HCE Presentación uso de correo

SAVE OFFLINE

Uso E-mail de crédito.

Objetivo

Esta es una herramienta de comunicación, donde el objetivo es dar solución a solicitudes que no ha sido posible tratar a través del flujo de trabajo.

TIPS PARA USO DE E-MAIL

TIPS PARA USO DE E-MAIL Antes de realizar una consulta, por favor tener presente los tiempos de procesamiento y en donde se encuentra su orden actualmente (esta información la puede ver en la página web).

TIPS PARA USO DE E-MAIL

➢ Initial Review.

➢ Data Entry.

TIPS PARA USO DE E-MAIL

TIPS PARA USO DE E-MAIL ESTADO- ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

REVIEW UNDECIDED -

Orden en la estación de Initial Review

DE UNDECIDED -

Orden en la estación de Data Entry

BUYER UNDECIDED -

Orden en la estación de Buyer a espera de ser evaluada por un analista de crédito

BUYER UNDECIDED- IR012:Held Due To Missing Information

Orden en la estación de Buyer a espera de un documento legible o faltante en el primer filtro de documentos (Initial Review)

BUYER UNDECIDED- BY003: Buyer Holding For More Information

Orden en la estación de Buyer a espera de información y/o documento

BUYER UNDECIDE -BY004:Verify Contract Information

Orden en la estación de Buyer a espera de respuesta por problema en verificación

VERIFY - Contract verification in progress

Orden en la estación de Verificación

VOLUME - Approved

Orden en la estación de Volumen a espera de que sea asignado el volumen al vendedor de la orden.

WAIT DEPOSIT - Approved

Orden a espera de recibir el soporte del pago del anticipo

WAIT REFUND - Cancelled

Orden que fue cancelada por solicitud del cliente

WAIT REFUND - Denied

Orden que fue negada

WAIT - APPROVED

Orden aprobada a espera de recibir los documentos originales

DIST SERV - UNDECIDED

Orden (DFP o de contado) en la estación de servicio al distribuidor

PREARCHIVE - APPROVED

Orden aprobada y prearchivada

TIPSPARA PARAUSO USODE DEE-MAIL E-MAIL TIPS ➢ Verify.

➢ Wait.

TIPS PARA USO DE E-MAIL

TIPS PARA USO DE E-MAIL RECUERDE que actualmente contamos con tres medios de comunicación por E-MAIL los cuales están diseñados de la siguiente manera por país. Colombia

[email protected]

Perú

[email protected]

Brasil

[email protected]

Argentina R.Dominicana Ecuador

[email protected]

TIPS PARA USO DE E-MAIL

ASUNTO DEL CORREO.

Recuerde que para solicitar información de alguna solicitud es importante que en el asunto del correo venga la siguiente información: ✓ Número de folder. ✓ Número de cuenta. ✓ Número de orden, este dato es arrojado en la Herramienta DocuCite. Es importante tener cualquiera de estos datos para atender su solicitud. Adicional debe registrar el: ✓ Número de su distribución.

TIPS PARA USO DE E-MAIL Es decir, así deben llegar los correos con el motivo de su consulta.

TIPS PARA USO DE E-MAIL

CONTENIDO DEL CORREO.

Para dar una respuesta clara a su solicitud, es muy importante que dentro del contenido del correo sus preguntas y/o dudas de la solicitud sean lo mas específicas posible, de esto también depende de prestar un excelente servicio y en menor tiempo. Dado lo anterior agradecemos hacer preguntas concretas al tema que necesitan y así será mas eficiente el proceso de su solicitud.

TIPS PARA USO DE E-MAIL

¿QUÉ TIPO DE SOLICITUDES DEBO ESCRIBIR AL CORREO?

✓ Reconsideraciones de contratos que fueron negados en su momento y/o cambios de alguna orden que esté en el flujo de trabajo. ✓ Revisión de EXCEPCIONES de órdenes que estén en el flujo de trabajo. ✓ Cambio de mercancía o matemática (si no está abierto el campo en el flujo de trabajo). ✓ Cancelación de una orden activa en el flujo de trabajo. ✓ Consulta o información general sobre contratos financiados.

TIPS PARA USO DE E-MAIL ¿QUÉ NO DEBO ESCRIBIR AL CORREO DE ANALISIS? RECUERDE que tenemos dentro de la organización correos para solicitudes especificas, si su solicitud de la orden hace referencia a lo siguiente por favor tener presente la siguiente información:

MOTIVO • Cambio de fechas de pago en órdenes financiadas. • Facturación clientes financiados. • Dudas respecto a cuenta financiadas por Hy Cite con balance. • Cancelación de órdenes prearchivadas. • Gestión de cuentas recompradas. • Asesoría para mejoras de sus indicadores financieros. • Reducción de paquetes para órdenes prearchivadas.

CONTACTO

Analista de recuperación de cartera (colector).

TIPS PARA USO DE E-MAIL

MOTIVO • Corrección de volumen (cuentas prearchivadas).

• • • • •

Garantías. Materiales de venta. Transmittal. Página web. Programa de muestras (Sample Balance). • Órdenes que se encuentren en la estación de servicio al distribuidor (contado y DFP). • Entrega de mercancía y recolecciones.

CONTACTO Volumen de ventas [email protected].

Contactar a su representante de servicio al distribuidor.

TIPS PARA USO DE E-MAIL

MOTIVO

• Originales y órdenes en la estación Wait.

CONTACTO • • • •

Colombia [email protected]. Argentina [email protected]. Ecuador [email protected]. R. Dominicana [email protected]. • Perú [email protected].

TIPS PARA USO DE E-MAIL

➢ Por favor escribir sus correos solo al destinatario que corresponde. Por ejemplo, si escribe a [email protected], no debe copiar a otro funcionario, ni a su colector, ni a otro departamento. ➢ Es importante respetar el orden de escalación en todos los casos, de lo contrario su mensaje regresará al punto de contacto correspondiente.

Tenga en cuenta…….. los tiempos de procesamiento del correo, nuestra promesa de servicio es responder su correo dentro de las siguientes 4 horas hábiles.

TIPS PARA USO DE E-MAIL

Por último……. Recuerde que tiene la opción de escalar su caso a Camilo Laverde Supervisor de Crédito [email protected] en las siguientes situaciones: • • •

No recibió respuesta a su solicitud y/o inquietud dentro de las siguientes 4 horas hábiles. No está de acuerdo con la respuesta por parte de análisis de crédito. Considera que el caso debe ser escalado y evaluado por la supervisión.

GRACIAS