Gestion de proyectos - CBA y Reporte A3

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Reporte A3: Atención a proveedores 1. Definición del problema 5. Soluciones propuestas Varios proveedores se han quejado en repetidas ocasiones con el ejecutivo comercial Análisis CBA con base a las siguientes alternativas propuestas: acerca de la atención brindada por la recepcionista al momento de consultar si hay pago 1. Brindar capacitación a la recepcionista de la atención que debe brindar e incluir disponible para su empresa. La atención brindada causa disgusto y prefieren consultarle un manual para realizar consultas generales al interlocutor según corresponda. directamente al ejecutivo comercial si hay algún pago disponible para enviarlo a recoger. 2. Transferir al ejecutivo comercial la responsabilidad de notificar al proveedor cuando tesorería emita el pago correspondiente. Este problema está impactando en el indicador de pago a proveedores y en la relación 3. Designar a una tercera persona como responsable de notificar y entregar los pagos existente entre las empresas. a proveedores. Factores (criterios) Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3 2. Situación actual Tiempo de implementación 1 semana. Inmediato. 3 días. El procedimiento de pago a proveedores consiste en la recepción y registro de la factura (Cuanto más rápido se implemente, Ventaja: Se puede implementar de inmediato y sin complicaciones. 80 por parte de la recepcionista, el visto bueno del gerente de área que requirió el servicio (en mejor) Preparación para la implementación Elaboración del plan de capacitación. Coordinación con Tesorería. No se requiere. este caso es el área comercial), la aprobación del contador general, la emisión del cheque Ventaja: Tesorería conoce a los proveedores y tiene su información por parte del tesorero, la entrega del cheque a la recepcionista para su control y entrega (Menor preparación requerida para su implementación, mejor) de contacto. 50 al proveedor. Todo esto tomando en consideración el plazo de pago establecido en cada Fomento de responsabilidad Asume responsabilidad. Se delega la responsabilidad. Se atribuye una nueva responsabilidad. (A menor transferencia de Ventaja: Asume y la responsabilidad contrato. Hace tres meses se contrató a una nueva recepcionista, sin embargo esta aún no conoce los nombres de las sociedades de cada proveedor, y cuando le consultan si hay algún pago disponible y no reconoce algún nombre, indica que no hay pago, incumpliendo las fechas de pago en hasta tres semanas tarde.

responsabilidad, mejor) Importancia total

de su puesto.

100 100

50

Se propone la alternativa de solución 1, pues se respeta la atribución que ya posee este puesto y se fomenta la responsabilidad de la persona que lo lleva a cabo; además el tiempo de preparación para su implementación y de la implementación en sí no demora más de una semana. El costo asociado a las tres alternativas no es significativo para su comparación.

Aumento de quejas de los últimos 3 meses por parte de proveedores: 70% 3. Resultado deseado 6. Plan de acción e implementación • Indicador mensual de cumplimiento de pago a proveedores según el plazo y Desarrollo de la alternativa 1: Actividad condiciones establecidas > 85%. 1 Evaluar resultados y deficiencias de la recepcionista durante los primeros • Indicador de quejas de proveedores > 95%. 3 meses de contratación.* • Mantener una relación de respeto, apoyo y beneficio mutuo entre cliente y proveedor. 2 Realizar un diagnóstico de necesidades de capacitación en función de los objetivos del puesto y necesidades de la organización. • Conservar a todos los proveedores actuales. 3 Preparar el contenido de la capacitación. Incluir un manual general para • Mantener excelentes referencias comerciales por parte de proveedores actuales y realizar consultas e indagar acerca de lo que solicita el interlocutor. futuros. 4 Entregar un listado de los proveedores actuales incluyendo la denominación social y nombre comercial. Actualización cada 6 meses o 5 Brindar la capacitación a la recepcionista.

4. Análisis de la causa raíz 1) ¿Por qué han aumentado las quejas de proveedores en los últimos 3 meses? Porque no se les informa oportunamente que sí hay pago disponible para ellos, al momento de llamar y consultar. 2) ¿Por qué no se les informa oportunamente? Porque la nueva recepcionista aún no conoce la denominación social de cada proveedor con el cual se emiten los cheques. 3) ¿Por qué no conoce la denominación social de los proveedores? Porque no le consulta a su interlocutor. 4) ¿Por qué no le consulta a su interlocutor? Por falta de verificación de la inducción o iniciativa por parte de la recepcionista. 5) ¿Por qué no se le dio seguimiento a partir de la inducción a la nueva recepcionista? Porque los responsables de RRHH no lo consideraron necesario.

80

Responsable Gerente RRHH

%

Día 1 Día 2 Día 3 Día 4 Día 5

Gerente RRHH Gerente RRHH Ejecutivo Comercial Gerente RRHH

*RRHH revisará y modificará su procedimiento de inducción y socialización para verificar resultados de nuevos ingresos durante los primeros tres meses a partir de su contratación y prevenir futuras situaciones similares. 7. Seguimiento y resultados Se realizará un seguimiento a partir de su implementación: • Mes 1: se cotejarán las fechas de pagos entregados en comparación con los plazos establecidos en cada contrato. • Mes 2: se evaluará si aún hay quejas o inconformidad por parte de los proveedores. • Mes 3: se analizará de nuevo que ya no existan quejas ni atrasos en la entrega de pagos a proveedores. Si pasados los tres meses los resultados difieren de lo esperado, se investigará la razón y se tomarán nuevas medidas.