S-27b Instrucciones para la contabilidad de la congregación

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Este formulario por ahora solo deben usarlo las congregaciones en Belice. En todos los demás países se usará la versión S-27c cuando esté disponible.

´ INSTRUCCIONES PARA LA CONTABILIDAD DE LA CONGREGACION

´ (Siga estas instrucciones si la congregacion usa una cuenta bancaria como medio princi´ pal para gestionar sus fondos. Si la congregacion utiliza una caja de dinero en efectivo como ´ medio principal para gestionar sus fondos, utilice la version para efectivo del formulario ´ Instrucciones para la contabilidad de la congregacion [S-27c]).

´ Indice

´ Parrafo(s)

´ Introduccion .............................................................................................................................. 1, 2 ´ Fondos de la congregacion .................................................................................................... 3-13 Cuenta principal .................................................................................................................... 3-8 Fondos depositados en la sucursal .................................................................................. 9, 10 ´ Saldo maximo ..................................................................................................................... 11-13 Donaciones .............................................................................................................................. 14-20 Cajas de contribuciones .................................................................................................. 14, 15 Recogida de contribuciones ........................................................................................... 16, 17 ´ Depositos en la cuenta principal ......................................................................................... 18 ´ Transferencias electronicas ................................................................................................. 19 Acuses de recibo de donaciones ........................................................................................... 20 ´ Aprobacion de gastos ............................................................................................................ 21-26 Coordinador del cuerpo de ancianos .................................................................................. 21 ´ Resoluciones de la congregacion ........................................................................................ 22 ´ Donaciones aprobadas por resolucion .......................................................................... 23-25 Procedimiento para presentar resoluciones ..................................................................... 26 Traspaso de fondos con la sucursal ................................................................................... 27-30 Pagos ........................................................................................................................................ 31-37 ´ Pagos electronicos desde la cuenta principal ................................................................... 31 ´ Retiradas electronicas de fondos de la cuenta principal ............................................... 32 Pagos mediante cheques de la cuenta principal .............................................................. 33 Pagos en efectivo ............................................................................................................... 34-36 Fondos insuficientes .............................................................................................................. 37 ´ Como registrar transacciones y preparar informes ...................................................... 38-56 Hoja de cuentas (S-26) ..................................................................................................... 38-45 ´ Informe mensual de las cuentas de la congregacion (S-30) ................................. 46-51 ´ Verificacion de la correspondencia de la sucursal ..................................................... 52-54 Conciliaciones ................................................................................................................... 55, 56 Archivos ................................................................................................................................... 57-59 Archivo actual ......................................................................................................................... 57 Archivo de aprobaciones vigentes ...................................................................................... 58 ´ Archivo historico .................................................................................................................... 59 ´ Auditorıas ................................................................................................................................ 60-62

´ INTRODUCCION 1. El cuerpo de ancianos debe asignar como siervo de cuentas a un hermano capaci´ tado, preferiblemente un siervo ministerial. El siervo de cuentas, bajo la supervision del S-27b-S

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´ secretario, es el responsable de llevar registros exactos de las cuentas de la congregacion ´ ´ y mantenerlos al dıa. Puesto que los fondos de la congregacion se han donado voluntariamente e implican un sacrificio personal deben usarse con cuidado y apropiadamente (1 Cor. 4:2). 2. Utilice los formularios que la sucursal provee para llevar los registros de la conta´ bilidad de la congregacion y siga las instrucciones que se dan en este documento y en los formularios que se suministran como modelo. Cada mes, se deben generar copias impresas ´ de los formularios para los archivos de contabilidad. Cuando dos o mas congregaciones com´ ´ partan un Salon del Reino, se debe crear una cuenta bancaria aparte para que el Comite ´ ´ de Mantenimiento del Salon del Reino pague los gastos de mantenimiento del salon (vea ´ ´ Instrucciones para la contabilidad del Comite de Mantenimiento del Salon del Reino [S-42b]).

´ FONDOS DE LA CONGREGACION ´ ´ 3. Cuenta principal. La congregacion debe tener una unica forma principal de gestionar sus fondos que en estas instrucciones y los formularios relacionados llamaremos ´ cuenta principal. En este documento se explica como usar una cuenta bancaria como cuenta principal. ´ 4. Se debe abrir una cuenta bancaria utilizando un nombre de la congregacion similar al que aparece en la correspondencia recibida de la sucursal, como por ejemplo “Con´ ´ gregacion Central de los Testigos de Jehova, Nueva York, NY”. Si legalmente no se puede ´ ´ abrir una cuenta a nombre de la congregacion, dos o tres hermanos la abriran a su nom´ bre y firmaran un acuerdo indicando que el saldo de esa cuenta es propiedad de la congre´ gacion. Si es posible, estos hermanos deben ser ancianos o siervos ministeriales. En el archi´ ´ vo historico se guardara una copia de todos los documentos que se hayan necesitado para ´ abrir la cuenta bancaria (vea el parrafo 59). ´ 5. El cuerpo de ancianos autorizara a entre dos y cinco hermanos para que puedan ´ hacer pagos desde la cuenta principal, ya sea de forma electronica, firmando cheques o ambas. El siervo de cuentas no debe estar autorizado para efectuar pagos desde la cuenta ´ ´ ´ principal. El Comite de Servicio de la Congregacion debera firmar una lista de los herma´ nos autorizados que se guardara en el archivo de aprobaciones vigentes. Si se puede usar ´ ´ la banca electronica, los hermanos aprobados tendran acceso a las funciones de pago elec´ ´ tronico por Internet. Si los ajustes de banca electronica permiten enviar notificaciones, el ´ ´ secretario debe recibir una cada vez que se efectue un pago electronico o se haga un cam´ bio en los ajustes de las notificaciones. Aunque el siervo de cuentas no estara autorizado ´ ´ a efectuar pagos, podra supervisar la actividad bancaria mediante una aplicacion de banca por Internet. Ninguna tarjeta bancaria asociada a la cuenta debe usarse para retirar ´ efectivo, hacer transferencias, pagos electronicos o compras y, si es posible, debe configu´ ´ rarse unicamente como tarjeta para hacer depositos. 6. Los extractos bancarios deben entregarse al secretario sin abrir y, si se obtienen ´ ´ electronicamente, el debe descargarlos e imprimirlos. El secretario debe revisar los extrac´ tos para verificar si hay irregularidades y poner sus iniciales en ellos antes de entregarse´ los al siervo de cuentas para que haga la conciliacion. Si aplica, el secretario puede decidir entre tener los cheques pagados enviados por el banco o recibir una imagen de los mismos. 7. La Hoja de cuentas (S-26) es el principal libro de contabilidad para registrar las ´ ´ transacciones de la cuenta principal. Si las transacciones estan al dıa, el saldo existente S-27b-S

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se determina con la cantidad indicada en “Cuenta principal/Saldo final” del recuadro “Re´ ´ ´ sumen de la hoja de cuentas” de la pagina 2. Si no se usa la version electronica de la Hoja de cuentas, el siervo de cuentas puede optar por copiar las entradas de las transacciones en un libro de contabilidad aparte para llevar un control del saldo existente en la cuenta principal. ´ ´ ´ 8. Si esta disponible, se usara el formulario Acuerdo de autorizacion para transfe´ rir fondos (TO-60) para autorizar a la sucursal a hacer transferencias electronicas a la ´ ´ cuenta principal de la congregacion o desde ella, incluidas las que se reciban a traves de ´ ´ jw.org para la congregacion. Para empezar a usar este sistema, se rellenara el formulario ´ ´ Acuerdo de autorizacion para transferir fondos y lo firmaran el secretario y dos herma´ nos autorizados a realizar pagos. El original debera enviarse al Departamento de Contabi´ lidad y una copia se guardara en el archivo permanente de aprobaciones vigentes. Una vez ´ ´ ´ que la congregacion reciba una carta de autorizacion de la sucursal, la congregacion em´ pezara a usar jw.org para introducir las cantidades que la sucursal tenga que traspasar a la cuenta principal o desde ella. Si cambia la cuenta bancaria que se usa para hacer tran´ ´ sacciones a traves de jw.org, se debera enviar lo antes posible un formulario revisado Acuer´ do de autorizacion para transferir fondos al Departamento de Contabilidad. ´ 9. Fondos depositados en la sucursal. Si este sistema esta disponible en el terri´ ´ torio de la sucursal y lo aprueba el cuerpo de ancianos, la congregacion podra depositar ´ fondos en la sucursal para un proposito especial o una emergencia. Esto permite disponer ´ de los fondos para apoyar los intereses del Reino mientras la congregacion no los utiliza. ´ No debe verse como un acuerdo bancario ni tampoco se pagaran intereses por depositar ´ fondos en la sucursal. Puesto que el cuerpo de ancianos puede tomar la decision de enviar ´ fondos a la sucursal o solicitar su reintegro, no es necesario presentar una resolucion a la ´ ´ ´ congregacion (vea el parrafo 30). Los fondos depositados en la sucursal tambien se pueden ´ ´ donar a la construccion mundial de Salones del Reino y Salones de Asambleas. Despues de ´ ´ ´ recibir aprobacion mediante una resolucion, el secretario debera notificar la cantidad do´ ´ nada al Departamento de Contabilidad usando el correo electronico de jw.org (vea el parrafo 12). 10. Los incrementos y las reducciones en el saldo de los fondos depositados en la sucursal deben registrarse en la Hoja de cuentas (S-26) usando las columnas “Otra/Entra´ da” y “Otra/Salida”. Si las transacciones estan actualizadas, el saldo existente se determina con la cantidad indicada en “Otra





/Saldo final” del recuadro “Resumen de la hoja de ´ cuentas” de la pagina 2. ´ 11. Saldo maximo. El cuerpo de ancianos debe esforzarse por mantener un saldo com´ ´ binado de los fondos de la congregacion que no supere el saldo maximo establecido. Para ´ ´ determinar el saldo maximo se debe sumar la posicion (e) “Total de gastos de la congrega´ ´ cion” de cada formulario Informe mensual de las cuentas de la congregacion (S-30) de los pasados 12 meses y dividir el resultado entre 12. El cuerpo de ancianos debe escoger una ´ cantidad entre el doble y el triple de la media obtenida para establecerla como el saldo ma´ ´ ´ ximo. Si la congregacion no comparte el uso del Salon del Reino con otra congregacion, se ´ debe fijar un saldo maximo igual a la media de cuatro a seis meses de los gastos de la con´ ´ gregacion. En el archivo de aprobaciones vigentes se debe guardar una anotacion firmada ´ ´ ´ por el Comite de Servicio de la Congregacion que especifique el saldo maximo aprobado. ´ 12. Si la cantidad de los “Fondos de la congregacion disponibles al final del mes” (k) del ´ Informe mensual de las cuentas de la congregacion excede durante varios meses el sal´ ´ do maximo, el cuerpo de ancianos puede recomendar a la congregacion aprobar mediante S-27b-S

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´ ´ ´ una resolucion una donacion puntual a la construccion mundial de Salones del Reino y Sa´ lones de Asambleas. El que habitualmente la congregacion tenga muchos o muy pocos fondos puede ser un indicador de que la cantidad mensual que se ha resuelto donar a la cons´ ´ truccion mundial de Salones del Reino y Salones de Asambleas tendra que ser ajustada la ´ ´ proxima vez que se revise (vea el parrafo 24). ´ 13. Puede que la congregacion decida atender un futuro gasto que requiera ahorrar ´ fondos durante varios meses. Los fondos destinados a propositos especiales no cuentan ´ ´ como parte del saldo maximo (vea el parrafo 49).

DONACIONES ´ 14. Cajas de contribuciones. En el Salon del Reino se deben instalar cajas separa´ das con el fin de recoger las contribuciones para los gastos de la congregacion y la Obra ´ ´ ´ ´ mundial. Se puede usar mas de una caja para cada proposito. Ademas de usar los rotulos ´ ˜ que la sucursal provee, el cuerpo de ancianos puede optar por anadir los rotulos “Gastos ´ de la congregacion” y “Obra mundial”. Las donaciones recogidas para la Obra mundial deben enviarse mensualmente a la sucursal. En ocasiones, la sucursal puede solicitar que ´ se coloque temporalmente una caja de contribuciones adicional para un proposito especial. 15. Los publicadores pueden decidir hacer sus donaciones para la Obra mundial directamente a la sucursal, usando donate.jw.org o de otras maneras. No se debe desanimar ´ a los publicadores de usar tales metodos, aunque eso implique que las cantidades que se ´ depositan en la caja de contribuciones para la Obra mundial en el Salon del Reino sean menores. ´ 16. Recogida de contribuciones. Todas las donaciones se deben recoger despues de ´ ´ cada reunion, una vez que se haya marchado la mayorıa de los asistentes. Siempre dos her´ ´ manos recogeran juntos las contribuciones y ambos contaran el dinero. La cantidad reco´ gida se debe anotar en un formulario Registro de transaccion (S-24) por duplicado y mar´ car la casilla “Donacion”. La firma y nombre de los dos hermanos deben constar en ambas ´ copias. Un Registro de transaccion rellenado, junto con los fondos recogidos, debe conser´ varlo el —o entregarse al— siervo de cuentas y el otro se lo dara al secretario el hermano ´ que haya verificado la cantidad. El secretario conservara los registros que se le entreguen ´ y los hara disponibles cuando se haga la auditoria trimestral. 17. El siervo de cuentas tiene la responsabilidad de hacer lo que razonablemente pueda para cuidar de los fondos donados hasta que se depositen en la cuenta principal. Las donaciones nunca deben usarse para atender asuntos personales, ni siquiera temporalmente. ´ 18. Depositos en la cuenta principal. El dinero en efectivo o los cheques que se ´ recojan de las cajas de contribuciones por lo general se ingresaran semanalmente en la ´ ´ cuenta principal. Si eso no es practico, el cuerpo de ancianos puede aprobar que los depo´ sitos se hagan con menos frecuencia, pero al menos se debe realizar un deposito al mes ´ ´ ´ despues de la ultima recogida. En el archivo de aprobaciones vigentes se guardara un do´ ´ cumento firmado por el Comite de Servicio de la Congregacion en el que se apruebe hacer ´ depositos con una frecuencia inferior a una vez por semana. Si existe esa posibilidad, se ´ ´ puede usar una tarjeta bancaria para hacer los depositos (vea el parrafo 5). El siervo de ´ ´ cuentas debe registrar cada deposito en la Hoja de cuentas (S-26) (vea el parrafo 39). En el ´ mismo comprobante de deposito bancario no se deben incluir contribuciones que se hayan recogido en meses diferentes. S-27b-S

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´ 19. Transferencias electronicas. Si lo aprueba la sucursal, pueden aceptarse con´ tribuciones para los gastos de la congregacion realizadas mediante transferencia bancaria. El siervo de cuentas debe supervisar la actividad de la cuenta principal cada semana y registrar las contribuciones en la Hoja de cuentas (S-26) en el mismo mes en el que se ´ recibieron, si es posible (vea los parrafos 39 y 40). No es necesario rellenar un Registro ´ ´ de transaccion (S-24) para una donacion recibida mediante transferencia bancaria. Cualquier extracto de movimientos que se reciba de un proveedor de servicios sobre trans´ ´ ferencias de donaciones enviadas a la congregacion, como las que se realizan a traves de ´ donate.jw.org, debe corresponderse con un abono en la cuenta principal y despues guardar´ se en el archivo actual. Si alguien desea que se le reembolse una donacion que hizo a tra´ ves de donate.jw.org, debe contactar directamente con la sucursal. 20. Acuses de recibo de donaciones. Si se les solicita un acuse de recibo de dona´ cion, el siervo de cuentas o el secretario pueden prepararlo siguiendo el Modelo de acuse ´ ´ de recibo de donacion (TO-67), que sera firmado por el coordinador del cuerpo de ancia´ ´ nos o el secretario. El original firmado se entregara a quien hizo la donacion y se guarda´ ´ ´ ra una copia en el archivo actual del mes en el que se recibio la contribucion. La sucursal ´ ´ enviara acuses de recibo a quienes hagan donaciones directamente a la sucursal a traves de donate.jw.org o por otros medios.

´ APROBACION DE GASTOS 21. Coordinador del cuerpo de ancianos. El coordinador del cuerpo de ancianos, ´ u otro anciano asignado en su ausencia, debe aprobar los gastos que se indican mas abajo poniendo sus iniciales en las facturas originales o en los recibos de compra. El siervo de cuentas puede ayudar verificando que cada mes se reciben las facturas de los gastos habi´ tuales, como por ejemplo los de suministros e impuestos. El siervo de cuentas no esta autorizado a aprobar gastos. Las facturas y los recibos aprobados se deben incluir en el archivo actual, en los meses en los que se realizaron los pagos. 1) Gastos menores habituales. Estos gastos incluyen los gastos de viaje de los ´ ´ ´ oradores visitantes, la impresion de informacion en invitaciones, artıculos com´ ´ ´ prados para la predicacion publica organizada por la congregacion y gastos similares. 2) Cargos realizados por la sucursal. Estos cargos, que deben abonarse lo an´ tes posible, pueden incluir los costos asociados a los envıos urgentes de publi´ ´ caciones y apareceran en el extracto provisto por la sucursal. Despues de hacer el pago se debe anotar en “Pagos por cargos a la cuenta” del formulario Registro de traspaso de fondos (TO-62). 3) Gastos del superintendente de circuito. El coordinador del cuerpo de ancianos puede pedir al superintendente de circuito que presente los gastos de ´ ´ la semana de su visita, lo que puede incluir gastos de alimentacion, artıculos corrientes de oficina, transporte que la sucursal no cubre y otros gastos per´ ´ sonales moderados, como limpieza en seco, zapaterıa y peluquerıa. El superin´ tendente de circuito proporcionara los recibos de las compras para que se le reembolsen los gastos. Si los gastos de una semana son mayores de lo habitual, ´ el superintendente de circuito podra dividirlos entre las congregaciones o pre´ sentarlos al superintendente de asamblea. En caso de que la congregacion o el circuito no puedan pagar el total o una parte de los gastos, incluidos los de alojamiento, el superintendente de circuito puede solicitar su reembolso a la sucursal. S-27b-S

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´ 4) Gastos de funcionamiento del Salon del Reino. Estos gastos incluyen 1) los de los consumibles, suministros y servicios relacionados con el funcionamiento, ´ ´ mantenimiento y reparacion del salon, 2) los gastos generados por el formador ´ en mantenimiento durante su visita, tales como transporte y artıculos de oficina y 3) los gastos asociados al uso y mantenimiento de apartamentos que for´ men parte de las instalaciones del Salon del Reino. Cuando solo una congrega´ ´ ´ cion use el Salon del Reino, el cuerpo de ancianos debe establecer un lımite razonable de gasto para que el coordinador del cuerpo de ancianos pueda apro´ bar, con los fondos que la congregacion ya tiene en su cuenta, transacciones que no sean los gastos habituales de funcionamiento, como reparaciones o sustituciones de equipos. En el archivo de aprobaciones vigentes se debe guardar un ´ documento firmado por el Comite de Servicio que registre esta cantidad. Cuan´ ´ do dos o mas congregaciones compartan el Salon del Reino, en el archivo de ´ aprobaciones vigentes se debera incluir un documento que registre las cantida´ ´ des mensuales que cada congregacion aporta para el mantenimiento del Salon ´ ´ del Reino segun se haya indicado en el acuerdo escrito que este en vigor. ´ ´ 22. Resoluciones de la congregacion. Los gastos que se indican a continuacion de´ ´ ´ ben ser aprobados por la congregacion mediante una resolucion (vea el parrafo 26). 1) Donaciones a la sucursal. Incluyen las donaciones de los fondos de la con´ ´ gregacion para la Obra mundial, la construccion mundial de Salones del Reino y Salones de Asambleas y otros programas similares creados por la sucursal. ´ 2) Gastos de funcionamiento del Salon del Reino. Incluyen los gastos de re´ ´ ´ ´ paracion o sustitucion de equipos que excedan el lımite por transaccion que haya establecido el cuerpo de ancianos, reformas menores y el costo inicial de ´ ´ instalacion del servicio de Internet en el Salon del Reino. Estos gastos deben ´ aprobarse mediante una resolucion incluso si han sido autorizados por el De´ ˜ partamento Local de Diseno y Construccion. 3) Gastos del superintendente de circuito. Estos gastos incluyen cualquier ´ ´ contribucion que la congregacion haga para atender los gastos de alojamien´ to o del vehıculo del superintendente de circuito. ´ ´ ´ ´ 23. Donaciones aprobadas por resolucion. La congregacion recibira periodicamente correspondencia de la sucursal informando de diferentes actividades que la organiza´ ´ ´ cion financia. Para apoyar estas actividades, se puede pedir a la congregacion que, si esta ´ dentro de sus posibilidades, se apruebe una resolucion para donar fondos de la congrega´ ´ cion y, en algunos casos, se indicara una cantidad sugerida por publicador. Cuando se les ´ notifique sobre uno de estos programas, el cuerpo de ancianos debera analizar si la con´ ´ ´ ´ gregacion puede colaborar y presentara la correspondiente resolucion a la congregacion. ´ Aunque se puede hacer una donacion grande de una sola vez para apoyar el programa, por ´ ´ ´ ˜ lo general es mas practico hacer donaciones mensuales mas pequenas hasta cumplir la re´ ´ ´ solucion, pues eso permite mantener al mınimo el saldo de los fondos de la congregacion ´ (vea el parrafo 26). ´ ´ 24. La congregacion debe tener una resolucion mensual permanente para la cons´ ˜ truccion mundial de Salones del Reino y Salones de Asambleas. Cada ano, durante el mes de mayo el cuerpo de ancianos debe analizar la cantidad que se dona mensualmente para ´ ˜ determinar si es necesario ajustarla para el proximo ano. Se deben tener en cuenta las cir´ ´ ´ cunstancias economicas de la congregacion, ası como su deseo de apoyar el programa. Si se ve conveniente, puede hacerse una encuesta confidencial a todos los publicadores para que ´ cada familia indique si podra contribuir mensualmente con el fin de cubrir los gastos de la S-27b-S

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´ congregacion. Si el cuerpo de ancianos considera que se debe hacer un cambio razonable ´ ´ ´ en la donacion mensual aprobada, debera presentar una nueva resolucion a la congrega´ ´ ´ cion. Si no se recomienda ningun cambio puede mantenerse la resolucion en vigor. 25. Si en un determinado mes no se recogen suficientes contribuciones como para su´ fragar todas las resoluciones aprobadas, no se deben solicitar mas fondos. Los ancianos de´ ´ ´ terminaran si los fondos de la congregacion disponibles al final de ese mes se podran usar ´ para atender la resolucion o resoluciones mensuales y si los fondos tomados para cubrir ´ ´ ´ ese deficit se podran compensar durante los siguientes meses. No obstante, serıa apropia´ do que los ancianos recordaran a la congregacion los compromisos mensuales acordados. ´ Si la congregacion no pudiera seguir contribuyendo las cantidades que se acordaron donar ´ ´ ´ ´ mensualmente, los ancianos analizaran la situacion en la proxima revision anual de las resoluciones aprobadas. 26. Procedimiento para presentar resoluciones. Cuando sea necesario presentar ´ ´ ´ ´ una resolucion a la congregacion, el cuerpo de ancianos analizara a fondo la cuestion y ´ ´ ´ ´ decidira el contenido de la resolucion, que se presentara en la reunion de entre semana. El an´ ´ ´ ciano que presida la reunion explicara breve y claramente la necesidad a la congregacion y ´ ´ ´ la recomendacion del cuerpo de ancianos. Se permitira hacer preguntas sobre la cuestion a ´ ´ ´ los asistentes antes de hacer la votacion. La votacion de una resolucion se realiza a mano al´ zada y solo pueden participar los publicadores bautizados de la congregacion, a menos que ´ exista un requisito legal que especifique algo diferente. Si la resolucion es aprobada por la ´ ´ ´ mayorıa de los asistentes, se pondra la fecha y la firmaran el coordinador del cuerpo de an´ cianos y el secretario. Si se aprueba hacer una donacion puntual en un solo pago, la resolu´ ´ ´ cion se guardara en la carpeta del mes correspondiente del archivo actual, y si se aprobo un ´ ´ ˜ ´ pago o donacion periodica, se anadira al archivo de aprobaciones vigentes.

TRASPASO DE FONDOS CON LA SUCURSAL 27. Utilice el Registro de traspaso de fondos (TO-62) para proporcionar los detalles ´ ´ y documentar la aprobacion de un pago o donacion transferida a la sucursal. Si la congre´ ´ gacion tiene acceso a jw.org, al siervo de cuentas se le debe asignar la funcion “Traspasar ´ ´ fondos de la congregacion” en el dominio de la congregacion. Al final del mes, el siervo de ´ cuentas debera preparar el formulario introduciendo las correspondientes cantidades en la ´ seccion “Donaciones y pagos” teniendo en cuenta las contribuciones recogidas durante el ´ mes, las donaciones aprobadas mediante resolucion y cualquier otro gasto incluido en el ´ ´ ´ extracto de la cuenta de la congregacion que envıa la sucursal. Despues de que el siervo de cuentas haya firmado el formulario, el secretario u otro hermano aprobado para hacer ´ ´ pagos debera revisarlo y aprobarlo. Una vez aprobado, el siervo de cuentas enviara el Re´ gistro de traspaso de fondos mediante uno de los siguientes metodos: ´ 1) Cuando se introduzca en jw.org la informacion de “Donaciones y pagos” y los ´ fondos se vayan a enviar automaticamente en base al Acuerdo de autoriza´ ´ cion para transferir fondos (TO-60) aprobado, el siervo de cuentas debera in´ ´ troducir los detalles del traspaso en jw.org el dıa 6 del mes siguiente. El nu´ ´ mero de confirmacion indicado en jw.org se anotara en el Registro de traspaso ´ ´ ´ de fondos. La sucursal iniciara la retirada electronica de los fondos basando´ se en la informacion presentada. ´ 2) Cuando se introduzca en jw.org la informacion de “Donaciones y pagos” y los fondos se vayan a enviar mediante un cheque, un giro bancario, una transfe´ rencia electronica o vayan a depositarse en una cuenta bancaria de la sucur´ sal, el siervo de cuentas introducira los detalles del traspaso en jw.org, inclu´ ´ ´ yendo el numero de referencia del pago, el dıa 6 del mes siguiente. El numero S-27b-S

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´ ´ de confirmacion indicado en jw.org debera anotarse en el Registro de traspaso de fondos. Si los fondos se traspasan mediante un giro bancario o un de´ ´ ´ posito bancario, el recibo del giro o del deposito debera adjuntarse al Registro de traspaso de fondos. 3) Cuando se haga llegar a la sucursal el Registro de traspaso de fondos por ´ ´ correo electronico o postal y los fondos se envıen mediante un cheque, un giro ´ bancario, una transferencia electronica o vayan a depositarse en una cuenta ´ ´ bancaria de la sucursal, el siervo de cuentas debera escribir el numero de re´ ferencia del pago en el Registro de traspaso de fondos. Se dejara una copia ´ ´ del formulario en el archivo actual y el original se enviara a la sucursal el dıa 6 del siguiente mes junto con el cheque, giro bancario o una copia del compro´ ´ bante del deposito bancario. Si los fondos se envıan mediante un giro banca´ ´ ´ rio o un deposito bancario, el recibo del giro o del deposito debera adjuntarse al Registro de traspaso de fondos. ´ 28. La remesa que se envıa mensualmente a la sucursal debe registrarse como un pago desde la cuenta principal en la Hoja de cuentas (S-26) del mes que acaba de termi´ ´ ´ nar. El pago debe introducirse y fecharse como la ultima transaccion del mes (vea el parra´ fo 39, puntos 1 y 2). Aunque la transferencia de fondos a la sucursal tendra lugar durante ´ los primeros cinco dıas del mes siguiente, el formulario Registro de traspaso de fondos rellenado y firmado debe ponerse en la misma carpeta del mes que la correspondiente Hoja de cuentas. 29. Si el banco informa que no hay fondos suficientes en la cuenta principal para enviar la remesa a la sucursal o si se detecta que la cantidad transferida no coincide con la ´ ¨ indicada en el Registro de traspaso de fondos, averiguen la razon del problema, puesto ´ que se puede deber a un error en la contabilidad. Si es necesario, la sucursal enviara ins´ ´ trucciones para que la congregacion reenvıe los fondos o corrija la diferencia. ´ 30. El Registro de traspaso de fondos se utiliza tambien para aprobar e iniciar tras´ pasos de fondos para depositarlos en la sucursal. Una vez se haya efectuado el deposito, ´ ´ ´ ´ en el formulario se anotara el numero de confirmacion suministrado en jw.org (vea el parrafo 9). Aunque las donaciones o los pagos deben presentarse mensualmente, en cualquier momento se puede enviar o solicitar el reembolso de fondos a la sucursal usando el formulario Registro de traspaso de fondos.

PAGOS ´ ´ 31. Pagos electronicos desde la cuenta principal. Despues de verificar que se ha aprobado el pago de un gasto y que hay suficientes fondos en la cuenta principal, el sier´ vo de cuentas indicara en los documentos el total a pagar y los datos del beneficiario y se ´ ´ los enviara a uno de los hermanos aprobados para hacer pagos electronicos. Este hermano ´ ´ no debe ser el mismo que aprobo el gasto. El hermano que realice el pago debera revisar ´ que los documentos esten aprobados y sean exactos, procesar el pago y anotar en el docu´ ´ ´ mento sus iniciales, la fecha y el numero de referencia del pago electronico. Se debera ´ ´ imprimir el recibo que emite la banca por Internet o la aplicacion de pago electronico con ´ ´ el total y el beneficiario del pago. Despues, todos esos documentos deberan devolverse al ´ siervo de cuentas quien, lo antes posible, verificara que la cantidad y el beneficiario indica´ dos en el recibo del pago son correctos y registrara el pago en la Hoja de cuentas (S-26). ´ 32. Retiradas electronicas de fondos de la cuenta principal. Donde sea posible, ´ se puede acordar con los proveedores de suministros —como telefonıa, Internet o electriS-27b-S

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cidad— que adeuden los pagos cada mes directamente en la cuenta principal de la congre´ gacion. Cuando se establezca el acuerdo, el secretario y otro hermano autorizado a reali´ zar pagos desde la cuenta principal deben firmar el acuerdo de autorizacion suministrado ˜ ´ por la companıa y guardar una copia en el archivo de aprobaciones vigentes. El coordina´ dor del cuerpo de ancianos debera aprobar y poner sus iniciales en la factura mensual del ´ proveedor que indique la cantidad que se adeudara, tal como se hace con otras facturas y ´ ˜ recibos de compras. La factura mensual debera anadirse al mes del archivo actual en el ´ que se realizo la retirada. ´ 33. Pagos mediante cheques de la cuenta principal. Despues de verificar que se ha aprobado el pago de un gasto y que hay suficientes fondos en la cuenta principal, el sier´ vo de cuentas entregara a uno de los hermanos aprobados para firmar cheques un cheque ´ rellenado con los datos del pago y la documentacion correspondiente. El hermano que fir´ me el cheque no debe ser el mismo que aprobo el gasto. El hermano que firme el cheque ´ debe revisar que los documentos esten aprobados y sean exactos, firmar el cheque y devolver todos los documentos al siervo de cuentas. Los cheques no deben firmarse mientras ´ falten datos por completar. El siervo de cuentas enviara el cheque al beneficiario y regis´ trara el pago en la Hoja de Cuentas (S-26). 34. Pagos en efectivo. Cuando se necesite dinero en efectivo para realizar el pago ´ de un gasto menor de la congregacion, un hermano debe pagar el gasto aprobado con sus ´ ´ ´ fondos personales y despues la congregacion se lo reembolsara mediante un cheque o un ´ ´ ´ pago electronico. No obstante, si este metodo no es practico puede usarse el dinero recogido en las cajas de contribuciones para hacer el reembolso. Antes de utilizar el dinero de las contribuciones para hacer un pago aprobado debe haberse registrado la cantidad total ´ recogida en las cajas de contribuciones en el formulario Registro de transaccion (S-24). No debe darse dinero en efectivo de las cajas de contribuciones como adelanto para reali´ zar una compra ni deben utilizarse las casillas “Deposito en la caja de efectivo” ni “Ade´ lanto de efectivo” del formulario Registro de transaccion. ´ 35. Despues de verificar que la factura o el recibo de compra de un gasto ha sido aprobado y que se ha recogido suficiente efectivo para pagarlo, el siervo de cuentas ´ debera poner en el documento sus iniciales y anotar la fecha, el beneficiario y la cantidad ´ y despues entregar el dinero en efectivo a cambio de la factura o el recibo de compra. Quien ´ reciba el dinero debera firmar y poner la fecha en la factura o el recibo de compra, confir´ mando ası que ha recibido y contado el dinero. Si no hay una factura o recibo de compra, ´ como cuando se atienden los gastos de viaje de un orador visitante, debera llenarse un ´ Registro de transaccion marcando la casilla “Pago” como comprobante de que se aprue´ ba el gasto y los detalles del pago. Quien reciba el dinero debera firmar y poner la fecha ´ ´ en el Registro de transaccion, confirmando ası que ha recibido y contado el dinero. ´ ´ 36. El siervo de cuentas debera registrar la cuantıa total recogida de las cajas de con´ tribuciones indicadas en el formulario Registro de transaccion en la columna “Recibido/Entrada” de la Hoja de cuentas (S-26) mientras que la cantidad total del pago en efec´ ´ tivo se anotara como una transaccion aparte en la columna “Recibido/Salida”. La cantidad ´ ´ restante se anotara como otra transaccion aparte en las columnas “Recibido/Salida” y ´ “Cuenta principal/Entrada” (vea el parrafo 39, puntos 4 y 5, y el Modelo de hoja de cuentas [con cuenta bancaria] [S-190b]). 37. Fondos insuficientes. Si no hay fondos disponibles en la cuenta principal para pagar las facturas pendientes, el siervo de cuentas debe notificarlo inmediatamente al se´ ´ cretario, quien a su vez tratara el asunto con el cuerpo de ancianos. Si no se podran pa´ gar las facturas del mes, se debera contactar con el Departamento de Servicio. S-27b-S

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´ COMO REGISTRAR TRANSACCIONES Y PREPARAR INFORMES 38. Hoja de cuentas (S-26). Utilice la Hoja de cuentas como un libro de contabili´ dad de las transacciones de la congregacion. Cada mes utilice una nueva Hoja de cuen´ ´ tas. Introduzca la informacion en la parte superior de la pagina 1. En el recuadro “Resu´ men de la hoja de cuentas” de la pagina 2, anote en “Saldo anterior” de cada apartado las cantidades que aparecen en “Saldo final” de los apartados correspondientes de la Hoja de cuentas del mes que acaba de finalizar. Cuando se comience un nuevo mes, no hay que ´ arrastrar los saldos a las columnas “Entrada” y “Salida” de la primera pagina de la Hoja de cuentas. 39. Registre las transacciones ordenadas por fecha tan pronto se realicen. Las entradas deben hacerse siguiendo las siguientes instrucciones para cada columna de la Hoja de ´ cuentas y basandose en los ejemplos que se muestran en el Modelo de hoja de cuentas (con cuenta bancaria) (S-190b). 1) Columna “Fecha”. Para registrar contribuciones, anote la fecha en la que se ´ ´ recogieron los fondos segun el Registro de transaccion (S-24) o la fecha de la ´ ´ ´ transferencia electronica (vea el parrafo 40). Para registrar depositos realizados durante el mismo mes en el que se han recogido las donaciones, anote la ´ ´ fecha del deposito. Para registrar depositos de contribuciones recogidas el mes ´ ´ anterior, anote como fecha el ultimo dıa del mes anterior. Los fondos envia´ dos a la sucursal siempre deben registrarse y fecharse como la ultima transac´ cion del mes. Para el resto de desembolsos, registre las fechas de las transfe´ rencias electronicas, las que aparezcan en los cheques o las de los pagos en efectivo de los recibos. ´ ´ ´ 2) Columna “Descripcion de la transaccion”. Describa el tipo de transaccion. ´ Si se trata de un deposito de contribuciones recogidas el mes anterior se debe ´ ´ indicar la fecha entre parentesis. En el caso de transferencias electronicas, ´ ´ incluya el numero de confirmacion o referencia. Si es un cheque, incluya el ´ numero de cheque. En el caso de la remesa mensual enviada a la sucursal, in´ ´ cluya entre parentesis la fecha de la transaccion indicada en el formulario Registro de traspaso de fondos (TO-62). ´ ´ ´ 3) Columna “CT”. Utilice los codigos de transaccion indicados a continuacion ´ para identificar el tipo de transaccion. Si es necesario, el secretario puede ´ ´ ´ ´ aprobar que se usen codigos adicionales. Los codigos de transaccion seran de ´ utilidad a la hora de recopilar la informacion para el Informe mensual de las ´ cuentas de la congregacion (S-30). ´ ´ Codigo Categorıa OM

Donaciones para la Obra mundial ´ Donaciones para los gastos de la congregacion recogidas en las cajas de contribuciones ´ Donaciones para los gastos de la congregacion recibidas mediante transferencia ´ electronica ´ Deposito en la cuenta principal ´ Gasto de la congregacion

C T D G I

Intereses de la cuenta bancaria ´ Fondos recibidos para un proposito especial

E

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4) Columna “Recibido”. En la columna “Recibido/Entrada”, introduzca las cantidades de las donaciones registradas en los formularios Registro de transac´ cion. En la columna “Recibido/Salida”, anote las cantidades de las contribuciones que se depositen en la cuenta principal y cualquier pago en efectivo realizado con lo que se haya recaudado. No utilice la columna “Recibido” para ´ registrar donaciones recibidas mediante transferencias electronicas. 5) Columna “Cuenta principal”. Registre las cantidades de las transacciones que sumen o resten fondos al saldo de la cuenta principal. En la columna “Cuenta principal/Entrada” registre las cantidades recibidas mediante transferen´ ´ cias electronicas, depositos e intereses generados por la cuenta. Las cantida´ des registradas por depositos en esta columna deben coincidir siempre con las ´ registradas en la columna “Recibido/Salida” utilizando la misma lınea de tran´ saccion. Si el banco devuelve sin pagar un cheque a nombre de la congrega´ cion, la cantidad del cheque debe registrarse en negativo en la columna “Cuenta principal/Entrada”. Anoten en la columna “Cuenta principal/Salida” todas ´ las cantidades correspondientes a pagos efectuados desde la cuenta a traves ´ de transferencias o retiradas electronicas o cheques junto con cualquier co´ mision bancaria. Si se tiene que anular un pago realizado con un cheque desde la cuenta principal o si el banco rechaza un pago por falta de fondos, se ´ anotara la cantidad del pago en negativo en la columna “Cuenta principal/Salida”. 6) Columna “Otra”. Utilice estas columnas para registrar las cantidades que ´ haya que sumar o restar de otras cuentas que use la congregacion, como los ´ fondos que se depositan en la sucursal (vea los parrafos 9 y 10). ´ 40. En el caso de que no se haya registrado una transaccion en la Hoja de cuentas ´ de un mes que ya se ha cerrado, se registrara en la del mes en curso. Pudiera tratarse de ´ intereses generados por la cuenta, comisiones bancarias y transferencias electronicas de ´ ´ donaciones a favor de la congregacion. Cuando se registre la transaccion, en la columna ´ ´ ´ ´ “Descripcion de la transaccion” se anotara entre parentesis la fecha real que aparezca en ´ el extracto del banco (vea el parrafo 55). 41. Si para registrar todas las transacciones de un mes se necesitan dos formularios ´ Hoja de cuentas, sume los totales de las columnas del primer formulario, anotelos en la ´ ´ primera lınea de transaccion del segundo e indique “Totales arrastrados” en la columna ´ ´ “Descripcion de la transaccion”. ´ ´ ´ 42. Despues de registrar la ultima transaccion del mes en la Hoja de cuentas, sume ´ ´ y registre los totales de las columnas “Entrada” y “Salida” de la pagina 1 y anotelos en el ´ recuadro “Resumen de la hoja de cuentas” de la pagina 2. Para calcular el “Saldo final” de ´ ´ ´ cada seccion del recuadro, sumele al “Saldo anterior” la cantidad de “Entrada” y restele la ´ de “Salida”. Sume todas las cantidades de “Saldo final” y anote el resultado en la lınea “Total de fondos al final del mes”. 43. Al cerrar el mes, la cantidad de “Recibido/Saldo final” del recuadro “Resumen de la hoja de cuentas” debe ser siempre igual a cero. Si las cantidades de “Recibido/Entrada” ´ ´ y “Recibido/Salida” son diferentes, o no se ha registrado el deposito de la ultima recogida de donaciones del mes o se ha cometido otro error. 44. Debe conciliarse la cantidad correspondiente a “Cuenta principal/Saldo final” del recuadro “Resumen de la hoja de cuentas” con el extracto bancario utilizando el recuadro S-27b-S

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´ ´ ´ “Conciliacion de la cuenta principal” de la pagina 2 de la Hoja de Cuentas (vea el parrafo 55). La cantidad indicada en “Cuenta principal/Saldo final” debe ser igual al saldo del ´ ´ ultimo dıa del mes de una libreta de ahorros aparte que se use para mantener actualizado el saldo de la cuenta principal. ´ 45. Si la congregacion tiene cualquier otra cuenta, como la de fondos depositados en la sucursal, debe conciliarse la cantidad de “Otra





/Saldo final” del recuadro “Resumen de la hoja de cuentas” con el extracto recibido para la cuenta utilizando el recuadro “Con´ ´ ´ ciliacion de la cuenta ‘Otra’ ” de la pagina 2 de la Hoja de Cuentas (vea el parrafo 56). ´ 46. Informe mensual de las cuentas de la congregacion (S-30). Utilice el Informe ´ mensual de las cuentas de la congregacion para resumir los ingresos y los gastos que se han registrado en la Hoja de cuentas (S-26) del mes que acaba de terminar e informar del saldo de fondos al final de ese mes (vea el Modelo de informe mensual de las cuentas de ´ la congregacion [con cuenta bancaria] [S-191b]). Comience cada Informe mensual de ´ ´ las cuentas de la congregacion arrastrando la cantidad de la posicion (i) del mes anterior ´ ´ (“Fondos de la congregacion al final del mes”), a la posicion (a) del nuevo mes (“Fondos al comienzo del mes”). ´ ´ ´ 47. En la categorıa “Recibido para la congregacion” de la seccion “Ingresos” agrupe ´ todas las cantidades de las donaciones recibidas para los gastos de la congregacion, lo que ´ ´ abarca las registradas en la Hoja de cuentas con los codigos de transaccion “C”, “T”, “I” ´ o “E”. Utilice la categorıa “Otros ingresos” para agrupar las cantidades que se hayan reco´ gido para la Obra mundial o cualquier otro proposito especial para el que se haya coloca´ do una caja de contribuciones aparte (vea el parrafo 14), lo que abarca las registradas en ´ ´ la Hoja de cuentas con el codigo “OM”. Al agrupar las cantidades en la seccion “Ingresos”, ´ ´ no incluya las transacciones de depositos marcadas con el codigo “D”. ´ ´ ´ 48. En la categorıa “Gastos de la congregacion” de la seccion “Desembolsos”, agrupe ´ ´ las cantidades que se hayan registrado en la Hoja de cuentas con el codigo de transaccion ´ “G”, lo que abarca los pagos de gastos de la congregacion, comisiones bancarias y cantida´ des que se ha resuelto enviar a la sucursal. Utilice la categorıa “Otros desembolsos” para agrupar las cantidades recogidas de las cajas de contribuciones que se enviaron a la sucur´ sal, lo que incluye las transacciones marcadas en la Hoja de cuentas con el codigo “OM”. ´ Al agrupar las cantidades en la seccion “Desembolsos”, no incluya las transacciones de de´ ´ positos marcadas con el codigo “D”. ´ ´ ´ 49. Si aplica, utilice la seccion “Fondos de la congregacion reservados para proposi´ tos especiales” para agrupar las cantidades de los fondos recogidos para propositos especiales. ´ 50. Una vez rellenada la pagina 1 del Informe mensual de las cuentas de la congre´ ´ gacion (S-30), la cantidad de la posicion (i) debe ser igual a la indicada en “Total de fondos ´ al final del mes” del recuadro “Resumen de la hoja de cuentas” de la pagina 2 de la Hoja de cuentas. Si hay una diferencia, se ha cometido un error. Si son iguales, rellene el “Anun´ ´ cio mensual de las cuentas de la congregacion” de la pagina 2 del Informe mensual de las ´ cuentas de la congregacion. 51. El siervo de cuentas debe firmar el informe rellenado y entregar una copia al se´ cretario para que lo revise. Este enviara una copia del informe al coordinador del cuerpo ´ de ancianos para que se encargue de que se lea a la congregacion el “Anuncio mensual de ´ las cuentas de la congregacion”. Se debe guardar en el archivo actual del mes el original S-27b-S

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´ del Informe mensual de las cuentas de la congregacion y la correspondiente Hoja de ´ cuentas junto con toda la documentacion que justifique las transacciones. ´ ´ 52. Verificacion de la correspondencia de la sucursal. La sucursal enviara a la ´ ´ ´ ´ congregacion un acuse de recibo de donacion cada mes. Tambien enviara un extracto si ´ durante el mes ha realizado cargos a la congregacion o se han depositado fondos en la su´ ´ cursal (vea los parrafos 9 y 21, punto 2). El secretario revisara estos documentos por si hay ´ irregularidades y se los entregara al siervo de cuentas. ´ 53. El siervo de cuentas debe comparar cada mes el acuse de recibo de donacion o el extracto de la sucursal con el correspondiente Registro de traspaso de fondos (TO-62). ´ Si el acuse de recibo de donacion o el extracto no contiene los fondos enviados por la con´ ´ gregacion, deberan aparecer en el acuse de recibo o extracto del siguiente mes. Si no es ´ ´ ası o existe alguna diferencia, el siervo de cuentas informara al secretario, quien lo noti´ ficara al Departamento de Contabilidad adjuntando, si es posible, copia de los documentos relacionados con la discrepancia. ´ 54. Archive el acuse de recibo de donacion y todos los extractos recibidos de la su´ cursal con el correspondiente Registro de traspaso de fondos (vea el parrafo 28). 55. Conciliaciones. Tan pronto se reciba el extracto bancario de la cuenta principal, ´ el siervo de cuentas debe conciliar el saldo bancario final usando la seccion “Cuenta ban´ ´ caria” del recuadro “Conciliacion de la cuenta principal” de la pagina 2 de la Hoja de cuentas (S-26) del mes que acaba de finalizar. Una vez rellenado, la cantidad de “Saldo bancario conciliado” debe ser igual la cantidad de “Cuenta principal/Saldo final” en el recuadro “Resumen de la hoja de cuentas” de la misma hoja. Si hay una diferencia, el siervo de cuentas ´ ´ lo notificara al secretario de inmediato. La cantidad “Saldo bancario conciliado” tambien debe corresponderse con la de cualquier otra libreta de ahorros que se use. ´ 56. Si la congregacion tiene otra cuenta, como la de los fondos depositados en la su´ cursal, concilie el saldo final del extracto de la cuenta usando el recuadro “Conciliacion de ´ la cuenta ‘Otra’ ” de la pagina 2 de la Hoja de cuentas del mes que acaba de finalizar. Una vez rellenado, la cantidad del “Saldo conciliado” debe ser igual a la de “Otra





/Saldo final” en el recuadro “Resumen de la hoja de cuentas” de la misma hoja. Si hay discrepan´ cias, el siervo de cuentas lo notificara al secretario de inmediato.

ARCHIVOS 57. Archivo actual. Este archivo contiene todos los registros contables, lo que inclu´ ye el ultimo trimestre auditado y los meses posteriores hasta el momento actual. Prepare una carpeta de registros contables para cada mes que contenga los siguientes documentos: 1) Hoja de cuentas (S-26).

´ 2) Los formularios Registro de transaccion (S-24) de las donaciones, ordenados ´ segun aparezcan en la Hoja de cuentas. ´ 3) Todos los extractos de donaciones electronicas recibidas de proveedores de ´ servicios (vea el parrafo 19). ´ ´ 4) Toda documentacion que justifique los gastos de la congregacion, como facturas, recibos de pagos y resoluciones de pagos o donaciones realizadas de una sola vez. 5) Registro de traspaso de fondos (TO-62).

´ ´ 6) Copias de los acuses de recibo de donacion entregados por la congregacion.

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´ 7) Acuse de recibo de donacion y extractos recibidos de la sucursal. ´ 8) Informe mensual de las cuentas de la congregacion (S-30). 9) Toda la correspondencia relacionada con la cuenta principal y cualquier otra cuenta, lo que incluye extractos bancarios, cheques anulados, comprobantes ´ de depositos bancarios, etc. ´ ´ 10) Informe sobre la auditorıa de las cuentas de la congregacion (S-25b) en el ´ ultimo mes del periodo auditado. ´ 58. Archivo de aprobaciones vigentes. Este archivo contiene una unica carpeta que incluye los siguientes documentos: 1) Una lista de los hermanos aprobados para realizar pagos desde la cuenta prin´ cipal (vea el parrafo 5). ´ ´ 2) Una anotacion con el saldo maximo aprobado para los fondos de la congre´ ´ gacion (vea el parrafo 11). ´ 3) Si aplica, una copia del formulario aprobado Acuerdo de autorizacion para ´ transferir fondos (TO-60) (vea el parrafo 8). ´ ´ 4) Si aplica, una anotacion mediante la que se apruebe hacer depositos de las ´ donaciones de la congregacion con una frecuencia inferior a una vez por se´ mana (vea el parrafo 18). ´ ´ ´ 5) Si solo una congregacion usa el Salon del Reino, una anotacion con la canti´ dad maxima que el coordinador del cuerpo de ancianos puede aprobar para ´ gastos de funcionamiento diferentes de los habituales (vea el parrafo 21, punto 4). ´ ´ ´ 6) Si dos o mas congregaciones usan el Salon del Reino, una anotacion que re´ ´ gistre las cantidades mensuales que cada congregacion aportara para el man´ ´ tenimiento del Salon del Reino segun se haya indicado en el acuerdo escrito ´ ´ que este en vigor (vea el parrafo 21, punto 4). ´ ´ 7) Cualquier resolucion para hacer pagos o donaciones periodicas. 8) Una copia del acuerdo o acuerdos autorizando a otras entidades a que adeu´ ´ den o abonen fondos electronicamente a la cuenta principal (vea el parrafo 32). ´ 59. Archivo historico. Los registros contables que ya no es necesario mantener en ´ el archivo actual deben pasarse a un archivo historico separado dentro del archivo de la ´ ˜ congregacion y guardarlos el periodo exigido por la ley o durante cinco anos, el que sea mayor. Asimismo, los documentos del archivo de aprobaciones vigentes que hayan sido ac´ ´ tualizados deben traspasarse al archivo historico. El archivo historico puede organizarse ´ ´ de forma similar al archivo actual o, si es mas practico, se puede utilizar un sobre grande ˜ ´ para los registros de cada ano. Tambien debe contener una carpeta aparte para todos los documentos bancarios que tengan que conservarse de forma permanente, como los contratos firmados para abrir las cuentas bancarias a nombre de dos o tres hermanos en nombre ´ ´ de la congregacion (vea el parrafo 4).

´ AUDITORIAS ´ ´ 60. Utilice el Informe sobre la auditorıa de las cuentas de la congregacion (S-25b) ´ para que el coordinador del cuerpo de ancianos o alguien designado por el haga una audi´ torıa trimestral de los registros de contabilidad. No obstante, ni el secretario ni el siervo ´ ´ ´ de cuentas podran realizar la auditorıa, ni se podra usar a la misma persona para hacer ´ ´ auditorıas consecutivas. Los trimestres auditados seran siempre de septiembre a noviemS-27b-S

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´ bre, de diciembre a febrero, de marzo a mayo y de junio a agosto. Se auditaran las cuentas cada trimestre una vez se hayan recibido los extractos bancarios, los extractos y los acu´ ´ ses de recibo de donacion de la sucursal y los extractos de donaciones electronicas recibidas de proveedores de servicios. ´ 61. El siervo de cuentas no debe estar presente durante la auditorıa, pero el auditor ´ ´ ´ podra contactar con el si falta alguna documentacion o para contestar preguntas concre´ tas. Cualquier problema que se detecte, se analizara cuando el auditor repase su informe ´ ´ con el secretario y el siervo de cuentas. Se hara un anuncio a la congregacion que diga: ´ ´ “Se han auditado las cuentas de la congregacion del trimestre que concluyo el [fecha]”. ´ ´ ´ ´ Despues, en la carpeta del ultimo mes auditado se incluira el Informe sobre la auditorıa ´ de las cuentas de la congregacion rellenado. ´ 62. Cuando se haya finalizado la auditoria, se destruiran las copias de los formularios ´ ´ Registro de transaccion (S-24) del periodo auditado que entrego el secretario, pero se de´ ´ volveran a este las copias de los registros que se vayan a necesitar en la siguiente auditorıa.

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