponíveis. Se mesmo depois do documento ter sido assinado a funcionalidade não aparecer, é provável que você tenha gerado um documento “não publicável”. Procure o Gestor Documental da sua Regional para receber orientações a respeito. SUMÁRIO►

33. Recebi documentos físicos para serem registrados no SEI, e me pediram um recibo. Como posso fazê-lo? Depois de você ter registrados os documentos no processo respectivo é possível gerar um documento interno do tipo “Recibo de Protocolo”. Preencha-o com os dados corretamente, assine eletronicamente e depois imprima o documento, entregando-o em seguida para a pessoa que lhe entregou os documentos para digitalização. SUMÁRIO►