Estructura de las normas y Ciclo de Deming

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ESTRUCTURA DE ALTO NIVEL 

La estructura de alto nivel es el nombre como se conoce el resultado del trabajo del Grupo de Coordinación Técnica en Normas de Sistemas de Gestión de la Organización Internacional de Estándares (ISO), el cual dota de la misma estructura, definiciones y texto fundamentales idénticos a las normas de sistemas de gestión.

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La estructura de alto nivel es el enfoque que proporciona ISO (como organización) para la emisión de normas de gestión

ESTRUCTURA GENERAL

La estructura de la norma vinculada con el ciclo de Deming 

Este enfoque proporciona un índice general para las normas de gestión que consta de 10 apartados en los que se incluye el CICLO DE DEMING (planificar, apartados 4, 5, 6; Hacer, apartado 7 y epígrafes 7 (algunos puntos) y 8 de modo general; Verificar, apartado 9 y Actuar, punto 10).

Ciclo PHVA En este esquema las letras provienen de la iniciales de palabras inglesas que son: P = Plan (Planificar); D = Do (Hacer); C = Check (Chequear, Verificar) y A = Action (Actuar, Accionar).

Ciclo de Deming Ciclo PHVA (Planificar, hacer, verificar, actuar)

¿Qué es? 

El Ciclo de mejora continua PDCA está constituido por cuatro actividades: “Plan”, “Do”, “Check”, “Act”, o en su versión española, Planificar,Desarrollar, Chequear y Ajustar/Actuar, que forman un ciclo que se repite de forma continua.

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El ciclo Deming no es ni más ni menos que aplicar la lógica y hacer las cosas de forma ordenada y correcta. Su uso no se limita exclusivamente a la implantación de la mejora continua, sino que se puede utilizar, lógicamente, en una gran variedad de situaciones y actividades.

Ciclo PHVA

En qué consiste?

Ventajas del ciclo de Deming 

Ayudar a mejorar los procesos de trabajo en la producción y hacer que sean mucho más eficientes.

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En un entorno tan competitivo y globalizado es importante ser capaz de satisfacer la demanda de los clientes y atender sus exigencias antes y de forma más eficiente que la competencia.

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Repercute en un ahorro de tiempo y costes a todos los niveles

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Provoca una mejora continua de la calidad de los productos y procesos

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Fomenta un sentimiento de integración dentro de la organización

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Tiene una aplicabilidad ilimitada

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Mejora la eficacia en todos los ámbitos y departamentos de la empresa

Planificar 

En esta primera fase cabe preguntarse cuáles son los objetivos que se quieren alcanzar y la elección de los métodos adecuados para lograrlos.

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Primero se debe analizar y estudiar el proceso decidiendo que cambios pueden mejorarlo y en que forma se llevarán a cabo. En esta fase se trata de descubrir problemas que deben ser tratados y de definir qué se quiere conseguir y cómo hacerlo de forma adecuada.

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Para lograrlo es conveniente trabajar en un subciclo de 5 pasos sucesivos que son:

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1. Definir el objetivo. Se deben fijar y clarificar los límites del proyecto: ¿Qué vamos a hacer? ¿Por qué lo vamos a hacer? ¿Qué queremos lograr? ¿Hasta dónde queremos llegar? Luego pasamos a...

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2. Recopilar los datos. Se debe investigar: ¿Cuáles son los síntomas? ¿Quiénes están involucrados en el asunto? ¿Qué datos son necesarios? ¿Cómo los obtenemos? ¿Dónde los buscamos? ¿Qué vamos a medir y con qué? ¿A quién vamos a consultar? Con esto resuelto, ya se puede...

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3. Elaborar el diagnóstico. Se deben ordenar y analizar los datos: ¿Qué pasa y por qué pasa? ¿Cuáles son los efectos y cuáles son las causas que los provocan? ¿Dónde se originan y por qué? Ahora estamos en condiciones de elegir un Plan de Acción, pero antes se deben...

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4. Elaborar pronósticos. Se deben predecir resultados frente a posibles acciones o tratamientos: ¿Sabemos qué efectos provocarán determinados cambios? ¿Debemos hacer pruebas previas? ¿Debemos consultar a especialistas? ¿Es necesario definir las situaciones especiales? Frente a varias opciones adoptaremos la que consideremos mejor y entonces podemos...

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5. Planificar los cambios. Se deben decidir, explicitar y planificar las acciones y los cambios a instrumentar: ¿Qué se hará? ¿Dónde se hará? ¿Quiénes lo harán? ¿Cuándo lo harán? ¿Con qué lo harán? ¿Cuánto costará? Este sería el punto final del arduo trabajo de la parte P (Planificar) de nuestro ciclo.

Hacer (Do) 

Consiste en llevar a cabo el trabajo y las acciones correctivas planeadas en la fase anterior.

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Se debe efectuar el cambio y/o las pruebas proyectadas según la decisión que se haya tomado y la planificación que se ha realizado.

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Esto es preferible hacerlo primero en pequeña escala siempre que se pueda (para revisar resultados y poder establecer ajustes en modelos, para luego llevarlos a las situaciones reales de trabajo con una mayor confianza en el resultado final).

Hacer 

Corresponde a esta fase la formación y educación de las personas para que adquieran un adiestramiento en las actividades y actitudes que han de llevar a cabo. Es importante comenzar el trabajo de manera experimental, para, una vez que se haya comprobado su eficacia en la fase siguiente, formalizar la acción de mejora en la última etapa.

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Se trata, en resumen, de llevar a cabo la acción correctora aprobada

Verificar (chequear) 

Una vez realizada la acción e instaurado el cambio, se debe verificar. Ello significa observar y medir los efectos producidos por el cambio realizado al proceso, sin olvidar de comparar las metas proyectadas con los resultados obtenidos chequeando si se ha logrado el objetivo del previsto.

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Es el momento de verificar y controlar los efectos y resultados que surjan de aplicar las mejoras planificadas. Se ha de comprobar si los objetivos marcados se han logrado o, si no es así, planificar de nuevo para tratar de superarlos.

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En resumen, se trata de:

o Diagnosticar a partir de los resultados. o Volver a la etapa planificar si no se han obtenido los resultados deseados.

Actuar 

Una vez que se comprueba que las acciones emprendidas dan el resultado deseado, es necesario realizar su normalización mediante una documentación adecuada, describiendo lo aprendido, cómo se ha llevado a cabo, etc. Se trata, al fin y al cabo, de formalizar el cambio o acción de mejora de forma generalizada, introduciéndolo en los procesos o actividades.

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En esta última fase, actuar en función del resultado. Pasar a otro ciclo PHVA o pasar a un ciclo de estandarización

Actuar 

Para terminar el ciclo se deben estudiar los resultados desde la óptica del rédito que nos deja el trabajo en nuestro "saber hacer" (know-how): ¿Qué aprendimos? ¿Dónde más podemos aplicarlo? ¿Cómo lo aplicaremos a gran escala? ¿De qué manera puede ser estandarizado? ¿Cómo mantendremos la mejora lograda? ¿Cómo lo extendemos a otros casos o áreas?

En definitiva, se trata de: o Confirmar y normalizar la acción de mejora. o Emprender una nueva mejora o abandonar, en su caso 

Conclusión

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Esta sencilla técnica que sin darnos cuenta aplicamos "intuitivamente" cada vez que encaramos un proyecto personal o somos parte de un grupo laboral que lo va a desarrollar, es una importante HERRAMIENTA que merece tenerse muy presente al trabajar profesionalmente, sin olvidar que su real eficacia radica en el orden de su ejecución y en la completa realización de sus 4 pasos (P, H, V y A).