00 Manual de Navegacion SAP (Curso Basico SAP ECC 6 0)

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MANUAL BÁSICO SAP ECC SAP 6.0 ELEMENTOS INTRODUCTORIOS

INDICE 1. CÓMO ENTRAR Y SALIR DEL SISTEMA ECC 1.1. Cómo entrar en el sistema. 1.2. Sobre la clave de acceso. 1.2.1. Cambiar la clave de acceso. 1.3. Cómo salir del sistema.

2. LA VENTANA DEL SISTEMA SAP ECC 2.1. Menú SAP. 2.2. Barra de menús. 2.2.1. Opciones de menú permanentes. 2.2.1.1. Menú Sistema. 2.2.1.2. Menú Ayuda. 2.3. Barra de herramientas. 2.4. Barra de status.

3. GESTIÓN DE MODOS 3.1. Crear un nuevo modo. 3.2. Eliminar un modo. 3.3. Trabajando con modos. 4. CÓMO EMPEZAR A TRABAJAR 4.1. Acceso a transacción por navegación. 4.2. Acceso directo a transacción. 5. CÓMO CONSEGUIR AYUDA 6. CÓMO INFORMAR UN CAMPO 6.1. Ayuda al cumplimentar un campo. 6.1.1. Lista de posibles valores. 6.1.2. Matchcodes. 6.1.3. Selecciones múltiples. 6.1.4. Opciones de selección.

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1. CÓMO ENTRAR Y SALIR DEL SISTEMA ECC

1.1. Cómo entrar en el Sistema ECC.

El primer paso es hacer doble clic sobre el icono ECC que aparecerá en el escritorio de su PC.

Pulsando el icono SAPLogon

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aparecerá la siguiente ventana:

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Seleccionando el Sistema y pulsando nos aparecerá la ventana de acceso a SAP. [O bien pulsando doble clic sobre el sistema].

Pantalla de acceso

Para entrar en el sistema ECC necesitamos tres datos: el número de Mandante, el código que identifica al Usuario y la Clave de acceso.

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 Mandante. Es el área de actuación en la que se sitúan todas las acciones que se van a realizar en SAP.  Usuario. Es el nombre que identifica al usuario del sistema y que permite a SAP ofrecer los menús seleccionados para ese perfil de usuario en concreto.  Clave de acceso. Es la contraseña secreta que permite acceder al sistema SAP.  Idioma. SAP permite escoger el idioma en que se presenta.

Una vez introducidos los datos de entrada ECC los confirmaremos pulsando Intro o el icono Validación que figura en la parte superior izquierda.

Desde esta pantalla SAP ofrece 2 posibilidades:  Salir del sistema, presionando el botón correspondiente. Pulsando este botón salimos inmediatamente de SAP y retornamos a la pantalla anterior.  Modificar la Clave de acceso mediante el botón nueva.

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Clave acceso

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1.2. Sobre la clave de acceso.

La primera vez que entramos en el sistema ECC utilizamos inicial (o la clave previamente definida) como clave de acceso. Por motivos de seguridad es obligatorio cambiar esta clave para evitar que otras personas puedan entrar con nuestra identificación (todo lo que hagamos quedará registrado con nuestro código de usuario). A la hora de efectuar esta operación es necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones: 

La clave de acceso debe tener entre un mínimo de cuatro caracteres y un máximo de ocho que pueden ser letras, números o signos de puntuación, pero no podemos usar ni los signos de interrogación o admiración ni el espacio en blanco.



Los tres primeros caracteres de la clave no pueden ser iguales ni iguales a los tres caracteres iniciales de nuestro nombre de usuario. Por ejemplo: «usu» si el nombre de usuario es «usuario».



No podemos utilizar como clave de acceso la palabra pass.



Por último debemos tener en cuenta que el sistema de claves de acceso de ECC no discrimina entre mayúsculas y minúsculas.

1.2.1. Cambiar la clave de acceso.

Podemos cambiar la clave de acceso desde la ventana de entrada al sistema después de haber cumplimentado los campos Mandante, Usuario y Clave de acceso, y únicamente antes de haberlos validado. Pulsamos en el Clave acceso nueva de la barra de herramientas y aparecerá en pantalla un cuadro de diálogo con dos campos: 

Clave de acceso nueva.



Repetir clave de acceso nueva.

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Introducimos en los dos campos la nueva clave de acceso, que no puede ser una de las cinco últimos que hayamos empleado. Validamos el cambio y accedemos al sistema pulsando el botón

.

1.3. Cómo salir del sistema. La manera más sencilla de salir del sistema es pulsar el botón título.

Cerrar en la barra de

Antes de salir de ECC debemos guardar los datos introducidos si no queremos perderlos. ECC advierte siempre que se perderán los datos no grabados y pide confirmación de salida.

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2. LA VENTANA DEL SISTEMA SAP ECC Dentro de la pantalla SAP hemos de diferenciar:

2.1. Menú SAP.

El menú SAP, que ofrece los menús a los que se puede acceder desde esta pantalla.

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El menú de Finanzas contiene una serie de opciones como son:         

Gestión financiera SAP Financial Supply Chain Management Controlling Controlling empresarial Strategic Enterprise Management Gestión de inversiones Sistema de proyectos Gestión de bienes inmuebles Aplicaciones bancarias

2.2. Barra de menús. Los menús de ECC se pueden seleccionar con el ratón o pulsando simultáneamente la tecla ALT y la letra que está subrayada. Para ver el contenido de un menú basta con seleccionarlo. Se desplegará un cuadro con nuevos menús (submenús). Los submenús señalados con el símbolo despliegan nuevos submenús que funcionan de la misma forma. Iremos repitiendo el proceso hasta llegar a la tarea que nos interese. La barra de menús, que ofrece distintas opciones, como crearnos carpetas en Favoritos que serán las transacciones que más se utilizan.

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PATH DE ACCESO: Favoritos  Insertar carpeta PATH DE ACCESO: Favoritos  Insertar transacción Hay que tener en cuenta que ventanas diferentes presentan menús diferentes y que los menús Sistema y Ayuda están siempre presentes en la barra de menú: Son las Opciones de menú permanentes. 2.2.1. Opciones de menú permanentes.

2.2.1.1. Menú Sistema.

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 Crear modo. Con esta opción podemos crear una nueva sesión o modo sin perder la información de las otras sesiones abiertas.  Borrar modo. Opción que elimina el modo activo.  Valores prefijados. Contiene los valores relativos al usuario como las preferencias en cuanto al formato de fechas, decimales, dirección, parámetros o el menú de usuario. PATH DE ACCESO: Sistema  Valores prefijados  Datos propios

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

Servicios. Permite acceder a los servicios disponibles en el sistema como, por ejemplo, las órdenes de impresión.



Lista. Facilita, por ejemplo, grabar o imprimir el documento actual.

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

Status. Proporciona información relativa al modo activo sobre el mandante, transacción, programa, etc.



Salir del sistema. Borra todos los modos activos.

2.2.1.2. Menú Ayuda.

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

Ayuda ampliada. Accede a la ayuda on-line relativa a la tarea en la que nos encontramos.



Biblioteca ECC. Accede a la ayuda específica del sistema.



Introducción al ECC. Accede a la documentación on-line diseñada a modo de introducción al sistema.



Cómo utilizar Ayuda. Accede a la ayuda on-line en la que se explican las mejores maneras de aprovechar el potencial de las distintas ayudas disponibles.

2.3. Barra de herramientas.

La barra de herramientas proporciona un acceso instantáneo a las herramientas y comandos de uso más frecuente. Podemos utilizar cualquier herramienta que esté activa en la pantalla. Las que no están activas y, por tanto, no disponibles, se ven en color gris, las activas coloreadas.

La barra de herramientas está formada por distintos iconos que permiten agilizar el trabajo, y son los siguientes:

Validar. Permite verificar que los datos entrados son correctos.

Línea de comandos. Permite realizar las transacciones sin necesidad de navegar por los menús del sistema. Para ello debe introducirse el código de la transacción: Elaborado por: Matías Prieto Cané

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Pulsando F1 en la línea de comandos:

Los siguientes comandos se pueden traspasar a este campo con Intro:  Llamar una transacción. o En el mismo modo (ventana). Introduzca: /nxxxx (xxxx = código de transacción). o En el mismo modo (ventana), se omite la imagen inicial. Introduzca: /*xxxx (xxxx =

código de transacción) . o En un modo adicional. Introduzca: /oxxxx (xxxx = código de transacción).  Finalizar la transacción actual. Introduzca: /n

Atención: Las modificaciones no grabadas se perderán sin que el sistema emita un mensaje de advertencia.  Borrar el modo actual. Introduzca: /i

 Generar una lista de modos. Introducir: /o  Finalizar la transacción actual y volver al menú de inicio. Introduzca: /ns000  Salir del sistema. Introducir: /nend  Salir del sistema sin consulta de seguridad. Introduzca: /nex

Atención: Las modificaciones no grabadas se perderán sin que el sistema emita un mensaje de advertencia.

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Grabar. Introduce los datos en el sistema. Para poderlos introducir primero deben estar validados. Volver a la pantalla anterior. Se retrocede a la pantalla inmediata anterior a la que nos encontramos. Salir. Para escapar del menú en el que nos encontramos

Cancelar. Para salir de la transacción que estamos efectuando. Elaborado por: Matías Prieto Cané

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Imprimir. Imprime el documento en el que se está trabajando.

Búsqueda. Realiza una búsqueda por el documento actual. Por ejemplo, un campo en una tabla.

Continuar la búsqueda. Una vez hallada la información buscada con el botón Búsqueda, permite continuar buscando otras coincidencias.

Primera página. Desplaza el cursor al principio del documento.

Página anterior. Desplaza el cursor a la página anterior.

Página siguiente. Desplaza el cursor hasta la página posterior.

Última página. Desplaza el cursor hasta la última página.

Generar modo. Abre un nuevo modo en el sistema. Acceso directo Desktop. Crea un acceso directo en el escritorio.

Ayuda. Para acceder a los menús de ayuda. Muestra la ayuda relacionada con un campo. Realiza la misma función que la techa . Opciones. 2.4. Barra de status.

Es el área inferior de la pantalla en la cual se muestran los mensajes sobre lo que se está haciendo en la ventana. Se muestran mensajes de error y de advertencia (se puede obtener información adicional haciendo doble clic). También encontramos la clase de mandante, el

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número de sesión o modo entre paréntesis, el mandante, la máquina o servidor y la indicación modo sobrescribir o insertar. La línea de status. Ofrece la siguiente información:

 

DAR. Clase de mandante en el que nos encontramos (desarrollo, test, productivo). (2). Nº de sesión en la que nos encontramos.



(100). Mandante en el que nos encontramos.



SAP-ARAUC-DAR. Máquina o servidor al que estamos conectados.



INS. Sobrescribir.

Presionando

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3. GESTIÓN DE MODOS. Consiste en tener abiertas varias sesiones de acceso directo. El sistema SAP ECC permite tener abiertas múltiples sesiones o modos simultáneamente. Cada modo equivale a una conexión distinta al sistema para un mismo usuario, permitiéndole de esta forma llevar a cabo diferentes tareas de forma independiente.

SAP permite mediante la ejecución de varios modos: 

Ejecutar diferentes transacciones o, paralelamente a un modo de procesamiento, buscar informaciones clave en otro modo.



Abrir en todo momento un modo desde cualquier pantalla (máximo 5 modos).

Para movernos de una sesión a otra basta con cambiar de ventana de la forma habitual en nuestro entorno: a través de la barra de tareas o pulsando ALT+TAB. Podemos abandonar una sesión, saltar a otra y permanecer tanto tiempo como queramos en ella, ya que los datos que hayamos introducido en un modo se conservan mientras estemos conectados a ECC.

3.1. Crear un nuevo modo.

Para crear un modo pulsar el botón

Generar modo nuevo o realizar el siguiente

PATH O RUTA DE ACCESO: Sistema  Crear modo

Al seleccionar la opción Generar modo nuevo se abre una nueva ventana con la nueva sesión en ella. El sistema sitúa la nueva ventana en la pantalla sobre las anteriores y el nuevo modo pasa a ser el modo activo hasta que nos movamos a otro modo distinto. La barra de status en la parte inferior de la pantalla indica el número de la sesión activa en cada momento.

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3.2. Eliminar un modo. Para borrar un modo realizar el siguiente PATH O RUTA DE ACCESO: Sistema  Borrar modo

Al acabar de usar una sesión resulta buena idea borrar el modo, ya que, tener muchos modos abiertos puede afectar la velocidad de respuesta del sistema. Al borrar el modo volvemos automáticamente al modo anterior que se convertirá en activo. Antes de borrar un modo debe guardarse la información que se desee conservar, ya que el sistema NO pregunta si queremos salvar los datos, a no ser que se trate del único modo existente.

3.3. Trabajando con modos. Desde el modo activo podemos, utilizando la Línea de comandos realizar las siguientes operaciones básicas:

,

 Llamar una transacción. o En el mismo modo (ventana). Introduzca: /nxxxx (xxxx = código de transacción). o En el mismo modo (ventana), se omite la imagen inicial. Introduzca: /*xxxx (xxxx =

código de transacción) . o En un modo adicional. Introduzca: /oxxxx (xxxx = código de transacción).

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 Finalizar la transacción actual. Introduzca: /n

Atención: Las modificaciones no grabadas se perderán sin que el sistema emita un mensaje de advertencia.

 Borrar el modo actual. Introduzca: /i  Generar una lista de modos. Introducir: /o  Finalizar la transacción actual y volver al menú de inicio. Introduzca: /ns000  Salir del sistema. Introducir: /nend  Salir del sistema sin consulta de seguridad. Introduzca: /nex

Atención: La modificación no grabadas se perderán sin que el sistema emita un mensaje de advertencia.

Cuadro de Lista de modos

El cuadro de Lista de modos muestra todos los modos abiertos, la transacción actual en cada uno y la hora de creación.

En este ejemplo vemos que hay cuatro modos abiertos (inicialmente se habían creado seis, pero los números 5 y 6 fueron borrados). En el modo 4 no existe ninguna transacción en Elaborado por: Matías Prieto Cané

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curso, no así en los modos 1, 2 y 3 que contienen transacciones cuyos nombres vemos en el cuadro Los botones del cuadro

permiten:

Validar. Se sale del cuadro Lista de modos. Borrar modo de la lista.

4. CÓMO EMPEZAR A TRABAJAR. Una vez que hemos entrado en ECC queremos empezar a trabajar, es decir, hacer una tarea dentro de una de sus aplicaciones. Existen dos formas de llegar hasta la transacción que facilita la tarea: 

Navegando a través de los menús.



Entrando de forma directa sin pasar por los menús.

4.1. Acceso a transacción por navegación.

Desde el menú SAP Easy Access podemos ir desplegando menús y submenús hasta llegar a la transacción. Para seleccionar el menú basta con que situemos el puntero sobre él y pulsemos.

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PATH DE ACCESO: Finanzas  Gestión financiera  Acreedores  Contabilización  Factura general

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4.2. Acceso directo a transacción.

El objeto de este documento es mostrar la forma de acceder directamente a una transacción sin tener que pasar por el menú insertando su código en la Línea de comandos.

El primer paso es identificar el nombre de la transacción. Supongamos que queremos acceder de forma directa a Entrar factura de acreedor.

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Una vez dentro de la transacción, accedemos al siguiente PATH DE ACCESO: Sistema  Status, y aparece la siguiente pantalla, en ella se puede identificar el nombre de la transacción, en este caso, F-43.

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o bien desde la barra de status pulsamos sobre el icono

.

y nos aparece la siguiente ventana:

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Una vez identificado el nombre de la transacción, basta para acceder a ella teclear su nombre en la Línea de comandos (parte superior izquierda de la pantalla) tal y como se muestra a continuación. Una vez introducido, si pulsamos Intro nos lleva directamente a la transacción sin necesidad de pasar por el menú.

y pulsamos Enter o el botón

.

Accedemos a la ventana Entrar factura de acreedor.

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Recomendación:  Navegar por el menú SAP. 

Crearse Favoritos con las transacciones que más se utilicen.

5. CÓMO CONSEGUIR AYUDA. El sistema nos proporciona diferentes tipos de ayuda durante la realización de una tarea sin necesidad de salir ni del sistema ni de la tarea.

Ayuda en línea de status:

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En todo momento obtenemos mensajes de error y advertencia en la barra de status. Podemos conseguir más información haciendo doble clic sobre ella.

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Ayuda sobre un campo:

Conseguimos ayuda acerca del campo en que nos encontramos con el botón Ayuda o pulsando en el campo.

Ayuda sobre la ventana:

En algunas ocasiones podemos obtener ayuda adicional cuando nos aparece el botón Información. Esta ayuda nos da información de cómo utilizar la ventana en la que nos

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encontramos o simplemente información adicional a la ayuda .

Ayuda «Menú Ayuda»:

Toda la demás Ayuda la podemos conseguir a través del «Menú Ayuda». En este menú tenemos información general de SAP ECC. (Ver 2.2.1.2. Menú Ayuda).

6. CÓMO INFORMAR UN CAMPO. Para rellenar un campo primero es necesario seleccionarlo con el tabulador o haciendo clic. Una vez seleccionado ya podemos introducir los datos. Debemos tener en cuenta que no todos los campos son iguales:  Campos de entrada obligatoria. Están señalados con un informar obligatoriamente.

los debemos

 Campos de entrada opcional. No es imprescindible rellenarlos para que se realice una transacción. Normalmente supone enriquecer la información del documento.

6.1. Ayuda al cumplimentar un campo. El botón que aparece al lado del campo , en algunas ocasiones, es una ayuda para rellenarlo cuando no nos acordamos o no sabemos el valor exacto que debemos introducir, por ejemplo, el código de un proveedor. Elaborado por: Matías Prieto Cané

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Esta ayuda puede venir en forma de lista de posibles valores o en forma de matchcodes.

6.1.1. Lista de posibles valores.

Obtendremos una lista de posibles valores de entrada de un campo seleccionando haciendo clic sobre la fecha o .

Seleccionaremos el valor que más nos interese haciendo doble clic sobre él, apareciéndonos el texto escrito en el campo que íbamos a rellenar. Elaborado por: Matías Prieto Cané

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La lista que obtenemos puede ser larga y no caber en la ventana. En este caso podemos movernos por ella con la barra de desplazamiento.

Podemos limitar la longitud de la lista si conocemos algún carácter.

Por ejemplo: Estamos buscando un material cuyo código empieza por M. Escribimos M en el campo antes de visualizar la lista. Hacemos clic en la flecha y nos aparecerá la lista pero sólo de aquellos materiales que empiecen por M. Seleccionamos el valor que queramos.

Limitaremos más la lista cuantos más caracteres pongamos. Para hacer esto podemos ayudarnos de comodines (* y +).

6.1.1.1. Uso de los comodines.

Utilizaremos * para sustituir una cadena de caracteres y + para sustituir uno sólo. Por ejemplo: Escribimos “M*” para obtener una lista de posibles valores que empiecen por M. (En este caso si no ponemos el asterisco también obtenemos la misma lista). Escribimos “M+T” para obtener una lista de posibles valores que empiecen por M y en tercer lugar tengan una T. Escribimos *car* para obtener una lista de valores en cuyo nombre haya la cadena de caracteres “car”. Podemos utilizar estas combinaciones y cualquier otro tipo.

6.1.2. Matchcodes.

Un matchcode es una herramienta que busca un valor desconocido a partir de otros datos conocidos.

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Los campos que permiten el uso del matchcode están indicados con el icono esquina superior derecha.

en la

Obtendremos un matchcode de un campo seleccionado haciendo clic sobre la flecha o .

Un campo puede permitir la búsqueda por diferentes matchcodes que se caracterizan por tener conceptos de búsqueda diferentes. En cada caso utilizaremos el que más nos interese.

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6.1.2.1. Cómo utilizar un matchcode.

El matchcode nos aparecerá como una ventana con unos campos a rellenar. No es necesario rellenar todos los campos sino sólo aquellos que conozcamos con certeza. Pasos a seguir:

1. Rellenamos todos los campos que conozcamos con certeza.

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2. Hacemos clic en

Verificar y obtendremos una lista de posibles valores.

3. Seleccionamos el valor que estábamos buscando con un doble clic.

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6.1.3. Selecciones múltiples.

Al trabajar con SAP ECC, podemos observar que a la derecha de algunos campos aparece este botón Selecciones múltiples. Esto quiere decir que el campo nos permite realizar una selección múltiple. Una selección múltiple es una herramienta del sistema que nos permite simplifica la delimitación de valores en selecciones formadas por una combinación de diversos valores o rangos.

Para realizar una selección múltiple, en primer lugar debemos pulsar múltiples.

Selecciones

A continuación, nos aparecerá la siguiente pantalla:

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Vemos que la pantalla está dividida en cuatro pestañas.



Valores individuales. Introduciremos los valores concretos que queremos incorporar a nuestra selección.



Intervalos. Introduciremos los intervalos que queremos incorporar a nuestra selección.



Valores individuales. Introduciremos los valores concretos que no queremos incorporar a nuestra selección.



Excluir Intervalos. Introduciremos los intervalos que no queremos incorporar a nuestra selección.

6.1.3.1. Descripción de la barra de herramientas.

Tomar. Ordena al sistema que ejecute la selección que hemos diseñado. Verificar. Comprueba que los dato que hemos introducido sean correctos. Nos avisaría si, por ejemplo, el límite inferior de un intervalo fuera mayor que el límite superior. Cancelar. Con él salimos de la opción de selección múltiple.

El resto de iconos nos permiten realizar las siguientes acciones: Elaborado por: Matías Prieto Cané

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Insertar líneas. Insertar líneas a nuestra selección. Borrar líneas. Borrar líneas a nuestra selección. Borrar. Borra los valores que hayamos introducido hasta ese momento a nuestra selección. Información. Download. Bajar a fichero local.

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Delimitaciones complejas. Nos permite realizar selecciones más complejas. Como por ejemplo, seleccionar un intervalo excepto un valor concreto que se encuentre incluido en dicho intervalo. Sólo está visible si previamente hemos pulsado el botón icono delimitaciones complejas. Sirve para volver al modo de selecciones múltiples. Con él obtenemos información acerca de la pantalla de selección múltiple en que nos encontremos.

Delimitaciones opcionales. Su funcionamiento es muy similar al del botón Opciones de selección. Nos permite especificar el comportamiento de cada valor concreto que forme parte de nuestra selección. Para utilizar esta función debemos situarnos en el campo que nos interese y pulsar el botón.

Selecciones múltiples. Cuando está disponible para un campo de selección muestra todos los posibles valores para el mismo.

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6.1.4. Opciones de selección.

Esta función nos permite definir con mayor exactitud el comportamiento del valor de un campo a la hora de realizar una selección. Para ello, situaremos el cursor en el campo que nos interese y pulsaremos Opciones de selección que se encuentra en la barra de herramientas de aplicación bajo la barra de herramientas. Otra manera de seleccionar esta función en aquellas pantallas en que esté disponible, es por medio de la barra de menús, siguiendo la ruta Tratar – Opciones de selección. Esta función sólo afecta al valor del campo en el que se encuentre el cursor en el momento de seleccionarla. Una vez seleccionada esta función, aparecerá ante nosotros la siguiente pantalla:

En la mitad superior de la pantalla vemos los iconos correspondientes a los distintos comportamientos que podemos asignar a los valores. En la parte inferior podemos elegir si queremos que el valor que introduzcamos en el campo se incluya o no en la selección. De esta manera podremos especificar exactamente el comportamiento del valor que introduzcamos en el campo, así como determinar si queremos que ese valor se incluya o se excluya de la selección. Elaborado por: Matías Prieto Cané

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Una vez que hayamos seleccionado el comportamiento adecuado para cada valor, ejecutaremos nuestra selección pulsando el botón cancelarla pulsaremos

Intro, mientras que si queremos

Cancelar.

Tras realizar esta operación, aparecerá un botón-icono al lado del ampo que variará dependiendo del comportamiento que hayamos asignado a cada valor.

Estos botones-icono pueden ser de color verde o rojo dependiendo de si hemos seleccionado que el valor se incluya en la selección o no. Si hemos escogido incluir el valor en la selección, el icono será verde, mientras que si hemos decidido excluirlo será de color rojo.

Para cambiar el comportamiento asignado a un valor realizaremos un doble clic sobre su botón-icono. A continuación nos aparecerá de nuevo la pantalla de Opciones de selección y deberemos repetir el proceso anterior.

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